今週は、ビジネスメールに取り入れられる大和言葉をご紹介
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法        < メールに使える大和言葉
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                         お願い事をするとき

中国由来の漢語
主に欧米から入ってきた外来語
に対して

日本古来の言葉(和語)を
大和(やまと)言葉と言います。

ビジネスメールでは
「恐縮」「感謝」といった漢語が使われることが多いですが
「恐れ入ります」「ありがとうございます」といった
同じ意味の大和言葉を取り入れると、メールの文章が和らぎます。

今週は、クイズ形式で
ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
下記の設問の□や◇に入る言葉は何でしょうか。
(□は漢字、◇は平仮名が入ります)

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第1問 お□◇◇のときにお電話いただけますか。
手が空いているときにお電話いただけますか)

—————————————————

第2問 ご返事を□□◇にしております。
(ご返事をお待ちしております)

—————————————————

第3問 □□なお願いではありますが
いきなりで失礼なお願いではありますが)

—————————————————

第1問の答えは
手すき

客先の担当者や上司に対して
「手が空いたときに電話をお願いします」と伝えるとき
「暇なときに」と書くのはNG。
代わりに「お手すきのときに」と書くとスマートです。

第2問の答えは
心待ち

相手からの返信を首を長くして待っています、という気持ちを
伝えるのが「心待ちにしております」という言い回しです。
「早めに返信をお願いします」と書くよりも、
「ご返信を心待ちにしております」と書くと
返事を待つ期待感が相手にも伝わります。

第3問の答えは
不躾(ぶしつけ)

初対面やさほど懇意ではない相手にお願い事をするとき
「失礼なのは十分わかった上で」という意味で使う言い回しが
「不躾」です。
「不躾なお願いではございますが」「不躾ではありますが」
のように使います。

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今週は、会話調の表現の改め方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < メール仕様の言い回し(2)
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                          「どうですか?」

今週は、会話調になりやすい表現の
書き言葉への改め方を紹介しています。

相手の状況を訪ねるときは
「どうですか?」
よりも
「いかがですか?」「いかがでしょうか?」
に。

例)
× 打ち合わせの日程ですが、8月4日(月)はどうですか?

○ 打ち合わせの日程ですが、8月4日(月)はいかがですか?
(または「いかがでしょうか?」)

「いかがですか?」と尋ねられた時
話し言葉でも書き言葉でも増えつつあるのが
「大丈夫です」
という返答。

この「大丈夫です」というフレーズは
答える方は「OK」「問題ない」という意味合いで使っているつもりでも

尋ねた側にとっては
「何が大丈夫なのか」がはっきりせず
いいのか悪いのか、分かりにくいことがあります。

「大丈夫です」の代わりに
OKならば「差し支えありません」
NGであれば、その理由と別案を提示し、調整を図る
といった具合に、きちんと意志表示する方が
確実に相手に意図が伝わります。

例)
× 多分、大丈夫です。

○ 打ち合わせは8月4日(月)で差し支えありません

○ 8月4日(月)はすでに予定があるので
5日(火)の午後に打ち合わせをお願いできればありがたいです。

 

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今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法          < 伝わりにくい書き方
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主観的な表現

メールや文書では
書き手である自分の思いや意図が
読み手である相手にうまく伝わらず
誤解を招いたり、残念な思いをしたりすることがあります。

肯定したのに、否定的に受け取られたり
悪気はないのに、相手を傷つけたり
言葉が足りず、別の解釈をされたり……

と、表現や文章の書き方がまずいと
相手に理解してもらうために
通常の何倍も「伝える労力」を要することになります。

単純なミスの一つに
「先ほどの電話の件ですが・・・」
の「先ほど」のように
伝える側の主観的な表現があります。

自分にとっては「ついさっき」だから
相手にも分かるだろうとメールで送信しても

そのメールを相手が
送信の3時間後に読んだとしたら、
自分にとっての「先ほど」=9時半ごろ
相手にとっての「先ほど」=12時半ごろ
と解釈が異なり、間違いのもとです。

「先ほど、見積もりについてお願いした電話の件ですが
補足事項として・・・」

のように「先ほど」の後に
電話で話した内容を書き添えると
相手にも、メールにある「先ほど」が特定されます。

今週は、このように
「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介していきたいと思います。

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今週は、読者からの質問にお答えします
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法                       < 読者からの質問(3)
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                                                             疎遠にしていた相手への連絡

<読者からの質問>————————————————

長い間、連絡を取っていなかった相手にメールを送るとき、
失礼にあたらない、また、厚かましくない書き出しを知りたいです。

「覚えていらっしゃいますか?」
「~以来のご連絡です」
のような言葉を添えた方がよのでしょうか?
(読者 N.Oさん)
——————————————————————

このような場合
「ご無沙汰しております」というフレーズを使うのが最適かと思います。
例えば…

大変ご無沙汰しております
 ○○のときにお世話になりました、ABC商事の佐藤です。
 その節は、ありがとうございました。

・大変ご無沙汰しております
ABC商事の佐藤です。
その節はお世話になりました。

「ご無沙汰しております」と同じ意味で使う言葉に
「お久しぶりです」があります。

「お久しぶりです」は、自分と立場が同等な相手に使うのに適した表現で
自分より目上の相手に対しては、「ご無沙汰しております」が適切です。

相手によって使い分けに注意しましょう。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、「。」と「、」の打ち方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < 句点と読点
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件名の句点

文章を書くときに使う
「。」を句点、「、」を読点(とうてん)と言います。

文章を書くときになくてはならない
句読点について、今週はおさらいをしてみたいと思います。

ビジネスメールに関する質問で
「件名に句点は必要ですか?」と
尋ねられることがあります。

メールの件名には
句点は打ちません

これは、文章のタイトルや見出しに
句点を打たないのと同様に
メール文の「タイトル」にあたる
件名には句点を使いません。

「ありがとうございました」
「ご無沙汰しています」
のように件名が一文になっているケースで
句点を付けるべきか否かという迷いが生じるのだと思いますが

件名では
「懇親会参加のお礼」
「新商品のご案内」
のように体言で終わる書き方にすることをお勧めします。

ちなみに、箇条書きにした際の体現止め
にも句点は使いません。

余談ですが
「モーニング娘。」が人気を博して以来
グループ名や名称、名詞にも「。」を付けた表記を
よく見かけるようになりました。

しかし、「モーニング娘。」の場合は
あくまで、グループ名を目立たせるために
わざと句点「。」を打っているのであり
通常はこのような句点の使い方はしません。

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今週は、気をつけたい言い回しについてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法     < 相手を不快にさせる表現(4)
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立ち入ったこと

今週は、相手を傷つけたり、不愉快にさせる表現について
取り上げています。

独身者に対して
「まだ、独身なんですか?」

離婚経験者に
「バツイチだったんですね」

新婚と聞いて
「赤ちゃんはまだなんですか?」

いずれも、相手のプライバシーに立ち入った発言。
当人にとっては「余計なお世話」な話です。

いくら懇意でも
仕事で付き合いのある相手に
立ち入ったことを書いたり聞いたりするのは
控えましょう。

それぞれに事情があり、
 他人がとやかく言うことではないうえに
 仕事には関係ないこと。

「休日はどこで、何をしているのですか?」
といった私生活のことを根掘り葉掘り問うのも
いただけません。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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