今週は、「大丈夫」の使い方について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気になる「大丈夫です」問題
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「大丈夫です」で意思表示

昨日は、大阪地域をを中心に「大丈夫」がいつも以上に使われた日だったので
はないでしょうか。

当メールマガジンのバックナンバーの検索で、昨日アクセスが多かったのが、
下記の内容でした。

▼災害後のメール文< 読者からの質問 >VOL.1464

「大丈夫」とは、しっかりしていて、危なげがない様子のこと。
もともと、立派な男子という意味から、強くてしっかりしている様や、間違い
がなくて確かな様を意味するようになりました。

例)重い荷物を載せても大丈夫です。
食べても大丈夫ですか?
彼に任せておけば、大丈夫です。

しかし、本来の意味に加えて、最近ではYes・No、要・不要、可能・不可能と
いう意思表示にも使われています。

例)お飲み物はアイスコーヒーで大丈夫ですか?
はい、大丈夫です。(アイスコーヒーでOKです)
いえ、大丈夫です。(飲み物のお気遣いなく)

例)領収書は大丈夫ですか?(要りますか)
領収書は大丈夫です。(領収書は要りません)

例)当店の対応はいかがでしたか?
ええ、大丈夫でした(良かった)

例)そろそろ休憩しましょうか?
まだ大丈夫です(まだ休憩は必要ありません)。
ええ、大丈夫です(そうですね、休憩しましょう)。

このように、「大丈夫」のひと言に意味が集約されるため、会話では使い勝手
がよく、広まっていると思われます。

ただ、「大丈夫」だけに頼りすぎると、誤解や行き違いを招く事態も。
では、どのような点に気をつけたらよいのでしょう。この続きは、明日。

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先週、ラジオ出演した際の文例を番外編として取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < 青山アナからのメール >
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出演依頼のメール

4月25日、広島の中国放送の人気番組「日々感謝。ヒビカン」
出演時に、事前に下記のメール文例をいただき
それをもとにポイントを解説するという形式で番組に出演しました。

番組のフェイスブックに「元の文例」がアップされたのをシェアしたところ
「採点結果」が知りたいという声をいただきましたので
本日、号外として、ラジオで取り上げたメール文例と
その採点というか、添削内容をご紹介します。

●司会の青山アナウンサーからの「出演依頼」メール文例

—– Original Message —–

件名: 神垣あゆみ様

本文:
神垣あゆみ企画室 神垣あゆみ様

はじめまして。突然のメールで失礼致します。
私はRCCアナウンサーの青山高治と申します。

実は私が担当していますRCCラジオの
「日々感謝。ヒビカン」(月~金12:00~15:00)という番組で、
近日中に「ビジネスメールについて」の企画を考えています。

そこで突然のお願いで誠に申し訳ありませんが、
ぜひ神垣様にご出演いただき、マナーなどを教えていただければ…
と思い、失礼ながらメールさせていただきました。

お忙しい中、急なお願いで申し訳ありませんが、
放送日、時間なども出来る限り調整させていただきます。
どうしても生出演が難しい場合は収録での対応も可能です。
今のところ放送日はO月O日を予定しております。
ご検討いただけないでしょうか? どうぞよろしくお願い致します。

…といろいろお願いしてきたこのメールが、
ビジネスとして大丈夫なのか? と既に不安になってきました(笑)。
どうぞ我々スタッフに神垣様のお話を聞かせて下さい。
今回は日程なども含め取り急ぎご出演のお願いですが、
もちろん台本・打合せなども後日準備させていただきます。

ご不明な点など何かありましたら、いつでもご連絡下さい。
それではどうぞご検討よろしくお願い致します。

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●青山アナの文例に対する神垣の解説

件名: 神垣あゆみ様

▼件名は、メール本文の内容がひと目で分かるようにする。
——————————————————
この場合は
「RCCラジオ出演のお願い」
「RCCラジオ出演依頼について」
のような件名に。
——————————————————-

本文:
神垣あゆみ企画室 神垣あゆみ様

はじめまして。突然のメールで失礼致します。
私はRCCアナウンサーの青山高治と申します。

▼ファーストコンタクトの基本3項目
————————————————-
書き出しがGoodです。

ファーストコンタクトのメールでは
1)宛名
2)書き出しの挨拶
3)自分の名を名乗る
が基本項目。

1)宛名 では
相手の「社名」「部署名」「役職名」と「名前」を明記。
きちんと宛名を書くことで、万一、誤送信した場合も
間違いとすぐに分かります。

個人名が分からない場合は、会社や部署宛に
「株式会社中国放送 ラジオ局 アナウンス部 御中」
のように敬称の「御中」を使うとよい。

2)書き出しの挨拶 では
「はじめまして」
「初めてメールをお送りします」
などの挨拶文を。

NGなのは、初めて連絡する相手に
「いつもお世話になっております」
という定型句を使ってしまうこと。

初めての相手に対しては「お世話になる」のはこれから。
「お世話になります」という表現を使うのならば
「このたびは、お世話になります」
とするとよいです。

3)自分の名を名乗る
書き出しの挨拶の後、自分の名を名乗り、簡単な自己紹介を。
名前だけでなく、社名、部署名、担当している仕事内容などを
簡単に伝え、素性を明らかに。

「御社のウェブサイトを拝見して・・・」
「ご著書を拝読し・・・」
のように、相手のアドレスを知った理由・きっかけなども書き添えると
安心感を与えます。
——————————————————-

実は私が担当していますRCCラジオの
「日々感謝。ヒビカン」(月~金12:00~15:00)という番組で、
近日中に「ビジネスメールについて」の企画を考えています。

そこで突然のお願いで誠に申し訳ありませんが、
ぜひ神垣様にご出演いただき、マナーなどを教えていただければ…
と思い、失礼ながらメールさせていただきました。

お忙しい中、急なお願いで申し訳ありませんが、
放送日、時間なども出来る限り調整させていただきます。
どうしても生出演が難しい場合は収録での対応も可能です。
今のところ放送日はO月O日を予定しております。
ご検討いただけないでしょうか? どうぞよろしくお願い致します。

▼同じ文言を繰り返さない
———————————————————–
「突然のお願いで誠に申し訳ありませんが」
「急なお願いで申し訳ありませんが」
と「~で申し訳ありませんが」という表現が続くと
くどい印象を与えるだけでなく、真意が伝わりにくくなります。

この場合は
「そこで突然のお願いで誠に申し訳ありませんが」を
「そこで、突然のお願いで恐縮ですが」
と書き換えるか
「そこで、突然のお願いですが」
というシンプルな一文に。
———————————————————–

…といろいろお願いしてきたこのメールが、
ビジネスとして大丈夫なのか? と既に不安になってきました(笑)。
どうぞ我々スタッフに神垣様のお話を聞かせて下さい。
今回は日程なども含め取り急ぎご出演のお願いですが、
もちろん台本・打合せなども後日準備させていただきます。

ご不明な点など何かありましたら、いつでもご連絡下さい。
それではどうぞご検討よろしくお願い致します。

▼署名の重要性
———————————————————–
例文には載せませんでしたが、青山アナウンサーの署名がGoodでした。

署名には「社名」「部署名」「名前」「メールアドレス」
はもちろんのこと
メール以外の伝達手段として「電話番号」「FAX番号」なども
必ず明記(特に社外宛のメールの場合)。

住所には郵便番号も書き添えておくと親切
(郵便物などを送付する際に署名を見れば、すぐわかるため)。

そのほかには
珍しい名前などは読み仮名を入れたり
ウェブサイトのURLを添えるとよいです。

青山さんの場合は、「ヒビカン」の番組名とサイトのURLを
添えてもいいかもしれません。
———————————————————–

<後日談>

実は、文例の最後の部分
「…といろいろお願いしてきたこのメールが・・・」以降の
最後の7行は「おまけ」であり、コメント的に青山さんが書き添えて
くださったものと思い込んでいた私
(つまり、添削外の部分と思い込んでいた)。

本番で、この部分も「文例」に含まれると知り、冷や汗ものでした。

がらっと文面の雰囲気が変わり、
青山アナのキャラどおりのフレンドリーな文面を
うれしく思いました、とコメントしたのでした。

文面に「(笑)」を入れるのは賛否両論ありますが
相手に親近感を与えるうえで効果的な場合もあるので
使用は臨機応変に、といったところでしょうか。

◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

4月24日の放送の様子は、フェイスブックのこちらのページで
ご覧になれます。

番組のパーソナリティ、青山高治アナウンサーはギャラクシー賞受賞歴もある実力派。
「いい仕事」するアナとして、RCCテレビで“青山王子”を演じていたころから
ずっとファンだったので、今回、生でお会いできて感激しました(ミーハー一直線!)。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し
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あなたはどうしてる?

▼ 相手に合わせ、その都度考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの書き出しを私は相手に合わせて使い分けています。

●初対面の相手には…

こんにちは。神垣です。
はじめまして。ライターの神垣と申します。

●なじみのある客先など

お世話になります。神垣です。

●メルマガ読者には…

こんにちは。【仕事のメール心得帖】発行人の神垣です。
お便り、ありがとうございます。【しごび】神垣です。

ざっとこんな感じでしょうか。

初対面の相手が県外の人の場合は、「広島のライター、神垣です」「広島
の神垣です」とすることもあります。

ビジネスメールで多用される「お世話になります」。私は初対面の相手に
使うのは抵抗があるので、「このたびはお世話になります」としたり、
「こんにちは」「はじめまして」を使います。

読者に対しても初めてメールをくれたかたとなじみの読者とで、書き出し
を変えています。

数行のことではありますが、相手によってその都度考え、通りいっぺんな
書き出しにならないように工夫しています。

▼ 「ありがとうございます」を優先
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの書き出しは、手紙文のように拝啓や前略、時候の挨拶は不要です
が、用件に入る前の枕言葉としてちょとした挨拶が入ると感じの良いもの
です。

挨拶以外になるべく冒頭に書くように心がけているのが、感謝やお詫びの
言葉。「ご連絡ありがとうございます」「ご返信ありがとうございます」
「返信が遅れて申し訳ありません」といった具合です。

「申し訳ありません」「すみません」よりも、「ありがとうございます」
ができるだけ先に来るように注意しています。

携帯メールの場合は、用件を凝縮して伝えるので、挨拶文を省いてしまう
ことが多いですね。

今週は、目上の人、同僚、部下や後輩など、相手による言葉遣いの違い、
社内・社外における書き出しの使い分けについて考えていきましょう。

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