今週は、変換ミスによる誤表記についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 誤変換にご用心(3)
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辞書登録に注意

今週は、誤変換しやすい表記について
取り上げています。

入力をスピードアップさせるための「辞書登録」が
アダになることがあります。

頻繁に使う言葉、通常は変換されにくい言葉を
登録しておくと便利な「辞書登録」。

利用しているかたも多いと思います。

例えば
「あ」で変換を押すと「ありがとうございます」に
「か」で変換を押すと「株式会社」にと

使う機会の多い言葉ほど、入力する手間を省くために
辞書登録しておくと便利なのですが

登録した言葉でない語を入力しようとして
変換されてしまうという間違いも。

「あっという間に」と入力しようとして
辞書登録が作動してしまい
「ありがとうございますっという間に」とか

「カッとなってしまい」と入力しようとして
「株式会社っとなってしまい」
といったへんてこな文章ができあがってしまうことも…。

これらは極端な例ですが
急いで入力している時や
言葉を変なところで区切って入力するときなどに
起こりがちです。

意味不明な文章のまま送信してしまわないように
読み返し、修正してから送信するように
気をつけましょう。

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今週は、変換ミスによる誤表記についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法        < 誤変換にご用心(2)
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四字熟語に注意 

今週は、誤変換しやすい表記について
取り上げています。

誤変換しやすい語といえば
「四字熟語」もその一つ。

意味は分かっているつもりでも
誤変換したまま使ってしまい
人に指摘されるまで気づかないというケース
よくあります。例えば……

× 五里中  ○ 五里

× 意味慎重  ○ 意味深長

× 厚顔無  ○ 厚顔無

いずれも1字、2字の微妙な違いで
それなりに意味が通じて見えるので
間違いに気づきにくいです。

文字を入力する際
四字熟語を一気に入力せず
二語に分けて変換すると、ますます誤変換率が高くなるので
注意が必要です。例えば……

「いっせきにちょう」   → 一石二鳥
「いっせき」「にちょう」 → 一隻二兆

「ききいっぱつ」     → 危機一髪
「きき」「いっぱつ」   → 機器一発

手で書いて覚えるのに比べ
入力→変換→読むだけ
のパソコン操作による文字変換は

その時は間違いに気づいても、すぐに忘れて
また同じミスを繰り返すということになりかねません。

辞書で元の意味をたどり
本来の意味を理解しておきましょう。

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今週は、変換ミスによる誤表記についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 誤変換にご用心
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PCならではの弊害? 

先週の今日、当メールマガジンの「あとがき」で
「私の事務所の移転先はどこか」クイズを出題しました。

一括変換しにくい地名というヒントだったのですが
正解は「国泰寺町(こくたいじまち)」。

正解者が1名いらっしゃいました。

「こくたいじ」と入力しても
今、自宅で使っているノートPCでは
「国泰司」としか変換されません。

このように、地名や人名は
一括変換されにくいものがあります。

住所や客先の担当者名が
一括変換されにくい文字の場合は

「辞書登録」して
例えば、「こく」と入力すれば「国泰寺町」と変換候補に出るように
しておけば、間違いを避けることができます。

けれど、
それほど特殊でない、一般的に使う言葉の場合
変換を間違えたまま、うっかり使ってしまうことも。

例えば「へんかん」を
「変換」のつもりで入力しても
「返還」で出てくることがあり
急いでいるときにはうっかり見過ごして
後者で入力していることがなきにしもあらず。

このように、手書きのときは起こりにくかったミスが
パソコンで文字入力するようになって
起きる確率が高まっています。

今週は、そんな
間違いやすい誤変換
について取り上げていきたいと思います。

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今週は、メールアドレスやアドレス帳の扱いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メールアドレス考(5)
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                          アドレスの管理                     
 今年も残すところ
 2カ月を切りました。

 職場だけでなく
 パソコンの中の大掃除も
 そろそろ始めたいところ。

 メールソフトのアドレス帳も見直し、
 不要なものを整理したり
 間違いや不備がないかを再確認してみましょう。

 私もこのたび、自分のメールソフトのアドレス帳を
 見直して、誰のものかわからない
 ローマ字名のアドレスを
 うんさりするほど溜め込んでいたことに気づきました。

 アドレス帳を整理整頓するだけで
 メールのやりとりの際
 送るべき相手に送れず
 関係ない人に送ってしまうという
 誤送信を防ぐことができます。

 日ごろは忙しさにかまけて
 放置したままになっている
 メールアドレスも多いと思います。

 自分が見て、誰のものか判別しやすくなってるか
 ⇒ アドレス帳の確認

 相手が見て、分かりやすい差出人名になっているか
 ⇒ 差出人の設定

 など、一度、腰をすえて
 メールアドレスの設定や管理を
 きちんとチェックしてみましょう。

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 今回はメールに限定せず、文章全般の「書き方」について
 ワークをとりいれた実践的な内容です。

 その場にいない相手にいかに状況を正しく伝え、確実に報告するか ──。

 メールをはじめ、報告書、日報など、
 状況を正しく伝えるための文章は日常業務の中で必要とされながら、
 実際は内容がうまく相手に伝わっていないことが多くあります。

 読む側が「なるほど!」と思える「書き方のコツ」知り、
 文章によるコミュニケーションを適切・円滑にする力をつける講座です。

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今週は、メールアドレスやアドレス帳の扱いについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メールアドレス考(4)
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                          アドレスの敬称   
                  
 今週はメールアドレスとアドレス帳について
 見直していきたいと思います。

 メールソフトの「アドレス帳」を見直しましょう
 という話の続きです。

 メールの「差出人」名がローマ字でなく
 日本語表記されている場合
 そのままアドレス帳へ登録してしまえば
 よいわけですが……

 その際、敬称の「様」を追加して
 登録しておきます。

 この「様」を追加する作業は
 アドレス帳に登録するとき
 あるいは、アドレス帳を見直すとき
 ついでにしておく程度でよいと思います。

 一度、「様」付けで登録しておけば
 それ以降、メール送信する際に
 その都度「様」を入力する手間が省けます。

 ▼ 送る側の気持ちの問題!?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールの「宛名」に敬称は付けない
 付いてなくても気にならない
 という人は多いです。

 宛名に「様」が付いていないことに
 目くじらを立てる人もあまりいません。

 ただ、送信する側の気持ちとして
 「敬称なしで送るのは、ちょっと…」と
 思うのであれば、アドレス帳に「様」付けで
 登録しておくことをお勧めします。

 私は、自分宛のメールの「宛先」欄に敬称がなくても
 気になりませんが

 自分が送信するときには「宛先」欄に
 「様」を付けたいので、そうしています。

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今週は、メールアドレスやアドレス帳の扱いについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メールアドレス考(3)
◆─────────────────────────────────◆
                         アドレス帳の整理                     
 今週はメールアドレスとアドレス帳について
 見直していきたいと思います。

 メールソフトの「アドレス帳」を今一度、見直してみましょう。
 登録済みのアドレスが
 これまで書いてきたように
 ローマ字表記になっていないか。

 名前や社名を見て、すぐにその人と分かる
 登録になっているか。

 メールソフトの「アドレス帳」の精度が高ければ
 それだけ、送信ミスを防ぐことにつながります。

 相手の「差出人名」がローマ字表記になっている場合は
 ひと目でどこの誰か分かる表記に修正を。

 さらに、会社や団体ごとに
 「グループ分け」するようにすると
 同じ名前の人が「アドレス帳」に登録されていても
 間違う可能性が低くなります。

 少し古い情報ですが
 Outlook Express「アドレス帳」を
 「グループ化」する方法が下記にありますので
 参考にしてください。

 ▼一斉送信したい複数のアドレスを「グループ化」する
 

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 【しごび】 の お す す め
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 自分を過信することってあります。
 記憶力が冴えてるうちはいいのですが
 落とし穴は意外と身近なところにある
 という話。

 ある意味、コワイ!

 第35号   スケジュール管理 
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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