今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読者からの質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　「標記」か「表題」か

間違えやすい同音異義語について紹介した
VOL.1038 「標記」と「表記」について

神垣あゆみブログ

 

2 Pockets

2009.04.21

【仕事のメール心得帖】「標記」と「表記」＜ 言葉の違い（2）＞VOL.1038

https://www.kamigaki.jp/blog/2009/04/21/vol-1038/

　　　　　　　　　　　今週は、同じ読みで意味が違う言葉についてです。◆─────────────────────────────────◆　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　　＜ 言葉の違い（2）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　「標記」と「表記」　今週は、間違いやすい同音意義語を挙げ、　意味や用法の違いを今一度確認していきたいと思います。　▼「標記」と「表記」　標記は「表題」を意味します。　例）標記の件について　　メールでも本文で件名のことを指して　「標記の件に...

下記の質問をいただきました。

＜読者からの質問＞—————————————–

　1点お伺いしたいことがあります。
　標記＝表題　ということなので、メールでの件名をさす場合は、
　どちらでもよいということでしょうか。
　私は標記の方を使用しています。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者　Y.Tさん）
———————————————————–

確かに、標記は「表題」を意味するのですが
メールの本文で、件名（に書かれた言葉）を指す場合
「標記の件ですが…」「さて、標記について…」のように
「標記」を使うのが一般的なようです。
FAXの送信状では「標記」をよく目にします。

ただ、「表題の件ですが…」としても間違いではありません。

＜追記＞
　ビジネスメールのやりとりで
　メールの本文で件名を指す際に
「標記」と「表題」のどちらが多く使われているかは
　確認しようがないのですが、
　結論としては、どちらを使ってもよい
　と思います。

　ただ、字が違うと意味が異なってくるので
　書き間違えないように注意しましょう。

　整理すると下記のようになります。

　〇　標記　　×　表記
　×　標題　　〇　表題

「標記の件ですが」
「表題の件ですが」

　といった具合に使います。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　辞書登録の活用

＜読者からの意見＞————————————————

メールアドレスや住所などを辞書登録するには
どうしたいらいいのでしょうか？
（読者　H.Kさん）
——————————————————————

その都度、入力するのが面倒なものにメールアドレスや住所があります。
ネット通販やネットオークションをよく利用する場合は、
特にそう思います。

そこで辞書登録が便利に活用できるわけですが
今一度、基本の登録方法をおさらいしておきましょう。

下記の方法はWindowsの場合です。

1）画面右下の「タスクバー」の中にある
　「A」や「あ」などのアイコンを右クリック
2）カーソルから「単語の追加」をクリック
3）「単語」ボックスに登録したい単語を、
　 「よみ」ボックスにその読みを入力し、
　 「登録」ボタンをクリック

メールアドレスや住所なども　
3）の「単語」ボックスに入力し、
「あど」などの簡単な読みを「よみ」に入力して登録しておきます。
アドレスを複数登録する場合は、「よみ」を「あど1」「あど2」
にします。

「よみ」には自分で判別できる短い言葉や頭文字を入れておくと、
入力する時間が短縮できます。

私は、このメールマガジンや原稿は、
基本的にテキストファイルで作成しているのですが、
文字量を測るスケールも文字数ごとに辞書登録しています。

30文字のスケールがこれなんですが□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■□□□□■
このスケールを「単語」ボックスに登録し、
「よみ」は「30」にしています。
ほかに「35」や「40」のスケールも登録しています。

このように文字だけでなく、記号の羅列や飾り罫、罫線なども
登録しておくと便利です。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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代理メールの参考事例

「代理メール」について特集した際、
読者のかたからいただいたメールです。

質問ではないのですが、代理メールで返信する際の参考になると思い
ご紹介します。

＜読者からの意見＞————————————————

私の場合は、英語の通訳として代行送信することが時々あります。

返答が24時間以内という程度でいい場合は、
日本人の送信者から日本語で原稿をもらい、
私が英文を記入して送り返し、
日本人の送信者から彼のアドレスで英文を送っています。

しかし、2、3時間内に返信を要するような急ぎの場合は、
「私は通訳の＊＊です。＊＊に頼まれてこのメールを送ります」と
名乗って、自らが英文を送っています。

送信者へ送り返して彼から送ってもらっていたら
日付が変わりそうな場合です。

英語の世界は、個人対個人の世界だから、
「＊＊の秘書（あるいは通訳）です」と言って個人名を名乗らないのは
通用しないってことでしょうね。
（読者　K.Kさん）
——————————————————————

代理で送る側が何者であるかをきちんと名乗ることは
どのような場合にも必要ということですね。

K.Kさんのメールの関連して
私の仕事での事例をご紹介します。

制作物を依頼されている客先に対して
通常は私がやりとりをするのですが、
ごくたまに、私から制作物のデザインをお願いしているデザイナーから
客先に直接、資料などを送ってもらうケースがあります
（出張や外出で、私が直接、客先やり取りできないような場合）。

そういうときは、まず
私から客先に、デザイナーから資料が直接送られる旨を
事前にメールで知らせておきます。

そうしておけば
デザイナーからダイレクトに客先にメールが送信された場合も
客先は流れを理解できます。

そして、デザイナーから客先に資料を送信するとき
私にもCCするようにお願いしておきます。

いつ頃、どういう形で送信されたかがわかるので
万一、何かあったときに、そのメールをもとに
検証できるからです。

代理でメールを頼む側が
橋渡しのメールをしておくのも
仕事を円滑に進めるコワザかなと思います。

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【しごび】 の お す す め
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「和札」ってご存知ですか？

着物の図案を用いた和風の名刺です。

京都の職人の手で創り出された
華麗な着物柄が
名刺に展開されていて
とっても素敵。

人とは違う名刺を持ちたいかたに
おすすめです。

——————————————–
京都発!着物柄をいかした和柄デザイン名刺

【和札(wafuda)】　
——————————————–

私も注文してしまいました。

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　トラブル処理の代理メール

＜読者からの質問＞————————————————

代理でお詫びのメールを出す時の注意点等ご教示下さい

==============事例==============

社内連絡が不十分で結果的に相手方に迷惑をかけてしまった。
お詫びと事後処理をお願いしなくてはいけない
処理窓口になるように上司から指示される。

（原因）
※別の部署の担当者が先生に口頭依頼、先生からは口頭承諾があった。
その後の確認が出来ておらず、先生にお願いの文書を出さず当日の行事を
終えてしまった。（途中から事務局が変更）

（行ったこと）
1）まずは電話で相手の方にお詫び。少しご立腹。
2）週末で対応が遅れそうなので、自分の一存でお詫びメールを出す。

「お詫び」と「書類提出が必要な理由」をメールに記載。
（こちらの不手際でご迷惑をおかけして申し訳ない。
ご無理をお願いする。）
別ファイルとして書類の下書きを添付。

3）週明けに公的なメールてお詫びと事後処理（新規に書類を出して
いただく）をお願い。（作成後上司に確認してもらい送付）

→どちらのメールも書きずらくて困った。（ひな形もない）

書くべき内容、書かないことが良いこと、気をつけるべきこと等
ポイントをご教示いただければ幸いです。
（読者　○ささん）
——————————————————————

1）で、すぐに電話でお詫びしたのは良かったと思います。
相手がご立腹なのはいたしかたありませんが、
電話なり、対面なりで、きちんとお詫びを伝えることが大切です。

2）の対応の際、書くべきポイントを整理すると…

・先ほどは電話で失礼した旨
・週末でこちらの、手続きなどの対応が遅れ、
重ねがさね申し訳ないというお詫び
・来週の手続きが迅速に対応できるよう準備・手配していること
・手を煩わせることになるが、必要書類提出のお願い
・問い合わせ、質問の際の連絡先

以上、5点といったところでしょうか。

「書類の下書き」をお送るのは、2）の時点よりも
週明けの3）の時点でよいのではないかと思いました。

2）の時点では、お詫びと今後の対応について
伝えることが目的なので

先んじて書類の下書きを送ってしまうと
煩わしい、急かされているという
印象を相手が持つ恐れがあります。

3）の時点で改めて、
書類提出のお願いと
見本を付けるので、それに従って書けば差し支えない旨を
伝える方がよいと思います。

一連のメール対応の際、○ささんは
「言い訳と泣き言、○○が悪い」などは排除した
と書いておられたので、安心しました。
メールでこれを書いてしまうと、相手の心証を悪くするだけです。

基本的な対応の仕方は問題ないと思います。
実務レベルのことを伝えるタイミングを
うまく推し量れば、申し分ない対応だと思います。

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代理メールへの問い合わせ

＜読者からの質問＞————————————————

代理のメールをもらうことがありますが、
困るのは誰に問い合わせをすればいいのかです。

「疑問等ありましたら、ご連絡ください」
は、いったい誰に？
メールの送付者に？
それともメールを送るよう指示を出した本人へ？

代理メールが送られる理由が実務担当者だからなのか、
たんに時間がないからなのか。

そのメールの件について誰に、どういう方法で連絡をとればいいのか
補記してほしいなぁと思うことがあります。
（読者　M.Nさん）
——————————————————————

先週「代理メール」をテーマにしたい際に
代理メールを受け取る側からいただいた質問です。

私もちょうど、同様なケースがあり
少し悩みました。

あるNPOの代表にお願いしていた画像が
事務局のかたから代理で送信されました。

その後、NPOの参加者について確認したいことが発生。
送ってもらった画像とは関係ないことだったので
取材した代表に尋ねるべきか
事務局のかたに尋ねるべきか
迷いました。

考えた末
確認したいことは
事務局のかたも把握している内容だったので
メールで事務局に問い合わせ、回答を得ました。

代理のメールに問い合わせや確認をする場合
その確認事項について
誰が最も早く、的確に答えられるか
を考えてみます。

私の場合、内容によっては
ダイレクトにNPO代表に確認した方がいいこともあります。
代表のアドレスを知っていれば、直接、確認できますが、
知らない場合は、代理のかたを通じて確認してもらうことになります。

一般的に、代理で送られてきたメールへの質問・確認は
代理人宛てに送信することになると思います。

ですから、代理で送信する側の留意点としては
質問や問い合わせがある場合の連絡先を
明示しておくこと。

代理の自分が対応するのか
そうでない場合は連絡先・連絡方法を
メール送信時に相手に知らせておくと親切です。

代理が間に立つことで、本来スピーディーに処理できることに
時間や手間がかからないような配慮が必要です。

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