今週は、安定した文章を書くための表記のルールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 表記の統一
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社名やブランド名

「Facebook」の表記は、
「F」を大文字にし、後に続く文字はすべて小文字で
表記が統一されているのだとか。

全て小文字の「facebook」や、「Face Book」「FACEBOOK」という表記は
Facebookの規約に反する表記のため、NGなのだそうです。

このように会社名やサービス名の表記ルールを設けているケースがあります。

例えば
「キノン」「シチハタ」「キーピー」のように
「ャ」「ュ」を使わない社名。

「ニッカウスキー」「セキ」のように
社名やブランド名に「イ」を使わないケース。

ほかにも下記のように「・」を入れたり、
小文字を使わなかったり、長音の「ー」を敢えて使わない
会社名の表記があります。

「ドンキホーテ」   × ドンキホーテ
「椿本チエイン」    × 椿本チェーン
「富士写真フルム」  × 富士写真フィルム
「三菱レヨン」    × 三菱レーヨン

身近な客先にも
独自に表記のこだわりを持つところがあるのではないでしょうか。

人の名前を間違えたまま言ったり書いたりするのが失礼なように
客先の会社名、商品名、サービス名の表記を
「音」だけで捉えて
本来の正しい表記から外れたまま使わないように注意する必要があります。

正式名は英文字だけど、書きやすいからカタカナに
といった書く側の都合で安易に書き換えて使うことがないよう
気を付けましょう。

うっかり見過ごしやすい表記の誤り。
今週は、そうしたミスをなくすために
表記の統一について取り上げていきます。

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今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 依頼のメール(4)
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                           丸投げ、注意!

依頼やお願い事をするとき、気を付けたいことの一つが
「相手に丸投げ」すること。

自分では対応できないから、
とばかりに、人に振る……
ということは、仕事をしていれば
ままあることですが

気を付けなければならないのは
その仕事の人への「振り方」です。

さすがにメールで
「あれやっておいて」「これ、お願い」
という依頼をすることはないと思いますが

「添付の資料見てもらえば分かるので、よろしく」
「詳細は下記のとおりです。ではよろしくお願いいたします」
と、メール1本で依頼というのは
不親切ですし、行き違いや誤解の原因にもなりかねません。

読めば分かるから、と
メールや添付ファイルに詳細に書いて
送信して完了ではなく

要点だけメールにまとめて、電話でやりとりしてフォロー
もしくは、
電話で先に要点を伝え、詳細はメールでフォロー
といった具合に

まずは、依頼内容の概要を相手に伝え
それをふまえ、具体的に要領や注意点を示すことが
重要
です。

できれば、メールで一方的に依頼するのではなく
電話や対面で相手の疑問や意向を確認する機会を
持つようにするとよいでしょう。
間違いや誤解を防げます。

「分からないことがあるときは、遠慮なくお尋ねください」

と、後からでもフォローする姿勢を伝えておくと
相手の心的な負担も軽減されます。

人に「丸投げ」する方は楽になりますが
「丸投げ」された方は、その負担を丸ごと抱えることになるので
投げきるというより、共有するという気持ちで
フォローしていきましょう。

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今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 失礼な敬語(4)
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                        「協力してください」

「ぜひ、協力してください

ごく日常的に使われている一文ですが
目上の相手に対して、
「~してください」という言い回しは
命令調に受け取られることもあるため、要注意。

「~してください」に代わる言葉として
「お願いいたします」
をおすすめします。

頼みごとをするときは
単刀直入に「~してください」と切り出すより
「お願いする」姿勢で伝える方が
相手も受け入れやすいです。

したがって、冒頭の一文は

「ぜひ、ご協力をお願いいたします

とします。

そのほかの言い回しとしては

「ご協力いただけますか

「ご協力いただけると幸いです

などもあります。
「ご協力」を「お力添え」という言葉に置き換えて

ぜひ、お力添えいただければありがたいです

お力添えいただけますか

と表現することもできます。

切羽詰まっているときは
つい「~してください」という言葉を使ってしまいがちですが
お願い事をするときの書き言葉は
より丁寧に気を遣いましょう。

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今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法          < 失礼な敬語(3)
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                        「お暇なときで結構」

お暇なときで結構ですので」

相手を気遣って書いたつもりが
結果的に、失礼な言い回しになっているのが
上記の一文です。

基本的に仕事のやりとりで、相手に
「暇な」という言葉を使うのはNG
(仕事の最中に、人から「暇ですか」とか「暇そうですね」と
言われるとムッとしませんか?)。

たとえ、「お」を付けて丁寧に表現しても
相手に敬意を示していることにはなりません。

「お暇な」に代わる言葉としては
「お手すきの」「お時間がある」などがあります。

書き換えると……

お時間があるときに

「ご検討をお願いいたします」「お目通しいただけますか」
といった文を続けるとよいでしょう。

お手すきの際に○○いただけますか」

○○には「ご検討」「ご覧」などの言葉を入れます。

「結構」には、相手に対して
十分な状態であることを評価する意味合いがあるので

目上の相手に対しては
「~をお願いいたします」「~いただけますか」
といった言いまわしを使うことをお勧めします。

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今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 失礼な敬語(2)
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                      「おやりになりますか?」

「ご自分で料理はおやりになりますか?」

目上の相手に
「料理をしますか?」という尋ねるつもりで
使った敬語が「おやりになりますか」。

しかし、これは
「やる」という動詞に尊敬語の「お~になる」を付けていて
敬語としてはちぐはぐです。

なぜなら、
「やる」は「する」のくだけた表現で
本来の言葉が俗っぽいため
いくら敬語で飾っても適切な表現にはならないからです。

「する」の尊敬語としては
「なさる」を使い

「ご自分で料理はなさいますか?」

とするとしっくりきます。

同様に
× ゴルフはおやりにならないのですか

○ ゴルフはなさらないのですか

× 懇親会の出席はどうしますか

○ 懇親会の出席はどうなさいますか

× シャトルバスを利用したら早いです。

○ シャトルバスを利用なさると早いです。

といった「なさる」の使い方もお勧めします。

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今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 失礼な敬語 >
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                         「お分かりですか?」

「お分かりですか?」
あるいは
「お分かりになりましたか?」

元の言葉は
「分かりますか?」
「分かりましたか?」
で、それをそのまま敬語っぽく表現したのが
上記の文です。

しかし、「お~ですか」「お~になりましたか」といった
丁寧な言葉を使っていても

目上の相手に
「分かりますか?」「分かりましたか?」
と尋ねること自体、相手を見下すことになり
よろしくありません。

「理解できたか」を相手に問うのではなく
自分の説明で「理解してもらえただろうか」と確認する姿勢を
言葉にする必要があります。

例えば

「(先ほどの説明で)ご理解いただけましたでしょうか?

「当方の説明に不備はございませんでしたか?

ご不明な点等ございましたら、お知らせください

といった言い回しをお勧めします。

相手の理解の可否ではなく
自分の説明で十分に伝わっているか否かを
訪ねる“謙虚さ”を表現に込めると
相手に対して失礼になりません。

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