今週は、メールの効率をアップする方法についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 時短メール（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 振り分けで時短

　メールに費やす時間を少しでも短くするための工夫を
　今週はご紹介していきたいと思います。

　メールの送信だけでなく、受信してから読むという作業にも
　それなりに時間を費やすものです。

　効率よくメールをい読むときに便利な機能が
　「メールの振り分け」です。

　送信者や用途別に設けたフォルダに、
　受信したメールを自動的に振り分けていく
　一般的なテクニックのひとつです。

　※メールソフトによって設定方法が異なるので
　　「メール　振り分け」で検索を。

　▼　振り分けてさらに上位に表示するには
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　私は次の3分類でフォルダを設けてメールを仕分けています。

　・参加しているメーリングリスト
　・定期購読しているメールマガジン
　・客先別

　最もフォルダ数が多いのが「客先」です。
　すぐにチェックする必要がある最重要な客先のフォルダが上位に
　振り分けられるように「フォルダ名」を工夫しています。

　1）フォルダ名にカッコを付ける。
　　　[　]　→　「　」　→　【　】
　　 の順位に上位に表示されます。

　2）フォルダ名を英字表記にする
社名を英字で略して「CN]「NDC」のようにしておくと
フォルダが上位に来ます。
　　
　　社名は日本語表記で、その前に英字を入れても上位にきます。
　　英字は何でもよいのですが、Workの頭文字「W」を使い
　　「W・山田商事様」のようにしています。

　担当者が1人のときは、その担当者のアドレスで振り分け設定していますが、
　一社で複数のかたと頻繁にやりとりする場合は、
　関係する全スタッフのアドレスが同じ社名のフォルダに振り分けられるよう
　に設定しています。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、迷惑メールを例に件名の書き方について考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名の注意点（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名がない！

　今週は、巧妙化する迷惑メールの件名を例に取り上げながら
　ビジネスメールの件名の書き方について考えてきました。

　＜文例－5＞
　　件名がない

　迷惑メールには非常に多いです、このパターン。
　「件名がない」メール。

　そのくせ、差出人名はフルネームで書いてある。
　この手の迷惑メールがなくならない（むしろ、増えている）のは
　件名がないメールでも開く人がいるということなのでしょう。

　携帯メールのやりとりでは
　件名なしでも違和感を覚えなくなってきています。

　パソコンのメールでも
　件名なしのメールを時折見かけますが
　大事な用件でも読まれない確立が高まります。

　もし、パソコンメールで件名を書かないことが
　習慣化している場合は改善を！

　そのほかにも
　「Fw:」「Fw: Re: Re:」
　のみの迷惑メールも目にします。
　これは文面が英語のケースが多いです。

　「Fw:ご案内です」「Fw: Re: お願いします」
　のように「Fw:」「Re: 」をわざと件名の始めに付けて
　迷惑メールも増えているので、

　返信や転送されても、迷惑メールと間違われないように
　当事者同士には判断できる具体的な件名を心がけましょう。

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　【しごび】 の お す す め
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　広島出身、東京在住の【しごび】読者
　みいちゃんが
　写真と絵の作品展を開催中！

　☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆

　スナップ写真とパステルシャインアートの2人展

　　　　【 ふたりとひかり・Ray ＆ Us 】
　　　

　☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆

　開催日　3月15日（木） 17:30まで
　会　場　喫茶シントン（東京都小平市たかの台43-9）
　　　　　※「鷹の台」駅から徒歩約2分

　日常の中で目に見える「ひかり」は
　わたしとあなたの間にたくさんあって、
　美しく尊い存在を見せていてくれる、
　そんな想いを表現した作品展。

　会場は、開店して約半世紀という「シントン」
　という趣のある小さな喫茶店です。

　ほんわか・みいちゃんのシャインアート作品、ぜひご覧ください！

今週は、迷惑メールを例に件名の書き方について考えます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名の注意点（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　尋ねたいとき

　今週は、巧妙化する迷惑メールの件名を例に取り上げながら
　ビジネスメールの件名の書き方について考えていきます。

　＜文例－4＞
　　「お願いします！」

　迷惑メールにありがちな件名ですが、
　差出人名が「（株）SZN　伊藤」とあり、
　それらしく見えるところが要注意です。

　迷惑メールの多くは、差出人名が見たこともないようなアドレスだったり
　見知らぬ女性名になっているので、判断が付くのですが
　最近では差出人名も“いかにも”企業風に装ったものが出てきました。

　件名も、やたらと長いものが増えつつある一方で
　上記に挙げたような「お願いします」「失礼します」「教えてください」
　などの言い切った懇願系の短文も。

　一般の質問メールにも、
　「教えてください」「分かりません」
　という言い切った短文の件名を見かけます。

　よほど切羽詰っているということなのでしょうが
　「何を」教えてほしいのか、「どこが」分からないのか
　件名である程度伝える方が伝わりやすいです。

　「○○を解除する方法を教えてください」
　「質問：会員登録の仕方が分かりません」

　のように、質問や問い合わせたい核心部分を
　件名に明記してみましょう。

　そうすることで迷惑メールとも判別しやすいです。

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　【しごび】 の お す す め
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