今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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仕 事 の メール 作 法　 　　　　　　＜ 印象づけるメール術 ＞
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参加申し込み

今回の【しごび】読者の集いでも感じたことなのですが…

会合やオフ会などの集まりで参加申し込みをする際
特にお互い初めて対面する場合には

参加申し込みメールに名前や連絡先などの必要事項のほかに
その人の特徴を示す要素が何か書き添えてあると
実際に対面する時に印象に残りやすいと思いました。

会社名や所属部署名だけでも十分なのですが
どんな仕事をしているとか
自分でメルマガを配信していたり、ブログを書いているとか

カジュアルなオフ会であれば
出身地とか、趣味や関心事などでも
いいと思います。

実際に対面すれば、自己紹介でわかることでも
事前に、参加者名簿に補足できるちょっとした情報があると

特に参加者の多い集まりの場合は
すぐに“その人”と判別することができ、
話すきっかけになります。

今回の読者の集いでも
「利き酒師です」というひと言があった一方
「お酒が苦手でも参加できますか？」という質問もあり
どちらの参加者も印象に残りました。

「普段着でいいですか？」「○歳ですが、参加していいですか？」
という質問も、その人を覚えるきっかけになります。

メールに限らず、説明会など、人が複数集まる場では
積極的に質問すると目立つので
自分をアピールしたい場では私もよく質問をすることにしています。

なくてもいいけど、あるとわかりやすい
メールにそんなひと言を添えておくと
対面する時に少しだけ人より差をつけられる気がします。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(5) ＞
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「～まして・～ませんで」

丁寧に表現しようとするあまり、話し言葉と書き言葉がごっちゃに
なってしまうことがあります。

例えば、昨日例に挙げた「～しておりまして」のほかに
文と文をつなぐときの「したがいまして」「続きまして」も
会話調に傾きすぎた表現です。

「したがって、当社では・・・」
「続いてご確認いただきたいのが・・・」
のように「したがって」「続いて」とする方が文字数も短く、
文章としてもすっきりします。

「ご多忙にもかかわりませんで」というのも表現としておかしいです。
「ご多忙にもかかわらず」「雨にもかかわらず」「遠方にもかかわらず」
のように、「かかわらず」は半ば慣用句として使われている言葉なので、
「かかわりませんで」でという言い換えは不自然。

「ご多忙にもかかわらずご参加いただき・・・」
「ご多忙のところ、お越しいただきありがとうございます」
とするとしっくりきます。

「先方によりますと」の「～によりますと」も話し言葉が混じった表現です。
「先方によると」「担当者の話では」と短く言い換えることができます。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(4) ＞
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「～しており」

「ただ今問い合わせが殺到しており、対応に追われておりまして、
入荷の予定が未確認です」

上記の文にある「～しており」は一文を長くする原因となるフレーズです。
「～しており」で文をつなげてしまうと、前後の文章の関係（どちらが主・
従か）もあいまいになりがちです。

「～しています」「～していました」と一度、
文を切るとすっきりします。

「ただ今問い合わせが殺到し、その対応に追われております。
申し訳ないのですが、入荷の予定は未確認です」

上記の文例は、一度文を切ることで、現状を伝えるだけでなく、
「入荷予定が未確認」という事実を「申し訳ないのですが」という
恐縮する気持ちとともに伝えることができます。

この後「すぐ確認しますので、今しばらくお待ちください」と続けることで
単に事実だけを伝えるのではなく、
次の対応を知らせ、相手に安心感を与える一文にすることができます。

丁寧に伝えようとして「～しておりまして」と表現することがありますが
文章をいたずらに長くするだけなので、控えた方がよいでしょう。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ すっきり言い換える(3) ＞
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「など」

複数のものや複数であることを示す時に使う「など」。
便利なので、つい使いすぎ、下記の一文のようになることがあります。

「基礎知識、事例、統計などの情報や、研修や講演会などの案内などを紹介」

このように言葉を列挙する時に「など」を使いがちです。

「など」に限らず、同じ言葉を一文に多用するとくどくなります。
省略して、すっきりさせてみましょう。

「基礎知識、事例、統計などの情報や、研修、講演会の案内を紹介」

この場合、具体的に挙げる言葉がなければ、「など」の代わりに
「基礎知識、事例、統計といった情報」と言い換えることもできます。

「このほかにもある」という意味で「など」を使いますが
具体的に挙げきれないために「など」でひとくくりにする場合以外は
「など」がなくても概ね、意味は通じます。

「など」を多用することで、文章全体の意味がぼやけるので
注意が必要です。

「先方に確認するなどして、対処をお願いします」

この一文も「など」は不要。「確認して」で十分意味は通じます。

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今週は、メールの文章をすっきりさせるコツについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ すっきり言い換える(2) ＞
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「～することにしています」

・当初、開催することにしていましたが、
都合により中止することにします。

・従来、○○を利用することにしていましたが、
明日からは△△に切り替えることにしています。

上記の例文には「～することにしています」が続けて使われています。

「～することにしています」は、どちらかといえば、
今後の方針や予定といった確定的でないことを述べるときに使われる表現。

ほぼ確定し、実施される事柄に使うと、
まどろこしく、文章全体が冗長な印象になるので
「中止します」「切り替えます」と言い切る方がすっきりします。

「～することにしています」は、文字量も長いので
「～の予定です」「～の方針です」と言い換えてもよいでしょう。

上記の例文を言い換えると次のようになります。

・当初、開催する予定でしたが、都合により中止します（となりました）。

・従来、○○を利用する方針でしたが、明日からは△△に切り替わります。

ほぼ実施が確定していることに「～することにしています」を
使いすぎると婉曲を通り越し、他人事、あやふやな印象を与えるので
注意が必要です。

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