今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　早い返信・遅い返信

　相手からのメールを受けて、即時に返信すると、驚くを通り越して引かれ
　ることがあります。

　読んだらすぐに返信、対応できるときにすぐ返信を心がけていれば、即レ
　スというのは自然な行為だと思うのですが、返信までの間が短すぎると戸
　惑うのかもしれません。

　ですが、やりとりが早く終われば、次のことに移れるわけですから、速や
　かな返信はビジネスメールでは基本項目といえるでしょう。

　▼　遅れた時のお詫びのひと言
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　問題、は遅すぎる返信。
　
　即答できない場合は、その旨を早く知らせておく方が相手も待つことがで
　きます。

　「返信しなければ…」と思いながら引き延ばしていると、日々の業務に追
　われるうちに忘れてしまい、返信の催促メールを受けて思い出す…なんて
　ことになりかねません。

　やむを得ぬ理由で返信が遅れた場合も、返信を失念していた場合も、忘れ
　てはならないのがお詫びのひと言。返信が遅れたことで、業務が滞ってい
　るケースもあるので、「返信が遅れて申し訳ありません」のひと言をお忘
　れなく。

　送信する側も、要返信メールには返信期日などを明記して、いつまでに返
　信が必要かを文面でアピールしておきましょう。

　返信のタイミングは状況や人によってさまざまですが、円滑なやりとりが
　行えるように小さな工夫を積み重ねていくことが、どのような状況にも必
　要ではないでしょうか。

今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　早朝・深夜の返信

　深夜1時前後、早朝4時以降にメールの返信がある相手がいます。

　一人は客先の担当者、もう一人は仕事をお願いしているイラストレーター。
　二人に共通するのは、働く母であることです。

　深夜1時の女性は、お子さんがまだ乳児で、家族が寝静まっている間に仕事
　の処理をしている模様。

　早朝4時の女性は、小学生の男の子2人の母で、早朝や家族が出払った時間に
　自宅で仕事しています。

　私も自宅では早朝に仕事をする派で、かつては午前2時の授乳時間を利用
　して、そのまま起きて朝まで仕事していたクチなので、何時にメールが来
　ても驚くことはありません。

　▼　相手に引かれない工夫
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　事情が分かり合う者同士であれば、深夜でも早朝でもメールのやり取りに
　抵抗はないのですが、日中仕事をしている相手に深夜1時とか2時に返信メ
　ールを送ると「大変ですね」と同情されたり、「大丈夫ですか？」と心配
　されることがよくあります。

　却って相手に気を遣わすことになるので、自分の活動時間が深夜でも、メ
　ールの返信は日中にするようにしています。

　もしくは、「私は朝型なので」と自分の活動時間帯を相手にもアピールし、
　深夜早朝のメールでも気にしないでくださいと伝えておくと、相手も気に
　しなくなります。

　人の眠っている間に仕事をすることが偉いわけでも、優れているわけでも
　ありませんが、その時間帯がメインの活動時間というケースは多々ありま
　す。

　いつでも時間を気にせずやりとりできるのがメールの利点の一つなので、
　その点はフルに活用しながら、相手に“引かれない”対応の工夫も必要と
　感じています。

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　【しごび】 の お す す め
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　パソコンのそばに置いて長～くお使いただきたい1冊！

　
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今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信状況を読む

　ある編集部の担当者は、メールの返信が1週間後というのが通常。

　先方が月2回発行の定期刊行物を抱えており、常に多忙なためか、メール
　の返信までの間が長く、こちらからメールを送っても、返信されてくるの
　は5日から1週間後です。仕事が一段落する（らしい）週末や週明けに決
　まってメールの返信があります。

　最初は、「こちらからのメールが届いていないのだろうか…」と不安にな
　りましたが、何度かやりとりをするうちに、これが相手のペースなんだと
　気づきました。なぜなら、同じ部署の他の担当者も、やはり同じようなペ
　ースでメールが返信されてくるからです。

　その代わり、メールの内容に無駄がなく、次の指示が的確にまとめて示さ
　れるので、こちらは次の返信までに作業を進めておくことができます。

　一般的な事例ではありませんが、このように相手の状況と返信ペースを知
　っておくと、やきもきすることもなく対応できます。

　▼　即レスには即レスで
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　逆に、メールを送ると数分後には返信があるような「即レス」派の相手の
　場合は、返信があるときが相手がパソコンの前にいるときなので、こちら
　も即時に反応しで一気にやりとりをします。

　相手が確実にパソコンの前にいることが分かっているので、メールでなく
　電話のやりとりで用件を済ませてしまうことも。

　自分の返信ルールを設けるだけでなく、相手の仕事のサイクルや状況、反
　応の速さを読み、それに合わせたやりとりをするのもメールの効率を上げ
　る一つの方法ではないでしょうか。

今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　催促せずに待つ
　
先日、こんなことがありました。

　来週予定している小学校PTA役員会の出欠確認を、男性役員全員に携帯メ
　ールで送信しました。

　いつもは、その日のうちに誰か一人くらいから返信があるのに、なぜか誰
　からも返信がありません。

　「よもや送信されてないのでは？」と送信履歴を確認すると、送信ミスで
　はなさそう。

　メールを送ったのが金曜の午後だったので、「週明けでないと予定が分か
　らないのかな？」「土日に地域の行事があるから、みんな忙しいのかも…」
　と、月曜まで待つことにしました。

　すると、日曜日の夕方から月曜にかけて、「返信遅くなってすみません」
　と相次いで返信がありました。

　男性役員は全部で5人。5人全員から、送信した金曜と翌日の土曜に音沙汰
　がなく、少々不安になりましたが、予想通り、週末で予定が定まらなかっ
　た人が多く、週明けに次々と返信がありホッとしました。

　▼　催促する前に、待ってみる
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　こういうとき、プライベートなメールだと、「さっきメール送ったんだけ
　ど、届いた？」とつい探りを入れてしまい、相手にうるさがれることがあ
　ります。

　上記の役員へのメールは急を要すものではなく、確認のためのメールだっ
　たので「待つ」ことができました。

　月曜まで待って返信がなければ、再度メールを送るか、会長に出欠のとり
　まとめをお願いしようと考えていました。

　このように相手の状況が予測できる場合は催促せずに、少し待ってみるゆ
　とりも必要と感じます。

　ですが、悠長に待ってはいられない、すぐに必ず返信が欲しいという場合
　は「○日○時までにご返信をお願いします」と、期日を示しておくことを
　お勧めします。

今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 　＜ 返信のタイミング ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　即レスばかりとは限らない

　メールの返信。送信した後、数分後には返信がある人、数日後に返信があ
　る人と、さまざまです。

　返信は早いに越したことはありませんが、
　・相手の仕事状況（繁忙か、ゆとりがあるか）
　・仕事（生活）のサイクルや習慣
　・職種（内勤か、外出が多いか）
　に影響される部分もあるので、私自身は相手に合わせることと、状況に応
　じた判断で返信のタイミングをコントロールしています。

　メールではらちがあかないと思う時は、電話や対面に切り替えることもあ
　りますし、急を要することがない場合はメールといえども気長に返信があ
　るまで待つこともあります。

　相手の返信状況をみて、反応が早い人にはリズムを合わせたり、反応に間
　がある人には用件を忘れないように、その都度内容を確認しながらやりと
　りする、といった相手に合わせた返信を工夫することも。

　ビジネスメールの場合、遅くとも「24時間以内の返信」が基本と考えます
　が、すべてのケースがそれに当てはまらないこともあります。
　
　返信が早い相手、遅い相手、返信に規則性のある相手、ムラがある相手、
　急ぐ場合とそうでもない場合……など

　今週は、相手に合わせてどのように返信・対処するかを考えていきたいと
　思います。