今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(4)
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文末の「ください」

<読者からの質問>————————————————

敬語についてですが、
書いていて、どうしても違和感がぬぐえない表現があります。

よくある、
「季節がらご自愛ください」とか
「気をつけてお出でください」の
「ください」で、

例えば、年上の人に「本を取ってください」というのは
命令口調で失礼なので
「本を取っていただけますか」が良いというのは分かります。
「ご連絡ください」を「ご連絡お願いします」というのもOKですよね。

同じように、うんと年上の人に
「ご自愛ください」「お出でください」と
「ください」をつけると、
なんか「自愛しろよ!(←ややおおげさ)」と言っているようで、
「おおきなお世話だ!」と自分で突っ込んでしまい、
とっても書きにくのです。

仕方ないので、
「ご自愛くださいませ」とか「お出でくださいませ」と
「ませ」をつけたりしますが、それもくどいようで…。

どうしてますか?
(読者 R.Yさん)
——————————————————————

「ご自愛ください」は
この一文が慣用的に使われているので
結びが「ください」でも気にすることはないと思います。

手紙では、より丁寧に言う場合
「ご自愛専一のほどお祈りいたします」
という表現もあるようですが
はがきやメールではちょっと仰々しいですよね。

文末を「ください」で結ぶことに抵抗があれば
「ご自愛のほどお祈り申しあげます」
という表現も収まりがいいように思います。

「お出でください」については
目上のかたに使う場合は
「お越しをお待ちしています」とするとよいかもしれません。

「ませ」については
以前、メルマガ読者から
「ませ」という表現が媚びているようで気になる
という指摘をもらったことがあり
以来、私は積極的には使っていません。

ただ、「ませ」というのは
女性ならではの丁寧な表現だとも思うので
場や相手に合っていれば。問題はないと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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                           末尾の「以上」

<読者からの質問>————————————————

末尾に下記一文を入れることについて、
個人的に少し“きつい”イメージがあり、控えがちです。

「以上、宜しくお願い致します。」や、
「以上。」

使用した方が、返信が重なったときなど
読みやすいとは思うのですが、

取引先に対して送る際など、失礼にはならないか
気になっていました
(頂くメールではしばしば見受けられるんですよね)。

神垣さんはどのようにお考えでしょうか?
ご教示頂ければ幸いです。

※因みに社内メールに関しては多用しています。
(読者 S.Fさん)
——————————————————————

「以上」には、文書や目録などの末尾に記して
「終わり」表す意味あいがあります。

メールで「以上」を使うのも
「用件はここまで」というのを明確にし、
確認する意味が込められていると思われます。

おそらく、社内メールで使われるのが主流だったものが
次第に対外的なメールでも使われるようになったのではないか
と推察します。

ただ、ビジネスメールで社外の相手に対して
文末が「以上」だけで終わってしまうのは
少々、そっけいない気がします。

相手とのやり取りの頻度や親密度にもよりますが
対外的なメールの文末を「以上」だけで終わらせるのは
抵抗があるので、私は言葉を添えるようにしています。

例えば、用件を書いたあと

「○○については以上です。
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」

という感じです。

「以上」で確認した用件について、相手にどうしてほしいのか
(確認とか対応)を述べて文章を結ぶようにすると
丁寧な印象を与えるのではないでしょうか。

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夏休み、お子さんと一緒にご覧いただきたい映画です。

「The A-bomb ヒロシマで何が起こったか」

原爆について詳しく知らないかた、関心を持ち始めたかたたちに
「原爆とは何か」をわかりやすく説明する
入門編的な教育映画です。

上記のWebサイト上で動画がご覧になれます。

 

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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  仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
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                       「申し訳ありませんが」

VOL.1083 お詫びの言葉の後の「が」の使い方について、

次の質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

メルマガの本文に記載のあった文章ですが、
▼ お詫びの言葉の後の「が」
とあります。

例えば、下記のような文章の場合もおかしいのでしょうか?

(例)お手数をおかけして申し訳ありませんが
ご確認よろしくお願いいたします。
(読者 H さん)
——————————————————————

私の記事の言葉が足りず、わかりにくかったですね。
改めて解説します。

「申し訳ありません」とか「申し訳ございません」というフレーズは

1)相手にわびる、謝罪する時に使う場合と

2)相手に無理なお願いや手を煩わせて「すまない」と恐縮する時に
使う場合

の2通りがあります。

Hさんの例にある
「お手数をおかけして申し訳ありませんが」の「申し訳ありませんが」は
2)の「すまない」と恐縮している気持ちを表す「申し訳ありません」
にあたります。

このような場合の「申し訳ありません」は「が」で続けても
相手に不快感はないと思います。

「お手数をかけますが、ご確認をよろしくお願いいたします」としても
意味は通じるところを「申し訳ありませんが」を添えることで
より丁寧な一文になっています。

▼ 「が」でつなげると謝罪の気持ちが薄れる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
VOL.1083の記事では
1)のおわびの意味を示す「申し訳ありません」を
言い切らずに、「が」で後の文章をつなげてしまうと
ぞんざいな印象を与えることを
述べたかったのですが、例に挙げた一文がまずかったですね。

相手に許しを請うような場合、例えば

「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、
なにとぞご容赦ください」

よりも、次のように一度文を区切ると
謝罪の意味あいが強まります。

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
なにとぞご容赦ください」

あるいは
「不手際があり申し訳ありませんが、
二度と繰り返さないよう気をつけます」

「不手際があり、申し訳ありません。
二度と繰り返さないよう気をつけます」

このように、おわびや謝罪の文章は
「申し訳ありません」と一度文を区切る方が
よりきちんと気持ちが伝わるのではないでしょうか。

 
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問 >
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                         「ご自愛ください」

この季節になると、よくいただく質問です。

<読者からの質問>————————————————

「お体ご自愛下さいませ」という表現、ちょっと気になります。

本来「自愛」には自分の体、健康のことを気にかけるという意味がある
ので、上記表現は意味がダブってしまっており、あまりよい表現では
ないと思います。
「ご自愛くださいませ」で十分ではないでしょうか。

(読者 A.Sさん)
——————————————————————

今は残暑見舞いの季節ですが、
暑中見舞い、残暑見舞いのやりとりが行われるようになると
よくいただく質問が「ご自愛ください」という表現についてです。

A.Sさんが書いておられるとおり、
「ご自愛ください」には「お体に気をつけてくださいね」
という意味合いが含まれているので、
前に「お体」を付ける必要はありません。

バックナンバー VOL.888「疑問な言葉(4)」参照

「ご自愛ください」の前にひと言添えるとしたら
「どうぞ」「時節柄」「暑さ一段と厳しい折」などがあります。

暑中見舞いや残暑見舞いの目的でメールを送ることはあまりなく
「ご自愛ください」という表現は
どちらかというと、はがきや手紙でよく使われる表現だと思いますが
その意味と使い方は知っておいてよいと思います。

 
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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読者からの質問(5)
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署名の扱い

<読者からの質問>————————————————

ビジネスメールには署名は必須と考えていますが(個人なら別です)、
署名無し、ひらがなの苗字でメールを締めくくられる方も
最近私の周りにはいらっしゃいます。なぜなのか急増中。

内容は仕事のことなのですが、署名で
フレンドリーさ、親近感を表しているのかと思います。

実際に会社の住所や電話番号が必要な時は
「署名があると便利だな!」っと再度実感。

若い人でなく、30代の方ばかりです。
私の受け止め方もあるのかもしれませんが、
ビジネス上も同じような対応をされているのなら、
損をしている気がします。
(読者 S.Kさん)
——————————————————————

仕事のやりとりのメールでは
署名が自動的にメールの最後に入るように設定しているケースが多く
私は、上記のような署名なしのメールを受け取ったことがありません。

ですが、このメールマガジンへのお便りには
フリーメールを使っている読者も多く
名前だけ、ハンドルネームだけというメールも多いです。

必要以上に個人情報をあかしたくないという気持ちの表れだと思うので
気にはしていませんが、
名前もハンドルネームもなく送られてくるメールには正直、困惑します。

返信するときに、私は必ず相手の名前を冒頭に書くので
名無しのメールだとそれができないからです。

逆に、感想メールでも
名前をきちんと名乗ってくださるかたのメールというのは
記憶に残り、久しぶりにメールをいただいても
すぐに思い出すことができます。

▼ 署名も自分より相手の都合を考えて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールを送る側にはどうということのないことでも
返信する側には困ることがあります。

特に仕事のメールでは、何度もやり取りをする間柄でも
署名に必要最低限の連絡先(メールアドレス、電話番号)があるほうが
名刺ファイルを取り出す必要もなく、便利です。

S.Kさんが書かれているように
ちょっとした気遣いの有無で
ビジネスメールの場合は特に、損をすることがあるように思います。

2021年5月13日<追記>
 現在のようにコロナ禍で人と対面する機会が減ると
 自分の素性を相手に知らせるためにも
 名刺代わりにメールの署名は必要と感じます。
 初めての相手へのファーストコンタクトのメールは特に。

 一方で、既知の相手、頻繁にやりとりする相手へのメールには
 簡易な署名でもよいでしょう。
 素性が分かりあっている人どうしのやりとりは
 メールから署名不用のビジネスチャットに移行している
 気もします。

 
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(4)
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                        文字の大きさが変わる

<読者からの質問>————————————————

本業以外で所属しているボランティア団体から届く
報告メールがあります。

全てではないのですが、私からの質問に対する回答メールで
「小さい字」での返答があるのです。読みづらいのが悩みの一つ。

全てではなく、「まだ~していません」「○○を送ってほしい」など、
ちょっと自信がない場合の内容の時に当てはまるのです。

私はメールのフォントやサイズを直したりしないので、
相手の初期設定が小さいサイズになっているのかも???
とも思いましたが、全てでもないのです。

困るのは、そのメールの文章を引用して返信する場合、
私の返信文章はとってもきつく見えるので、
全体を書き直したりする時もあります。

真意を聞けないところもあるのですが、このような場合は
どうしたらよいと思いますか。
(読者 S.Kさん)
——————————————————————

このケースでは、相手はHTMLメールではなく
テキストメールでの返信とのこと。

ちなみに、S.Kさんが使用しているメールソフトは
「Mozilla Thunderbird 」
相手は「Outlook Express」だそうです。

この場合、相手のかたに
「時々、返信メールの文字が小さくなっているのですが
メールの設定に問題があるのでしょうか?」
と、“設定上の問題”に焦点を当てて
尋ねてみるのも一つだと思います。

▼ ご存じのかた、教えてください!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
私も、時々、返信しようと開いたメールの文字が
勝手に通常より小さくなっていることがあります。

その状態で、相手から再度返信が来ると
ずっとその小さい文字のままメールのやり取りが続いていくのです。

文字の大きさが変わっているので
署名も崩れてしまい、嫌なのですが
どのようにして直していいのかわからず
そのままやり取りを続けることになります。

インターネットで調べた限りでは
該当するケースが見つからず、解決策がわかりません。

自分では、私と相手のメールソフトの違いから
くるものなのかと推測しています。

読者の中にご存じのかたがいらっしゃったら
ぜひ教えてください。

*******
▼2009年7月10日 追記

上記のVOL.1085「文字の大きさが変わる」について

「文字コードが通常のiso-2022-jpではなく、
UTF-8の場合には、一行の文字数が少なく、
文字も小さくなっているようです。

iso-2022-jpで使えない(WindowsとMac、Unixで互換性がない)文字を
使うと勝手にUTF-8に切り替わるのではないかと思います」

という仮説を読者のかたが送ってくださいました。

私宛に
文字コードiso-2022-jpのメールと
文字コードUTF-8のメールを
それぞれ送ってくださったのですが、なるほど
文字コードUTF-8のメールは文字が小さくなっていました。

メールの文中にiso-2022-jpで使えない文字を使ってしまった時
文字が小さくなるという説に納得したので、お知らせまで。

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