今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 気になる敬語（2）＞
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「ご覧になられていました」

今週は、気になる敬語の使い方について
例を挙げて取りあげています。

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山田部長は事前に先方の資料をご覧になられていました。
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上記の文例も前回と同様に、二重敬語になっています。

「見る」の尊敬語は「ご覧になる」。
その過去形は「ご覧になっていた」ですが、

上記の文例では、それに
尊敬の「～られる」を付け加え、
「ご覧になられていた」となっています。

上記の文例は
—————————————————-
山田部長は事前に先方の資料をご覧になっていました。
—————————————————-
とするのが適切です。

過去形の文を敬語に変換する際、
余分な尊敬語を付け加えて
二重敬語にしてしまう傾向があるので
注意が必要です。

「資料を見ますか？」の尊敬語は
○　資料をご覧になりますか？
×　資料をご覧になられますか？

過去形の「資料を見ましたか？」の尊敬語は
○　資料をご覧になりましたか？
×　資料をご覧になられましたか？

尊敬の「～られる」を付けると、
なんとなく敬語として収まりがよく感じられますが、
敬語を重ねて使う方が丁寧というわけではありません。

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　　　 ＜ 気になる敬語 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「おっしゃられていました」

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山田部長が会議は15日でよいとおっしゃられていました。
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上記の文例は
「おっしゃっていました」とすればよいのに
尊敬の「～られる」を付け加えてしまっています。

「言う」の尊敬語は「おっしゃる」。
その過去形は「おっしゃった」です。

このように、既に敬語に変換されている言葉に、
さらに尊敬の「～られる」を付けると
二重敬語になります。

上記の文例は
—————————————————-
山田部長が会議は15日でよいとおっしゃっていました。
—————————————————-
とするのが適切です。

「おっしゃられる」のほかに
「いらっしゃられる」も同様の間違いです。

「いる」や「来る」の尊敬語として
「いらっしゃる」を使いますが、
それに尊敬の「～られる」を付け加える必要はありません。

過去形にする場合も
「部長は会議室にいらっしゃいました」
「昨日、社長が本社へいらっしゃいました」
のように「いらっしゃった」「いらっしゃいました」とするのが
適切です。

今週はこのように
気になる敬語の使い方について
例を挙げて取りあげていきます。

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ メール文の工夫（5）＞
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返信を確実にする結びの工夫

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案をしてきました。

メールの最後は
「それでは、よろしくお願いいたします」
というフレーズで結ぶことが多いです。

しかし、返信を要する場合は、
その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

「それでは、ご返信をお待ちしております」

「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

この日までに返信をしてほしいという場合は
下記のように期日を明記しておきましょう。

「6月12日（月）中にご返信をお願いいたします」

返信期日までにあまり時間がないときは
上記の一文の前に
「恐れい入りますが、」
「勝手を申しあげますが、」
を添えます。

必ず返信する必要はないが、
何かあればいつでもどうぞ、という場合は

「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

という一文を使います。
その際「お知らせください」の前に
「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
相手は好印象を持つでしょう。

紋切り型のフレーズで済ませず
臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ メール文の工夫（4）＞
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見た目を整える

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

本文の工夫としては
「見た目」を整えることが挙げられます。

読みやすさ＝見やすさ
でもあるからです。

分かりやすい文章を書くことはもちろんですが
・適度な改行
・箇条書き
を取り入れ、情報を整理してみましょう。

例えば、下記のような文章はどうでしょうか。
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○○市、○○商工会議所と○○大学産学・地域連携センターでは、独創性
ある技術やアイデアで起業しようとする学生・社会人及び起業後間もない
ベンチャー経営者に対して、会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作
成等、起業に必要な体系的な知識の教育と併せて、実社会で活躍中の経営
者・起業家による実践的な経営論を含む総合的な「○○創業塾」を2017年
6月X日から1カ月間、全10回開講します。
——————————————————————

文章に必要事項は盛り込まれていますが
整理して「見た目」を整えることで、
もっと分かりやすくなります。

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「○○創業塾」開講のお知らせ

開講：2017年6月X日～7月X日（全10回）

対象：・独創性ある技術やアイデアで起業を考えている学生・社会人
・起業後間もないベンチャー経営者

内容：・起業に必要な体系的な知識の教育
（会社設立方法、資金調達、ビジネスプラン作成　等）
・実社会で活躍中の経営者・起業家による実践的な経営論

主催：○○大学産学・地域連携センター
共催：○○市、○○商工会議所
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このように視角的な効果を考慮して情報を整理すれば
ポイントが伝わりやすくなります。

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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ メール文の工夫（3）＞
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返信メールでも最初に趣旨を

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

返信のビジネスメールでも、最初の1行で
「何について」のメールかを明らかにすると
分かりやすいです。

例えば
質問への返答メールであれば
「質問への回答ですが・・・」
「○○についての質問に回答します」
といった具合です。

通常のメールの返信では
「ご連絡をいただき、ありがとうございます」
で始める場合が私は多いです。

「ありがとうございます」の前を
「早速、資料をお送りくださり、」
「早急にご対応いただき、」
としてもよいでしょう。

返信が遅くなってしまった場合は
「返信が遅くなり、失礼いたしました」
という前文も使います。

相手に詫びる場合は
「○○の件でご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした」
とします。

「ご迷惑」を「ご心配」としてもよいでしょう。

自分から送信する場合も
相手のメールに返信する場合も
まずは「何についてこれから述べるのか」
最初の一文で趣旨を説明することを心がけましょう。

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冒頭でメールの趣旨を伝える

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

ビジネスメールの本文は結論から書くのが定番です。
その際、最初の1行で
「何について」のメールかを明らかにすると
分かりやすいです。

例えば
質問のメールであれば
「○○の不具合についての質問です」。
客先や目上の相手には
「○○について質問がございます」
「○○についてお尋ねしたいことがございます」
とします。

確認のメールであれば
「6月6日のセミナー参加費について確認ですが」
あるいは文末を「確認させてください」で一度切ります。

通知であれば
「申請書の提出期限についてお知らせします」。

このようにメールで
「何を聞きたいのか」
「何を知りたいのか」
「何を知らせたいのか」
を冒頭に示すと、
読む側も何について応えればいいのかが
はっきりします。

件名をメール本文の用件がひと目で分かるようにするのとも
連動しますが、

メール本文の最初に
これから述べようとする趣旨を書くと
無駄がなく、相手に伝わるメールになります。

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