今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　＜ 結びの文 ＞
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語るより伝える

▼　メールはスリムなほどいい
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メールでは、手紙文のように「拝啓」に始まり、時候のあいさつを経て本
題に入る、という儀礼的な書き出しは必要ありません。

むしろ、送信する相手の名前を正しく書き、初めてメールを送信する相手
には自己紹介する方が大切です。あいさつ文も「いつもお世話になります」
「先日はお疲れさまでした」など手短なフレーズにし、本題につなげるほ
うがスマートですね。

特に、ビジネスメールは「語る」ものではなく「伝える」もの。

儀礼的、形式的な記述はできるだけ省き、用件だけを簡潔に。一回のメー
ルの文書容量を小さくすることを心にとめておきましょう。

▼　結語はいらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書き出しに呼応して、結びの文も簡単でよく、社内メールであれば「以上」
と結んで署名を入れるというパターンで十分でしょう。

手紙文のように最後に相手の健康や繁栄を表す文章を記し、「敬具」や
「草々」などの結語で締めくくる必要はありません。

それよりも自分が何者であるかを示す署名を忘れずに。ビジネスメールの
場合は署名に連絡先、所属部署名などもあったほうがいいですね。いちい
ち名刺を見返さなくても、メールの署名で電話やFAXができます。

手紙のような終わり方にしないと気分的におさまりが付かない、と感じて
いる方もいるでしょう。文章全体を感じ良く締めくくれる最後の一文を知
っておけば解決できます。

今週はメールの末文、結びのフレーズについてどんなパターンがあるかみ
ていきましょう。

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今週のテーマ、メールの件名についての最終回です。

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メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　　　　　＜ 件名考（5）＞
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件名の最適化

▼　件名の留意点
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件名を最適化するポイントを挙げてみましょう。

●件名を見れば、メール本文の内容の察しがつく件名に
「お知らせ」よりも「メールアドレス変更のお知らせ」
「搬入の件」よりも「11月14日の搬入時間変更の件」

●長すぎず短すぎず、本文で一番伝えたいことに的を絞って書く
「お礼」よりも「ご招待のお礼」「ご招待ありがとうございました」

●【重要】【至急】など、アピール度を高める記号の活用
【重要】契約更新について

●個別ではなく会社でアドレスを共有している相手には、名前を明記する
など、区別しやすい工夫を。
山本様　見積り依頼の件　　…　相手の名前を明記する場合
見積り依頼の件（神垣）　　…　自分の名前を明記する場合

●本文が長文になる場合は、件名に添えておく。
11月10日会議　議事録（長文）

▼　後回しにされない件名を書くには
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
見逃したり、後回しにされない、すぐに開封したくなる件名を書くには、
日ごろからポイントを要約する習慣をつけることです。

新聞の見出し、雑誌のタイトル、テレビニュースのフィリップなど、日ご
ろから意識して読んでみましょう。要約の仕方のなによりのお手本になり
ます。

件名に関連して注意したいのが、メールヘッダ部分の「送信者」名の設定
です。

ハンドルネームや略称では、スパムメールに間違えられやすいです。本名
をフルネームで、あるいは会社名や屋号をきちんと設定しておきましょう。

あやしいメールも送信者名をチェックすれば、大体察しがつきます。

スパムメールに多いのが、ヘッダの「送信者」部分がメールアドレスにな
っているケース（特に「info@XXXXXX.com」という形式で、「XXXXXX」の
部分に適当なアルファベットを並べ替えているパターンが非常に多い）。

スパムメールを反面教師に、それと間違われないような送信者名、件名を
工夫しましょう。

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今週は、メールの件名について考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　＜ 件名考（4）＞
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返信時の件名

▼　「Re:」の後、どうする？
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受け取ったメールに返信する際の「Re:」以降の件名。これもあなどれま
せん。

「Re:」に続く件名がそのままでよいか、変えたほうがよいかは、やりと
りの内容によりケースバイケースで判断を。

件名どおりの話題でやりとりが続く場合は、件名もそのままで。やりとり
していくうちに本文の内容が件名以外の話題に移った場合は、本文に合わ
せて件名も書き換えたほうが、後で読み返したり探すときに混乱しません。
本文の冒頭で、件名を変更したことを書き添えておくといいですね。

携帯メールで返信が続くと「Re:Re:」が繰り返されていきます。この場合、
私は余分な「Re:」を消去したり、件名を替えるようにしています。
「Re:」が続くと単純に煩わしいからです。

▼　件名にも気を配る
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「こんにちは」「よろしく」といった抽象的な件名は、本文の内容に沿っ
た件名に書き直してもよいでしょう。私は「質問」という件名のメールに
は、「ご質問への回答」「質問にお答えします」という件名にして返信し
ています。

相手から返信されることを考えれば、なおのこと自分が件名を書くときも
配慮が必要だと気づきます。

抽象的な件名は、自分本位な感覚で書いていることが多いです（相手のこ
とが見えてない状態ですね）。私的なメールはともかく、ビジネスメール
の返信は件名への配慮もお忘れなく。

スパムメールにも件名に「Re:」をつけたものがありますね。「Re:問い合
わせ」「Re:資料請求」ときたら、つい開封してしまいそうになります。
敵もさる者、よく考えてます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　＜ 件名考（3）＞
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件名の統一

▼　統一すると検索しやすい
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メールは受け取った時点ですぐ開封するとは限りません。

メールを受信時に振り分け設定し、専用フォルダに保存する場合もありま
す。開封済したメールを残しておいて、後で検索することも。

そのような場合、件名に一定の規則性を持たせることが必要になってきま
す。

たとえば【請求書番号XXXXX】「注文番号　NO.XXX　について」などとし
ておけば、後で検索しやすいですね。

▼　あなどれないメルマガの件名
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メールマガジンのタイトルも、基本フォーマットをあらかじめ設定してい
る発行人が多いと思います。

このメルマガも通常は件名の最初に【仕事美人のメール作法】がくるよう
に設定しています。

たまに、ショートバージョン用の件名として「【しごび】ミニ！」として
いたのですが、読者から「振り分けられないので統一して！」とメールを
いただいたことがあります。以来、統一するようにしています。

メルマガを数日後に一気読みする時は、ツールバーの「表示」→「並べ替
え」→「件名」を選択します。こうすると同じメルマガを配信日順にまと
めて読むことができ、便利です。

逆に、スパムメールを排除する時も、同じ件名でくるものはメッセージル
ールで特定し「削除」に設定しておくとよいでしょう（例えば「未承諾広
告」と件名にある場合）。

余談ですが…。
米国での2003年の迷惑メールの件名トップは「Viagra online」。バイア
グラのオンライン販売メールだったそうです（米AOL発表）。

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今週は、メールの件名について考えます。

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メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　　　　　　　＜ 件名考 ＞
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具体的に書く、とは？

▼　単語だけじゃダメ！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「風呂」「めし」「寝る」で通用するのは、ひと昔前の亭主関白なご家庭
だけ。最近では「自分でしてちょうだい！」と返されかねません。

「水」「ごはん」「おやつ」と自分の要求を単語でしか言わない子ども。
「水ちょうだい」「ごはんをお代わり」「おやつが食べたい」。何をどう
したいのかしつけないと、今度は子どもが関白亭主予備軍です。

メールの件名もこの調子で「会議」「お知らせ」と単語だけ並べたのでは、
相手には「どの会議か」「何のお知らせ」なのか見当がつきません。幾つ
もの会議を抱え、複数の通知が届く多忙な相手ならなおさらです。

▼　ポイントから先にまとめる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

「ひと目でわかる件名」はメール作法の基本。短ければ良いのではなく、
「いつ」「何を」「どのように」という必要事項が端的にまとめられてい
ることが重要です。

上記の例も、「11月10日の会議」「契約更新のお知らせ」と一歩踏み込ん
で明記すれば「ひと目でわかる件名」になりますね。

メール本文を結論から先に書くと分かりやすいように、件名もポイントに
なることから先に書くとよいでしょう。

雑誌で言えばタイトル、新聞で言えば見出しに相当するのが件名です。自
分だけにがわかる件名、一人よがりな件名になっていないか、送信前に確
認を。

自分の都合で書く手間を省くか、相手に伝わるように手間を惜しまないか。
この違いは大きいです。メールの件名にもその人の仕事への姿勢が表れま
す。

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【しごび】からお知らせ
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またもや広島限定情報ですが…

12月10日、広島に“きもの美人”が集います！
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【 ひろしまきもの遊び　きもの de クリスマスパーティ 】開催！

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きもので集って国際交流！　きもの好きなかたと日本文化に触れたい海外
のかたとを結び、交流を深めることが目的のパーティです。年の瀬、きも
のでちょっとおめかしして楽しみましょ。

●と　き　：　2005年12月10日（土）
◆受付　18：30～　　◆開始　19：00～
●ところ　： 広島アンデルセン　2Ｆキッチンフロア
（広島市中区本通7-1）
●会　費　：　4,500円（食べ放題・飲み放題）

わたくし神垣ももちろん参加します！
カップルやお友達同士でぜひ、いらしてくださいね。

今週は、メールの件名について考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　　＜ 件名考 ＞
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スパムに負けない！

▼　スパムメールも考えている！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「まゆです」「あやです」「沢井です」。

これ、すべて出会い系サイトの勧誘メールの件名です。いずれも知ってい
る人の名前だったので、つい開いてしまいました。

「メール見たよ」「どう思う？」という件名のスパムメールも引っかかり
そうになりました。逆に、メルマガ仲間から「お待たせしました」という
件名のメールがきても、それと気づかず、うっかり削除しそうなりました。

最近のスパムメールは巧妙になっていて、いかに開封しやすい件名にする
か心血を注いでいるのがよくわかります。あなたの元へも、紛らわしいス
パムメールが毎日のように届いていませんか？

▼　スパム扱いされないために…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
件名一つもよく考えて書かないと、スパムメールを混同されゴミ箱行きと
いうことになりかねません。

以前は「ご連絡」「重要」などでも通用していましたが、現在はスパムメ
ールにも同様の件名が多いので紛らわしくなっています。

「こんにちは」「お世話になっております」という件名は、スパムに間違
われると言うより、通常使っていても読むのが後回しにされやすい件名で
もあります。

では、すぐに開封される件名はどのようなものでしょうか？　一つには、
具体的な要素を添えること。例えば、「11月7日の定例会のお知らせ」
「【重要】振込先変更について」といった具合です。

今週は、改めて件名について考えたみたいと思います。

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