今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　＜ ちょっとした言い回し（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「無理です」に代わる言葉

事情や理由があって対応できない、そんなとき、あなたはメールでどのよ
うに伝えますか？

会話でもメールでも、最近、増えていると感じるのが「無理です」。
特に「とても自分には対応できない！」という感情が強く働くとき
「無理です」を使うケースが増えているように思います。

気持ちとしては言葉どおりなのでしょうが、その言葉を受け取る側はとり
つくしまがありません。否定というよりも拒絶を感じてしまうからです。

断りや否定の意を表すメールでは、自分の気持ちを強く打ち出すより、
相手がどのように受けとめるか思いをめぐらしてみます。

「無理です」「できません」より
「難しいです」「対応しかねます」
と書くときつさが取れます。

▼　否定を肯定に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「あいにく」「恐縮ですが」「申し訳ございませんが」という言葉を枕詞
として添えると、さらに表現が和らぎます。

あいにくすでに予定があり、今回は参加が難しい状況です。
来月の定例会へは参加いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。

申し訳ございませんが、担当者が出張中のため対応いたしかねます。
○日には戻りますので、こちらから改めてご連絡いたします。

といった具合に、次につながるフォローや提案ができれば、否定の内容も
肯定に切り替えることができます。

否定や断りを伝えるメールのほうが書きにくいものです。語調もきつくな
りがちなので、相手にネガティブな感情を残さない表現を工夫したいです
ね。

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【しごび】 の お す す め
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 定番のフレーズ（5）＞
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「申し訳ありません」

お詫びや謝罪のメール。ビジネスメールの場合、「すみません」「ごめん
なさい」より「申し訳ありません」「申し訳ございません」が適切です。
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返信が遅れ、申し訳ありません。
ご要望にそえず、申し訳ございません
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お詫びのフレーズが続くような場合は「申し訳ありません」を重ねて使う
より、「大変失礼いたしました」「ご迷惑をおかけしました」「お詫びい
たします」と別の言葉に置き換えるようにしています。

お礼の「ありがとうございます」も謝罪の「申し訳ありません」も繰り返
し使うと、気持ちが薄れて感じられるからです。

ただ、私信などで親しい間柄の相手にお詫びのメールを送るときは「申し
訳ありません」より「ごめんなさい」を使うことが多いです。懇意な相手
には改まった言い方より「ごめんなさい」と素直に書くほうが真意が伝わ
る気がするからです。

▼　表現を和らげる緩衝材にも
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「申し訳ありません」は、表現を和らげる緩衝材の役割を果たすフレーズ
でもあります。

昨日ご紹介した「いたしかねます」「分かりかねます」といった断りのフ
レーズの前に「申し訳ありません」を持ってくると、表現がやわらかくな
ります。お願い事をするときも同様で、相手の手間を取ることに恐縮する
気持ちが伝わります。
————————————————————–
申し訳ありません。当方では対応いたしかねます。
申し訳ありません。再度、ご送付いただけないでしょうか。
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このように定番のフレーズを押さえておき、その都度、状況に応じた言葉
を添えて使うと表現が広がり、紋切り型でない心遣いの感じられるメール
になります。

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【しごび】 の お す す め
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読者からのコメントです。
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購入してチームのメンバーに配りました。
本来ならば、メールの書き方も指導しなければいけないのですが、
手がまわらず、神垣さんの著書に頼る結果となってしまいました。
21歳から34歳までの女性4名に渡したところ、皆、真剣に読み始めて
いました。本当に助かっています。ありがとうございます。　（M.Cさん）
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職場の皆さんに読んでいただけてうれしいです！
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今週は、覚えておくとよいひと言をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 定番のフレーズ（4）＞
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「いたしかねます」

書きづらいのが「断り」のメールです。
「～できません」「分かりません」「行けません」と単刀直入に書くと、
メールの場合はきつく感じられます。

そんなときは「残念ですが（ながら）」「せっかくですが」と緩衝材にな
るひと言を添えると印象が和らぐので、私は私信などでも努めて使うよう
にしています。
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残念ですが、今回はお会いできそうにありません。
せっかくですが、都合で参加できません。
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ビジネスメールの場合は「いたしかねます」「分かりかねます」という
フレーズが使えます。
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申し訳ありませんが、当方では対応いたしかねます。
あいにく当方では対処しかねます。
分かりかねますので、至急、確認しましてご返答いたします。
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この場合も「申し訳ありませんが」「あいにく」という緩衝材のひと言を
添えると感じよくまとまります。

断るだけで終わらず、別の対応策や提案でフォローすることを心がけると
好感度も一層アップすることでしょう。

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