今週は、読者のかたからの質問にお答えします
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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                           末尾の「以上」

<読者からの質問>————————————————

末尾に下記一文を入れることについて、
個人的に少し“きつい”イメージがあり、控えがちです。

「以上、宜しくお願い致します。」や、
「以上。」

使用した方が、返信が重なったときなど
読みやすいとは思うのですが、

取引先に対して送る際など、失礼にはならないか
気になっていました
(頂くメールではしばしば見受けられるんですよね)。

神垣さんはどのようにお考えでしょうか?
ご教示頂ければ幸いです。

※因みに社内メールに関しては多用しています。
(読者 S.Fさん)
——————————————————————

「以上」には、文書や目録などの末尾に記して
「終わり」表す意味あいがあります。

メールで「以上」を使うのも
「用件はここまで」というのを明確にし、
確認する意味が込められていると思われます。

おそらく、社内メールで使われるのが主流だったものが
次第に対外的なメールでも使われるようになったのではないか
と推察します。

ただ、ビジネスメールで社外の相手に対して
文末が「以上」だけで終わってしまうのは
少々、そっけいない気がします。

相手とのやり取りの頻度や親密度にもよりますが
対外的なメールの文末を「以上」だけで終わらせるのは
抵抗があるので、私は言葉を添えるようにしています。

例えば、用件を書いたあと

「○○については以上です。
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」

という感じです。

「以上」で確認した用件について、相手にどうしてほしいのか
(確認とか対応)を述べて文章を結ぶようにすると
丁寧な印象を与えるのではないでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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夏休み、お子さんと一緒にご覧いただきたい映画です。

「The A-bomb ヒロシマで何が起こったか」

原爆について詳しく知らないかた、関心を持ち始めたかたたちに
「原爆とは何か」をわかりやすく説明する
入門編的な教育映画です。

上記のWebサイト上で動画がご覧になれます。

 

記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(4)
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                          名前の後の「拝」

<読者からの質問>————————————————

「しごび」VOL.1057 に「拝」についての記載があり、
関連する疑問を持っていたので、勇気を出してメールしました。

その疑問は、メールやハガキの差出人名の後に付ける
「拝」です。

「○○ 拝」のような差出人名を記載した
メールやハガキをたまに頂戴することがあります。
自分をへりくだって用いていると思われますが、
私は浅学なため知りませんでした。

少し調べてみると、ある手紙の書き方の書籍に、
自分の名前はフルネームが基本で
「拝」を付けると目上の人に対して失礼にあたる
と解説がありました。

しかし、それ以上の詳しい説明がなく、出典も定かではないので
正しい情報かよくわかりません。

私にとってよくわからない「拝」の所以を知りたく思います。
もし、「しごび」に取り上げていただけたら幸いです。
(読者 T.Tさん)
——————————————————————

VOL.1057 間違えやすい敬語として取り上げた「ご拝読いただき」
の記事に関連して、いただいた質問です。

記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < 読者からの質問(2)
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                            複数の宛名

<読者からの質問>————————————————

仕事でメールは必要不可欠なのですが あて名についてです。
以前  ○○会社 社長 △△様 という類の質問&回答はありましたが
下記のような場合、どのようにしたらよろしいでしょうか?

◇◇館長、○○課長、△△センター長、□□先生 あてのメールです。
複数あてですので、いちいち苗字+様とは入力しません。

私は ◇◇館長 様、○○課長 様、△△センター長 様
□□先生 とします。

以前、「殿」については、上から目線という回答がありましたし、
最近はあまり殿をつかわなくなりましたので、「様」とし、
先生の場合のみ ××先生というように区別しています。

御多忙とは存じますが、ご教示いただきますよう
よろしくお願いいたします。
(読者 Iさん)
——————————————————————

「館長」「課長」「センター長」といった役職名も
「先生」と同様に敬称なので、「様」は付けません。

もし、Iさんのように複数の人の宛名を羅列するのであれば

 ◇◇館長 ○○課長 △△センター長 □□先生

とする方が良いでしょう。

そのほかの書き方として
同じ内容の文書を上記の方々に送信(回覧)するのであれば
宛名を「各位」とするのも一つの方法です。

もし、そのメンバーを総称する呼び名があるのであれば
例えば
「○○協議会 各位」とすることもできます。

メンバーを総称する呼び名がない場合は
「関係各位」
としてもよいでしょう。

▼関連する記事

 

 
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今週は、尊敬語と謙譲語の使い分けについてです。
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メ ー ル の 敬 語                < 間違いやすい敬語
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                           尊敬語と謙譲語

敬語の間違いで多くみられるのが、尊敬語と謙譲語が混同され、
尊敬語を使うべきところで謙譲語を使っていたり、その逆だったりする
ケースです。
では、今一度、尊敬語と謙譲語の違いをおさらいしてみましょう。

尊敬語は、相手側の行為や状態を高めて、敬意を表す言葉です。

謙譲語は、自分側の行為をへりくだって表現したり、丁寧に表現したり
するときに使う言葉です。

尊敬語、謙譲語に共通する基本形に
「お」または「ご」+動詞
があります。

尊敬語の場合は「お(ご)~になる」「お(ご)~なさる」
謙譲語の場合は「お(ご)~する」「お(ご)~いたす」
とそれぞれ言葉を結びます。たとえば…

説明する⇒(尊敬語)ご説明になる 例)社長がご説明になると思います。
(謙譲語)ご説明する  例)詳しくご説明すると…

待つ⇒(尊敬語)お待ちになる   例)どのくらいお待ちになりましたか。
(謙譲語)お待ちいたします 例)ご連絡をお待ちいたしております。

招く⇒(尊敬語)お招きなさる   例)どなたをお招きなさいますか。
(謙譲語)お招きいたします 例)次回、お招きいたします。

同じ動作を表す言葉も尊敬語と謙譲語で表現が変わるものは下記のとおりです。

言う⇒(尊敬語)おっしゃる  (謙譲語)申し上げる

聞く⇒(尊敬語)お聞きになる (謙譲語)うかがう、お聞きする

見る⇒(尊敬語)ご覧になる  (謙譲語)拝見する

行く⇒(尊敬語)いらっしゃる、おいでになる (謙譲語)うかがう、参る

食べる⇒(尊敬語)召し上がる (謙譲語)いただく

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今週は、「私ならこう書く」というメールの実例をご紹介
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 書き換える技術(5)
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                            返品のメール

読者のかたから、ネットショップで靴を購入した際、
サイズが合わず交換希望の連絡をした際、送られてきたメールを
ご紹介いただきました。

<文例>
——————————————————————
**様

商品交換についてですが、商品の状態によってお受けできる場合と、
お受け致しかねる場合がございます。

多少の開封はやむを得ませんが、タグを取ってしまった場合や、
袋を捨ててしまった場合、汚れ、キズ等があった場合、
ニオイ(煙草など)がついている場合等があげられます。

いずれにせよ、商品交換希望の場合は、
なるべく到着時の状態のまま、ご返送頂きたいと思います。
返送先住所は、*********
でございます。

商品交換にかかる送料はお客様の負担とさせていただきます。

商品到着後、検品をさせて頂き、返品可能かどうかご連絡いたします。
よろしくお願いいたします。

——————————————————————–

ショップ側が言いたいこともわかるのですが
もう少し客の立場で伝えることができたら
気分がいいのになと思いました。

少し長いですが、私だったら、こう書き換えるという文例です。

——————————————————————
**様

商品交換についてご連絡、承りました。

恐れ入りますが
商品交換をご希望の場合、
当方で検品を行い、返品可能かどうかの
ご連絡をいたしております。

商品交換をご希望の場合は、
なるべく到着時の状態のまま、ご返送をお願いします。

多少の開封以外に
もし、商品が下記の状態の場合は、
商品交換に対応いたしかねますのでご注意ください。

・タグを取ってしまった場合
・袋を捨ててしまった場合
・汚れ、キズ等があった場合
・ニオイ(煙草など)がついている場合

商品の状態によっては、交換をお受けできる場合と
お受け致しかねる場合があることをご了承ください。

ご返送先は ********* でございます。
恐れ入りますが、商品交換にかかる送料は
お客様のご負担にてお願いいたします。

以上、お手数をおかけしますが
よろしくお願いいたします。

——————————————————————

最初に「商品の状態によってお受けできる場合と、
お受け致しかねる場合がございます」と
ショップ側の都合を述べるのではなく、

返品の場合の対応方法を先に挙げる方が
客側も受け入れやすいです。

返品に応じられない条件を挙げる場合も
箇条書きにしてわかりやすくすると親切です。

「恐れ入りますが」など、緩衝材になる言葉をさしはさみ
文章がきつくならないような配慮も忘れずに。

事例をお送りくださったK.Kさん
ありがとうございます。

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今週は、「私ならこう書く」というメールの実例をご紹介
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 書き換える技術(3)
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相手のミス

<文例>
——————————————————————
お世話になっております。
本日2回ほどお電話さしあげておりましたが、
ご連絡いただけなかったので、メールにて失礼いたします。

お申込みいただいている○○○の料金なのですが、
ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで、
実際は基本代金がXXXXX円で
追加料金がXXXX円となります。

恐れ入りますが、ご検討いただきご連絡いただけますよう
よろしくお願いいたします。
——————————————————————

ある販売会社からの連絡メールです。
書かれていることに間違いはないのですが
私が担当者だったら、こう書くな~という事例を
下記に挙げます。

<書き換え例>
——————————————————————
お世話になっております。
本日2回ほどお電話をさしあげたのですが、
ご連絡がとれなかったため、メールにて失礼いたします。

お申込みいただいている○○○の料金についてですが、
ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります。

恐れ入りますが、再度ご確認いただき
ご連絡いただけないでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
——————————————————————

連絡できなかった事実に変わりないとしても
「ご連絡いただけなかったので」とするより
「ご連絡がとれなかったため」の方が
メールを受け取る側としては
抵抗がありません。

もう一点
「ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで」
という一文も、
事実だけを伝える
「ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります」
という書き方もあります。

相手の間違いの指摘の仕方としては
「あなたが間違っているので」ということを前提にするより
「間違いはこうなので、もう一度確認してみてください」
という文書の運びの方が、感じがよいと思うのです。

言い回しによって
与える印象が変わる例として取り上げてみました。

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PHP研究所の月刊誌『THE21』の取材を受けました。

6月10日発売の2009年7月号
好感度倍増!「ひと言添える」技術

という記事で紹介されます。

好印象を与える
メールに添えるちょっとしたひと言について
語っています。ぜひ、読んでくださいね。

記事全文を読む