今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼のメール（4）＞
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丸投げ、注意！
依頼やお願い事をするとき、気を付けたいことの一つが
「相手に丸投げ」すること。
自分では対応できないから、
とばかりに、人に振る……
ということは、仕事をしていれば
ままあることですが
気を付けなければならないのは
その仕事の人への「振り方」です。
さすがにメールで
「あれやっておいて」「これ、お願い」
という依頼をすることはないと思いますが
「添付の資料見てもらえば分かるので、よろしく」
「詳細は下記のとおりです。ではよろしくお願いいたします」
と、メール1本で依頼というのは
不親切ですし、行き違いや誤解の原因にもなりかねません。
読めば分かるから、と
メールや添付ファイルに詳細に書いて
送信して完了ではなく
要点だけメールにまとめて、電話でやりとりしてフォロー
もしくは、
電話で先に要点を伝え、詳細はメールでフォロー
といった具合に
まずは、依頼内容の概要を相手に伝え
それをふまえ、具体的に要領や注意点を示すことが
重要です。
できれば、メールで一方的に依頼するのではなく
電話や対面で相手の疑問や意向を確認する機会を
持つようにするとよいでしょう。
間違いや誤解を防げます。
「分からないことがあるときは、遠慮なくお尋ねください」
と、後からでもフォローする姿勢を伝えておくと
相手の心的な負担も軽減されます。
人に「丸投げ」する方は楽になりますが
「丸投げ」された方は、その負担を丸ごと抱えることになるので
投げきるというより、共有するという気持ちで
フォローしていきましょう。
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