今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信のタイミング（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信状況を読む

　ある編集部の担当者は、メールの返信が1週間後というのが通常。

　先方が月2回発行の定期刊行物を抱えており、常に多忙なためか、メール
　の返信までの間が長く、こちらからメールを送っても、返信されてくるの
　は5日から1週間後です。仕事が一段落する（らしい）週末や週明けに決
　まってメールの返信があります。

　最初は、「こちらからのメールが届いていないのだろうか…」と不安にな
　りましたが、何度かやりとりをするうちに、これが相手のペースなんだと
　気づきました。なぜなら、同じ部署の他の担当者も、やはり同じようなペ
　ースでメールが返信されてくるからです。

　その代わり、メールの内容に無駄がなく、次の指示が的確にまとめて示さ
　れるので、こちらは次の返信までに作業を進めておくことができます。

　一般的な事例ではありませんが、このように相手の状況と返信ペースを知
　っておくと、やきもきすることもなく対応できます。

　▼　即レスには即レスで
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　逆に、メールを送ると数分後には返信があるような「即レス」派の相手の
　場合は、返信があるときが相手がパソコンの前にいるときなので、こちら
　も即時に反応しで一気にやりとりをします。

　相手が確実にパソコンの前にいることが分かっているので、メールでなく
　電話のやりとりで用件を済ませてしまうことも。

　自分の返信ルールを設けるだけでなく、相手の仕事のサイクルや状況、反
　応の速さを読み、それに合わせたやりとりをするのもメールの効率を上げ
　る一つの方法ではないでしょうか。