今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ ちょっとした気配り（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
返信への配慮

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

頻繁にやり取りがある客先から届くメールには
仕事の依頼のメールの
文末にいつもこんな記述があります。

「不明な点や、納期が厳しい場合は
ご連絡をお願いします」

商材紹介の記事を毎月10～20本書いて納品している客先なのですが
商材別の原稿依頼メールが週に何回か送信されてきます。

頻繁にメールのやり取りをしているので
「何か問題があるときだけ連絡してね」という旨の上記のメールは、

受け取る側としては
依頼があるたび「拝受しました」「承りました」というメールを送る必要がなく
ありがたく思っています。

▼通常のメールの流れ
客先→自分　仕事依頼
客先←自分　依頼へのお礼または承りましたメール
客先←自分　原稿提出

という流れですが

▼この客先とのメールの流れは…
客先→自分　仕事依頼
客先←自分　原稿提出

この一往復でやりとりが済むというわけです。

もちろん、受注する側としては
その都度、「承りましたメール」を送るのが基本です。

特に、やり取りの回数が少ない相手から
連絡や添付でファイルが送信されてきたような場合は
「拝受しました」「確認しました」「承りました」と
知らせることで、
相手はちゃんとメールが届いたことを確認でき、安心します。

相手とのやり取りの頻度によって
メールを送る必要がある場合とそうでない場合があることを知り
相手の手間を減らすひと言
相手を不安にさせない対応
を工夫したいですね。

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

今日は、なぜか「広島名物」を紹介する雑誌で取材を受けます・・・。

メールは1分で返しなさい
著者：神垣 あゆみ
販売元：フォレスト出版
発売日：2009-03-05
おすすめ度：
クチコミを見る

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ ちょっとした気配り（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
依頼の仕方

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

ある客先の担当者から、下記のような取材依頼のメールが送られてきました。
——————————————————————
○○の方から取材の件で電話がいっていると
思いますが、「△△△△△」というテーマで
取材が入っています。

取材先の代表者の都合を聞いていますので
取材をお願いいたします。

また、代表が運営する市民グループに関しては
ネットで調べておいてください。

一応、以下は代表者のの連絡先です。
——————————————————————

冒頭の「○○」さんは、同じ客先の先輩担当者です。
その方からの紹介で、このメールの担当者からも取材依頼があり
その文面が上記です。

文面から、まだ日の浅い新人担当者と想像しました。
取材に関するおおよそのことは書いてあるのですが

企画の意図や、原稿の文字数、提出期限など
書く側が必要とする具体的な情報報が足りず、
何回かやりとりをして
やっと全体像が把握できたからです。

先輩担当者からの原稿依頼のメールには
取材先の基礎データ（連絡先やURL）のほか
参考資料やページのラフデザインまで送られてきていたので
つい比較してしまい、不親切だな～と感じてしまいました。

同じ依頼でも、上記の担当者とその先輩担当者との違いは
依頼を受ける側（発注者に対して受注者）の立場で
説明ができているかどうかです。

この場合、取材するライターにとって必要な情報は？
という配慮があれば、一度のメールのやり取りで済んだ事柄でした。

仕事の依頼のメールでは
「相手が仕事に取り掛かる際に必要とする情報」に
思いがめぐらせるかどうかがポイント。

それができる人とは仕事が非常にやりやすいです。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ ちょっとした気配り ＞
◆─────────────────────────────────◆
署名の情報

読者から、次のようなお便りをいただきました。

＜読者からのお便り＞———————————————-

メールも何度かやりとりをすると、相手の方も慣れてきて、
名字だけで送られる方がいらっしゃいますよね。

でも、いただいたメールに対して、
「あ、これは電話で返事したい」と思った時に、
役職、電話番号がすぐに出てこないことがあるじゃないですか。

ことに私たちのような個人事業主は、
おつき合いする人も幅広いので、
お客様をいちいち電話に登録しませんから。

その度に、名刺をひっくり返したり、
最初のメールを探したりするのに時間がかかるんですよ。

どんなに慣れた相手でも、やっぱり仕事のメールには、
社名・部署名・フルネーム・電話番号
は必要だと思うのですが、いかがでしょうか？
（読者 R.Yさん）
——————————————————————

私もまったく同感です。

私のビジネスメール用の署名にも
郵便番号、住所、電話番号は必ず入れています。

メールでやり取りした後、郵便物を相手に送ったり
電話で連絡するとき
署名にこれらの情報があるとないのとでは
対応のスピードが全然違うのを
身を持って知っているからです。

罫線や記号で飾ったり、やたらとPRの多い署名より
住所や電話番号といった基本情報がきっちり書かれている
署名の方が、ずっとありがたいのです。

何度もやりとりする相手には
簡易な署名を、という考えもありますが

ビジネスメールにおいては
名刺に記載されている情報がメールの署名にも同じようにあると
受け取る側には重宝です。

このほかに内線の電話番号やスカイプ名などがあると
便利なことも。

要するに、自分に直接連絡できる手段を
署名にも明記しておく方が、情報も早く入るということを
気に留めておきたいものです。

今週は、このように
メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
述べていきたいと思います。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター