今週は、基本的な敬語についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 基本の敬語
◆─────────────────────────────────◆
 「言う」の敬語

今週は、よく使われる敬語表現について、基本を押さえていきましょう。
まずは「言う」の敬語です。

「言う」の尊敬語は2通りあります。
「言われる」と「おっしゃる」です。

どちらも目上の人が「言う」という行為に敬意を表す尊敬語ですが、
敬意の度合いは
「おっしゃる」>「言われる」

「おっしゃる」の方が「言われる」より敬意を込めた表現になります。

例)部長が「○○」とおっしゃっていました

先方がA案に決定と言われました

「何かあれば、遠慮なくおっしゃってください」と表現しますが
「遠慮なく言われてください」というのは、間違った表現です。

▼ 謙譲語であり、丁寧語でもある「申す」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
では、「言う」の謙譲語は?

「申しあげる」「申す」ですね。

例)○○の件でご配慮いただき、お礼を申しあげます

父が「○○」と申しておりました。

「申す」は、「言う」の丁寧語(言います)としても使います。

例)「善は急げ」と申します

謙譲語「申す」と混同しないように気をつけましょう

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む
今週は、読み返すときのチェックポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メール文の調整法(5)
◆─────────────────────────────────◆
                            文を短

 「書きあげる」⇒「読み返す」⇒「整える」の3つのステップのうち、
 メール文を「整える」作業について述べてきました。

 ・文の調子を整え、統一する
 ・主語と述語がきちんと呼応しているか

 上記2つのポイントに、もう1点付け加えるならば
 「文をできるだけ短くまとめる」
 です。

 読み返したとき、同じようなことを繰り返し述べていたり、
 もたついて読みにくかったりする言葉や文はありませんか?

 例えば…
 「日程の変更について、何卒よろしくお願いいたします。
  それでは、どうぞよろしくお願いいたします」

 上記のように、定番化しているフレーズ「よろしくお願いいたします」を
 繰り返し使っている例。

 前に来る「何卒」と「どうぞ」が変っているだけですが、
 書いている本人は、それに気づかないことがよくあります。

 ▼ なくても意味が通る言葉は省く
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 「対応することができます」「交換することが可能です」のように
 「~することが」というフレーズを使いがちですが、
 これを省略しても文意は変りません。

 「対応することができます」→「対応できます」「対応可能です」
 「交換することが可能です」→「交換できます」「交換可能です」

 「迅速な対応を目指していきたいと思います」という一文も
 「迅速に対応してまいります」と言い切って、文を短くすれば
 前文が他人事のような印象を与えるのに対し
 すぐ実践する意志が感じられます。

 無意識に書いている言葉も、読み返してみると
 意味が重なっていたり、なくても意味が通じるものがあります。
 削除して、“ぜい肉”のないスッキリした文章に整えましょう。

記事全文を読む
今週は、読み返すときのチェックポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メール文の調整法(4)
◆─────────────────────────────────◆
                       主語に呼応する述語

 「書きあげる」⇒「読み返す」⇒「整える」の3つのステップのうち、
 メール文を「整える」作業について述べます。

 文体の統一をチェックしたら、次は
 文そのものが読みやすくなっているかどうかを確認しましょう。

 例えば、主語と述語がきちんと呼応しているか。

 主語と述語の間に文章を詰め込み過ぎると、文章の焦点がぼやけ
 結局、伝えたいことが相手にうまく伝わりません。

 × 私の役割は、毎月の目標を定め、個々のメンバーのやる気を引き出して、
   プロジェクトチーム全体の作業効率を上げていくようにします。

 上記の例文のように、主語「私の役割は」から始まり、
 その時々で思いつくことを書いていくと、まとまりがなく、
 述語とも結びつかない一文になってしまいます。

 ▼ 主語と述語を近づける
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 主語に述語がきちんと対応する文に書きなおしてみましょう。

 ○ 私の役割は、プロジェクトチーム全体の作業効率を上げることです。
   そのために、毎月、目標を定め、個々のメンバーのやる気を
   引き出すことを意識しています。

 主語と述語が近づくように文章を見直すことで
 一文が短くなる効果があります。

 引き締まった的確な文章が書けるようになるためにも、
 主語と述語の間に他の文を詰め込まないようにすることが大切です。
 
 文章を書くときは、「主語に対して述語は…?」を意識して
 書く習慣をつけましょう。

◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 連載「仕事に効くメール作法」6回分を収録!

 ——————————————————
  日経ビジネスアソシエ・スキルアップムック シリーズ
 ——————————————————
     「伝える技術 」 
 ——————————————————

 日経ビジネスアソシエで連載された
 相手に不快感を抱かせない「仕事に効くメール作法」
 6回分の記事が収録されています。

 文例も豊富。神垣のメール講座の副読本としても活躍中です!

記事全文を読む
今週は、読み返すときのチェックポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メール文の調整法(3)
◆─────────────────────────────────◆
                        文の調子を整える

 「書きあげる」⇒「読み返す」⇒「整える」
 の3つのステップのうち、

 読み返すときの基本のチェックポイントを
 昨日、ご紹介しました。

 < メール文の調整法(3)>基本のチェックポイント

 では、メール文を「整える」作業を進めていきましょう。

 文の調子は、最初から最後まで統一されていますか?

 メールの文章は基本的に「です・ます」調(敬体)が多く使われます。
 が、その中に「で・ある」調(常体)が混じっていると
 文の調子が変わってしまいます。

 感情が高ぶっている時には、思わず
 「で・ある」調の文体になることがあるので
 そうした文体の“ブレ”がないかをチェックしましょう。

 ▼ ツールを変えてけじめをつける
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 最初は、ビジネスライクな淡々とした文なのに
 後半からいきなり、くだけた会話調に変わるのも
 読む側は戸惑います。

 上司から部下、発注側から受注側へのメールが
 途中からいきなりフレンドリーな調子に変貌すると
 読む側はどのように受け止めていいのか、混乱するでしょう。

 その逆もしかり。
 フレンドリーに始まったメールが
 後半はビジネスライクな調子に一変というのも
 私事なのか、仕事としてのメールなのか
 読む側は困惑してしまいます。

 「1つのメールに、1つの用件」というメールの基本通り
 オフィシャルな内容は「です・ます」調の丁寧できちんとした
 メール対応を。

 プライベートな飲み会の誘いや、ちょっとした連絡メールの場合は
 メール以外の伝達ツール
 (ツイッターのダイレクトメッセージやフェイスブックのメッセージ、
 携帯メールなど)と使い分ける方が、
 気持ちも内容も切り替えやすいかもしれません。

 仕事と私事を1つのメールに一緒にしないことも大切です。

◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 自分の怠慢が
 競合他社にとっては格好の
 “つぶし”の材料になる……

 コワイですね。身の毛がよだつほど。
 安易にカンに頼った無計画な営業のコワサが
 ここに…

 第22号 計画をたてない新人営業マン河村操
 ————————————————–
  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
 ————————————————–

 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
 その答えが、このメルマガを読めば分かります。

 ★お申し込みはこちらから

 ★フェイスブックページも登場

記事全文を読む
今週は、読み返すときのチェックポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メール文の調整法(2)
◆─────────────────────────────────◆
                      基本のチェックポイント

 メールを書きあげたら、まず読み返します。

 書き上げた時点で100%完璧な文章でなくても大丈夫。
 伝えるべき用件、ポイントがきちんと押さえられていれば
 ここではよしとしましょう。

 読み返すときの基本的なポイントは、次の3つです。

 1)タイプミスや誤変換はないか?

 2)人名、会社名、商品名などの固有名詞に間違いはないか?

 3)電話番号や日時など、数値の表記に間違いはないか?

 ▼ 不適切な表現ではないかも要チェック
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 1)タイプミスや誤変換はないか?
 キーボードを打っているときには気づかなくても、
 読み返した時に分かるのが、タイプミスや誤変換です。

 「フォーマット」が「フォーンマット」になっていたり
 「他業界」のつもりが「タ行かい」や「多業界」になっていたり
 することがあります。読み返して修正を。

 2)人名、会社名、商品名などの固有名詞に間違いはないか?
 「川本」さんか「河本」さんか。
 会社名は漢字表記なのか、カタカナ表記なのか、かな表記か。
 商品名も「ヤ」「ユ」「ヨ」の表記が「ャ」「ュ」「ョ」ではないか。
 注意して確認しましょう。

 3)電話番号や日時など、数値の表記に間違いはないか?
 見慣れた番号も打ち間違えることがあります。
 また、日時の表記も、自分は「30日(火)」のつもりで打っていても
 「30日(水)」とか「29日(火)」という間違いをしていることも。
 思い込みを捨てて、カレンダーで今一度確認を。

 このほか、「外国人」を「外人」といった不適切な表現になって
 いないかも、要チェックポイントです。

 メールを書きあげたら、まずはこうしたポイントを
 読み返してチェックしてみましょう。

◆─────────────────────────────────◆
 【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

 さきほど9時に配信しました!
 
 —————————————————–
     男子禁制! 違いの分かる女子だけに贈る
 —————————————————–
           【 オ ト コ の 話 】
 —————————————————–

 今回のテーマは
 「私がドラマ『はつ恋』にハマった理由」

 ちなみに、ドラマ「はつ恋」の詳細はこちら
 
 
 ハマる理由があったんです、私にも・・・

 毎月1回配信 購読料 350円
 ★ご購読はこちら

記事全文を読む
今週は、読み返すときのチェックポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < メール文の調整法
◆─────────────────────────────────◆
                       まずは書きあげる

 「メールを書きあげたら、必ず読み返しましょう!」
 と、このメールマガジンでは、創刊以来、一貫してお伝えしています。

 でも実際は、急いで送信しなくてはいけない用件や
 業務に追われ、時間や心のゆとりがない時ほど
 一気に書いて、すぐ送信ということを繰り返してしまいがちです。

 読み返していないメールには必ずと言っていいほど
 書き間違いや誤解を与えるような表現があり
 後で「やってしまった~」と頭を抱えることになりかねません。

 一方
 「メールを書くのに時間がかかる。
  もっと早く書くにはどうしたらいいのだろう」
 という悩みもよく耳にします。

 1行書いては悩み、また1行書いては悩み…
 を繰り返していると、全文を書きあげるのに時間がかかって仕方ない
 という状態に陥ることに…。

 ▼ 「書きあげる」⇒「読み返す」⇒「整える」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 解決策としては
 事前に文例やフォーマットを用意するというのも一つの方法です。

 ですが、うまい文章を一発で書こうとせず
 まずは、伝えるべき内容を書きあげ
 そこから文を整えて送信という
 流れの方が、結局は早く処理できることが多くあります。

 早く、うまくメールの文章を送りたいのであれば
 「書きあげる」⇒「読み返す」⇒「整える」
 というステップを踏むことをお勧めします。

 手間なようで、結果的に
 整った文章を送ることができ、
 日々、それを繰り返すことで
 文章もおのずと上達していきます。

 今週は、書きあげた文章を
 どのように整えていくか
 そのポイントについて取り上げていくことにします。

記事全文を読む