今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 代理のメール（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　添付ファイルについて

上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…

まず、名を名乗ります。次に
所定のファイルを送る旨を相手に伝えます。

このとき
「○○（上司の名前）から指示がありました
△△のファイルをお送りします」
と上司から指示があったことに触れてもいいですし

すでに上司から先方に、部下からファイルを送付することが
伝わっているのであれば
「△△のファイルをお送りします」
と簡潔に伝えてもよいでしょう。

私が取材先で担当者にお願いしたファイルが、
他のスタッフのかたから送られてきたケースを2例ご紹介しましょう。

▼事例1
——————————————————————
神垣　様

お世話になります。
□□□□（社名）○田（名前）です。

弊社○○（上司の名前）より指示があり
XXX構成図と顔写真送付のデータを添付いたします。

サイズは145×75mmで作成しています。
イラストレーターデータと一緒に、
見本でPDFもお送りします。

疑問点等ございましたら、ご連絡いただければと思います。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

——————————————————————
上記のようにデータの詳細に触れておくと
確認する時に役立ちます。

▼事例2
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神垣あゆみ様

本日の取材では大変お世話になりました。

XXXの活動写真を数枚お送りいたします。
ご確認いただき、不足であればお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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事例2のメールは取材後、すぐに送信されていました。
このように間をおかず対応する場合は
「上司の指示により…」という一文はなくても問題ありません。

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今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 代理のメール（2）＞
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名を名乗る

上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…

基本はまず、名を名乗ることからです。

上司が相手に「社の者からファイルを送らせます」と伝えている場合でも
直接本人からではない旨を知らせるために
どこの会社の、誰であるかを述べます。

このとき、気をつけたいのが
メールソフトの「差出人」名です。

社名と名前が入力してあれば問題ないのですが
ローマ字書きの個人名だけというケースも意外と多くあります。

メールを受信する際、件名と同時に差出人名もチェックするので
「何？」「だれ？」とすぐにはわからないような差出人名にしておくより
社名と氏名がすぐに分かるようにしておくとよいでしょう

個人名だけだと、迷惑メールに間違われやすいです
（Gmail は最初に差出人名が表示されるので、注意を）。

必要ファイルをメールで後ほど送るということが
相手と上司の間で了解済みであれば
最低でも会社名が表示されれば、理解してもらえます。

代理でメール送信するときに限らず
仕事で使うメールは、素性がわかりやすい設定にしておくことポイントです。

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今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 代理のメール ＞
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メールの代筆

読者のかたから次のようなメールをいただきました。
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ここ数日の間に何度も困ったメール作法があります。
それは、『上司から依頼された代筆メール』なのです。

上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っといて」と
頼まれることがちょくちょくあります。

お送りする相手の方とは面識がありませんので、
私が誰で、上司から頼まれてお送りしている…ということを
できるだけ簡潔に、なおかつ丁寧な文章で書くよう心がけています。

現在、件名は「○○を添付しています（××事務所）」とし、
本文に「○○（上司の名前）から指示を受け～・・・」と書いています。
他にスマートな書き方があるのではと思うのですが…。

とても気を遣い、時間もかかってしまいますので、
このタイプのメールにも自信が持てるようになりたいです。
よろしければご教授くださいませ。
（読者　Y.Kさん）
——————————————————————

私自身は、上司の代理でメールを送るという経験はないのですが
対面した相手と同じ会社のかたから代理のメールを受け取ったことは
何度かあります。

最近、そうした代理のかたからいただくメールが
増えてきたように思います。

おそらく、文書やデータのファイルを管理している担当者や部門が別にあり、
直接、そうした管理者や部門から情報が送られてくることが
多くなったからかもしれません。

Y.Kさんからのメールと時期を同じくして、他の読者のかたからも
対外的に代理でお詫びのメールを送ることになり、困った
という旨のメールをいただいています。

状況はいろいろあると思いますが、
上司の代理や担当者の代わりにメールを送信するというケースが
少なからずあるようです。

基本的には、Y.Kさんが書いている対応で問題はないと思いますが
今週は、代理メールで気を付けるポイントなどを紹介していくことにします。

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【しごび】か ら お 礼
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キャンペーン期間にご購入くださったかた、
本当にありがとうございます。

再度の告知にご協力くださったかたにも
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今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 印象づけるメール術（5）＞
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言葉遣い

仕事を通じて受け取るメールで、心に残るメールというのは
言葉遣いが丁寧で、日本語が美しいメールに尽きるような気がします。

当メルマガの読者からいただくメールも
年々水準が上がってきていて、
メールで持った好印象が、直接お会いしたときと
ぶれないかたが増えてきたように思います。

文字量とか、表現力はあまり関係なく
好印象を与える言葉遣いができる人というのは
日々、より良い文章が書けるよう
謙虚に学ぶ姿勢がある人なのかもしれません。

結局、美しい日本語というのは
意識的に自分が気をつけていないと身につかないからです。

自分をよく見せようとか、格好をつけるためではなく
お互いが気持ちよくやり取りすることにポイントを置いて
書いているかが、文章にも表れてくるように感じます。

虚勢を張っている人というのは
見ても、読んでも、やはりわかってしまうからです。

メールというのは普通に思ったままを書くと
書き手が思う以上にそっけなく、冷たく感じられるもの。
ですから、ほんの少しだけ気持ちを入れると
文章全体が和らぎます。

この「ほんの少しの気持ち」を込めることが
実は意外と面倒。だから、習慣にするしかないんです。

私は毎日のメールのやり取りを通して
人のメールで学ぶことが多いです。

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今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 印象づけるメール術（4）＞
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悪い印象を与えるメール

良い印象付けができればいいのですが、
その逆で印象付けてしまうこともあります。

たとえば
件名を書かない、質問に回答してもそれっきり、
ムラのあるメール（暇なときはメールで語り、忙しい時は返事無し
というような）などがそれにあたります。

携帯メールで困るのは、自分の名を名乗らず送られてくるメール。
アドレスが特殊（名前や社名以外の言葉の羅列で長い）で
誰からのメールか判別できないことがあり、
そのままやり取りが続き困惑したことがあります。

無駄なCCや、話せば済む用件までメールで送られてくるケースは、
半ば習慣化している場合もあり、本人だけが気付かないということも。

人のふり見て、わがふり直せで、
これはいただけないな、というメールを受信すると
自分でそうならないように気をつけています。

ただ、伝達手段をメールをメインにしているか
電話などメール以外をメインにしているかでは
メールの質、内容が変わってきます。

編集関係の知り合いには電話メインの人が多く
文字を扱う仕事をしていても、
驚くほどメールに対してウブというか
慣れてない人もいます。

そのような場合は、「メールに不慣れな相手」と理解して
細かいことに目くじらをたてないように
対応することにしています。

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今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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短いメール

経営者や管理職のかたからのメールによく見られる傾向が
メールの文字量が少ない、短文であるという点です。

おそらく一日のメールの処理量が多くなるほど
返信するメールのボリュームも少なく、
内容もタイトになっていくのかもしれません。

かといって、言葉づかいはいたって丁寧。
ただ、用件のみの返答で無駄がないところが共通しています。

私の客先の経営者や管理職の方々も、大半がこのスタイルです。
3行以内のメールがとても多いです。

中には改行なしで、詰め打ちしているかたもおられますが
行数が短いと、それほど読みづらさも感じません
（これが長文だと非常に読みづらいですが…）。

私自身はメールに限らず、文書や原稿なども
ついつい余分にあれもこれもと書いてしまう傾向が強いので
こうした的を射た短文メールを受け取るたびに勉強になります。

短文なのに感じが良いメールというのは
言葉や表現の引き出しが多いということにつながるのかもしれません。

「わかりました」より「承知しました」
「いいです」より「差し支えありません」

このように、言葉を知っていれば、同じ内容のことを書いても
受ける印象が大きく変わります。

短文のメールは余計なことを書かない分
言葉づかいに気を配る必要がありそうです。

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