今週は、あいまいな依頼や返事への適切な対応について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 対応に困るフレーズ（4）＞
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「どうすればいい」

指示や依頼をしたとき、困る返答に
「どうしたらいいですか」「どうやればいいですか」
というのがあります。

どこから手をつけていいのか分からない、という気持ちの表れ
ともいえますが、だからといって相手に全面的に依存してしまうのは
避けたいものです。

相手が何を求めているかをまず把握し、
次にその要求にどのように対応するか、手順を押さえてみましょう。

確認するポイントは次の4つです。
・いつまでに
・何を
・どのくらい
・どのような形式で

例えば、議事録を依頼されたとしたら、
提出の期日、ボリューム（要約でいいのか、詳細な記録か）、
提出する際はWordファイルなのか文書か、提出は手渡し、メール、FAXの
いずれか、などを確認します。

指示・依頼に対して、自分はどのように対処するつもりかを示し、
先に段取りを確認しておけば、後の作業がスムーズに流れていきます。

「どうすればいい」ではなく「こうしようと思う」という返答ができれば、
仕事が次の段階に進んでいきます。

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今週は、あいまいな依頼や返事への適切な対応について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　＜ 対応に困るフレーズ（3）＞
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「どちらでもいい」

「AとB、どちらにしましょうか」と尋ねたとき
困るのが「どちらでもいい」という返答。

返答する側は「AでもBでも構わない、問題ない」ということなのでしょう
が、尋ねる側はどちらかに決めてもらう必要があり、確認をしています。

このような場合、その状況でどちらが適切かを問われているのですから、
たとえ些細なことでも尋ねられた側はAかBかの判断をしたいものです。

「どちらでも」という裏には、「相手に任せる」という意味合いも含まれ
ているのかもしれません。
ですが、別の観点からすると小さなことにもすぐに判断がくだせない、
というとり方もできます。

▼　判断のための材料を提示する
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
一方、尋ねる側は、AかBかだけでなく、相手が判断しやすい情報を
付け加えるとよいでしょう。

AとB、それぞれの特徴を挙げて提示するのです。

例えば、上司の会食の席のセッティング。
「Aは個室のお座敷ですので、じっくりお話ができます。
Bはガラス張りのお席で、景色を眺めながら食事が楽しめます」
といった具合。

相手の志向や好み、自分のオススメ、人からの情報など、
事前に多方面から情報収集し、方向性・特徴の異なる案を提示すると
判断しやすくなります。

仕事に限らず、普段の人付き合いでも
「どちらでも」より、自分でさっと判断できる人の方が
付き合いやすいですし、話が前に進んでいくように思います。

日常生活も小さな決断、判断の積み重ねだと思いませんか？

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今週は、あいまいな依頼や返事への適切な対応について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　＜ 対応に困るフレーズ ＞
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伝え方、受け止め方

「あの件はあれでいいから」の「あれでいい」ってどのこと？
「そういうことなんで、一つよろしく」といわれても何をどうすればいい？

メールでも会話でも、あいまいな表現の指示は
どう対処してよいか分からないことがあります。

報告書などを「まとめておいて」、
資料を「確認しておいて」というのも、
下打ち合わせ用のラフなまとめ方でよいのか、
きっちり作りこんだものがよいのかよく分かりません。

このように指示した側のイメージと
それを受ける側のイメージが食い違うと、
望む結果が得られないことがあります。

指示する側にはある程度イメージができていても、
それが相手にもイメージできるように詳細に伝わっていないと
指示する側は「こんなはずでは」、指示された側は「聞いてない」
という結果に。

▼　具体的な指示とその都度確認が大事！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
指示する側は「分かっているだろう」という思い込みや
「あ・うん」の呼吸を相手に期待するのではなく、
ほしい結果が出るよう具体的な道筋が分かる指示を出すことが必要。

指示を受ける側も、分かったようなふりや安請け合いをせず、
自分なりに対応策の方針を考え、相手に確認してから取り掛かる
作業を面倒がらずにしていけば、トラブルやミスは防げます。

今週は、分かりにくい依頼や返事に適切に対応していくための
メール術を考えていきます。

社内や懇意な客先とのやり取りほど、
「このくらいで分かるだろう」という馴れ合いやその場しのぎの対応に
陥りやすいので、注意が必要です。

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今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 読ませる件名（5）＞
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件名にも特徴を

「山本です。昨日はお疲れ様でした」

うっかり開いてしまったメールの件名です。
山本さんという知り合いあがいて、昨日、会ったばかりだったので
「まさか」と思いつつ開いたら、迷惑メール。

このパターンの件名では、
「山田」「田中」など、よく聞く姓が使われているのが特徴ですが、
同名の知り合いがいれば、迷惑メールと気づかずつい開いてしまいます。

「読ませる件名」という意味では、
こうした迷惑メールほど考え抜かれたものはないのかもしれません。

ほかにも
「ご連絡有難う御座います」
「佐藤です、毎日ご苦労様です」
など、ビジネスメール風の件名の迷惑メールが増えてきました。

ただ、「有難う御座います」「ご苦労様」など、
不必要な漢字が多く、漢字変換したまま使っている粗雑さが
迷惑メールと判断しやすいポイントではあります。

▼　判別できるポイントをプラスする
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手に確実に自分と分かるメールの件名にするには、
どこかに特徴をつけることです。

「お礼：昨日はお疲れさまでした（神垣）」
「ご連絡いただき、ありがとうございます【ABC商事】」

上記に挙げたフレーズは、頻繁に使われる定番フレーズ。
迷惑メールでも多用されやすいため、固有名詞や記号を使い、
ひと目で誰からか分かるようにしています。

よくあるフレーズだからこそ、
他と区別できるワンポイントを添えてみましょう。

あともう一点、注意すべきは、相手との距離感です。

親しい間柄の相手ほど言葉も省略されがち。
LINEなどSNSでの会話感覚をパソコンメールに持ち込んでしまうと、
間違いも起きやすいので、
「書き言葉」を意識して丁寧に文章化する習慣をつけましょう。

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今週は、読み飛ばされない件名の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 読ませる件名（4）＞
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型をつくる

迷惑メールと混同されず、確実に読まれる件名として考えられるのが、
件名に一定の決まった型を取り入れることです。

【○○信用金庫】取材原稿　構成の件
【異動のご挨拶】
【 謹 賀 新 年 】　2008年もよろしくお願いいたします

上記は【　】を使って社名や伝えたい内容を強調した例です。
【　】以外に≪　≫や[　] も件名を目立たせる効果があります。

【 謹 賀 新 年 】のように字間を空けると、見た目がより強調されます
（ただし、文字数が多いとスペースばかりとり、締りがなくなります）。
【重要】はよく使われるアイテムですが、迷惑メールにもよく見られるので、
件名に固有名詞や数字を盛り込み具体性を持たせるとよいでしょう。

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◆◆新着着物◆◆今年最後の出品です。
【P2倍】今年1年の感謝の気持ちを込めて・・・

上記のように■や◆◆などの記号を組み合わせ、件名を強調する方法もあります。
●や◎も使えますね。

黒い記号は□や◇より見た目のインパクトが強くなる印象がありますが、
使いすぎると逆に読みづらくなるので注意が必要です。

上記３番目の例のように、件名の文字の前を二文字程度空けると、
受信トレイに件名がずらっと並んだときに目を引きます。

このように件名にもワンポイントを施すことで、他のメールと差別化することができます。
メルマガやネットショップからの件名にもよく使われていますね。

件名の文章もさることながら見た目の効果も考慮すると、読み手の目に留まりやすくなります。

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数字を入れる

件名をより具体的に書くには、固有名詞のほかに
数字を入れるようにするのも効果的です。

例えば「先日はありがとうございました」という件名。
よく使うフレーズですが、最近は同じ件名の迷惑メールも増えています。

「7日の互礼会ではありがとうございました」
と「いつ」を数字で表すと、メールのやり取りが少ない相手でも
「あ～、あの時の…」と思い出すことができます。

「16日の新年会、予約とれました」
「2月14日のイベント打ち合わせについて」
など、日常のやりとりでも意識して日付を件名に入れると、
読み手は数字に注意がいくので記憶に残りやすく、確実です。

▼　読む側に整理しやすく伝える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同じ相手に複数回メールを送るような場合も
数字を入れると分かりやすいです。

例えば、ページものの原稿を編集者やデザイナーにメール送信する場合
「○○○社　社内報72号　P1－2」
「1月18日掲載　△△銀行　12段原稿-1」
のようにページ数や通し番号を入れておくと、
受信する側が整理がしやすく混同する心配もありません。

同じ件名が続く場合
「パッケージデザイン打ち合わせの件（2）」
と送信するたびに数字を入れていくのも、
後で読み返すときに便利です。

件名に限らず、メール本文や企画書などでも、
数字で表すことを意識して書くと内容がより具体的に伝わり、
説得力が増します。

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