今週は、気をつけたいメールの敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < うっかり敬語(2)>
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先輩の代理で返信

今週は、うっかり間違えてしまいがちな
敬語について取り上げています。

下記は、同じ課の先輩の作業が完了したことを
代理で取引先に連絡する際のメールの文面です。

————————————————————-
先日、佐藤先輩よりご連絡させていただきました件に関しまして、
ただ今作業が完了いたしましたので、取り急ぎご報告いたします。
————————————————————-

相手に伝えたい用件は
佐藤先輩から連絡していた案件の作業が今終わった
ということです。

「いただきました」「いたしました」という言い回しを整理して
下記のようにまとめました。

———————————————-
佐藤に代わり、高橋がご連絡いたします。
先日、佐藤からご連絡しておりました作業ですが、
ただ今、完了いたしました。
———————————————-

ポイントは、
返信の冒頭で、これまで先方とやり取りしていた
先輩の代理で自分が連絡する旨を伝えることです。

このとき、社内で先輩に当たる人でも、
社外の相手にとっては、同じ会社の社員なので
「先輩」という書き方はせず、「佐藤」とします。

「取り急ぎ」を添えるとしたら「高橋がご連絡いたします」
の前が考えられますが、なくても差しつかえないと思います。

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < メール文の工夫(5)
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返信を確実にする結びの工夫

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案をしてきました。

メールの最後は
「それでは、よろしくお願いいたします」
というフレーズで結ぶことが多いです。

しかし、返信を要する場合は、
その旨をきちんと伝える方が確実です。例えば……

「それでは、ご返信をお待ちしております」

「折り返しご連絡いただきますようお願いいたします」

この日までに返信をしてほしいという場合は
下記のように期日を明記しておきましょう。

「6月12日(月)中にご返信をお願いいたします」

返信期日までにあまり時間がないときは
上記の一文の前に
「恐れい入りますが、」
「勝手を申しあげますが、」
を添えます。

必ず返信する必要はないが、
何かあればいつでもどうぞ、という場合は

「もし、不明な点がありましたら、お知らせください」

という一文を使います。
その際「お知らせください」の前に
「遠慮なく」を添えてもよいでしょう。

ビジネスメールには「定番のフレーズ」がありますが、
状況に応じ、相手の都合も考慮したひと言を工夫することで
相手は好印象を持つでしょう。

紋切り型のフレーズで済ませず
臨機応変にその場に応じた対応ができるとよいですね。

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今週は、メールを書くときのひと工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < メール文の工夫(3)
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返信メールでも最初に趣旨を

通常のメールのやりとりで
件名、書き出し、本文、結びの言葉など
定番化している文章に少し工夫を加えてみましょう
という提案です。

返信のビジネスメールでも、最初の1行で
「何について」のメールかを明らかにすると
分かりやすいです。

例えば
質問への返答メールであれば
「質問への回答ですが・・・」
「○○についての質問に回答します」
といった具合です。

通常のメールの返信では
「ご連絡をいただき、ありがとうございます」
で始める場合が私は多いです。

「ありがとうございます」の前を
「早速、資料をお送りくださり、」
「早急にご対応いただき、」
としてもよいでしょう。

返信が遅くなってしまった場合は
「返信が遅くなり、失礼いたしました」
という前文も使います。

相手に詫びる場合は
「○○の件でご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした」
とします。

「ご迷惑」を「ご心配」としてもよいでしょう。

自分から送信する場合も
相手のメールに返信する場合も
まずは「何についてこれから述べるのか」
最初の一文で趣旨を説明することを心がけましょう。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(2)
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                        CCへの返信の徹底

 CCされている相手への返信< 読者からの質問(4)>VOL.2783
 に対するメールです。

 <読者からの質問>————————————————

  連日のご健筆ご苦労様です。
  何時も社員教育に利用させて頂いております、ありがとうございます。

  今回のご回答は、非常に的を得たものと考えますが、
  私は、最大のリスクである、CC先に返事が配布されないリスクに鑑み、
  社員には、来信には、原則として、
  「全員に返信」キーを使って返信するよう指導しています。

  また、当方からのメールには、署名の後にカッコ書きで、
  「返信は全員へ返信キーをご使用下さい。」と記載しております。
  ご参考まで。
                           (読者 Tさん)
 ——————————————————————

 客先からのメールに
 相手の上司にあたる人がCCされていた場合の
 返信するときの宛名の書き方について質問があり、

 宛名は相手の名前のみとし、
 全員へ返信を、と回答したのですが

 わたしの回答に対する追記として
 上記のご意見をいただきました。

 相手のメールにCCされている人がいるのを見落として
 「全員へ返信」しそびれた経験が
 実はわたしにもあり、注意しているのですが

 Tさんのように返信漏れを防ぐため
 社内で指導を徹底するのは大切なことだと思いました。

 署名の後に「返信は全員へ返信キーをご使用ください」と
 記載するのは有効な方法ですね。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。

 メールや長文を読みやすくする、ひと工夫について

 ▼読みづらいあなたのビジネスメールをすっきりさせる簡単な裏ワザ

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今週は、あれ?と思う敬語の使い方を取り上げます。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法             < 気になる敬語
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                           「お早い対応」

————————————–
先般お願いしておりました○○について、
お早い対応ありがとうございました。
————————————–

上記は、クイックレスポンスについての
お礼の一文です。

2行目の「お早い対応」は、
形容詞「早い」を尊敬語とするより、
それを受ける「対応」の方を尊敬語としてはどうでしょうか。

相手の状態や性質についての敬意を表すため、
「お」+形容詞
とする尊敬語はあるのですが
例)お忙しい、お美しい  など

下記のように
形容詞より、動詞を尊敬語とする方が
文としての収まりが良いと考えます。

お早い対応

速やかにご対応いただき

書き換えると
————————————————-
先般お願いしておりました○○について、
速やかにご対応いただき、ありがとうございました。
————————————————-

「速やかに」は「迅速に」としてもよいでしょう。

今週は、このように
こうしたらもっとしっくりくるのでは?
という敬語の使い方について取りあげていきます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
2位に入賞しました!

これからも【しごび】をよろしくお願いいたします!

◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
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今年、4月11日に配信した
当メールマガジン VOL.2614 進発式? 新発式?< 使い分けに注意 >
について、先週末、ある企業の方から
次のメールをいただきました。

——————————————————————-
新発式について書き込みがありましたが、
おそらくですが、当社が行っている新年のイベントのことかと思い
メールしました。

当社で、約30年ほど前から「新発式」という名称で、
新年のイベントを開始しました。

意味としては、新たな決意を新たに発(おこ)す式典
との意味合いで始めました。

当社クライアント様が、その後、社内や地域の経済人の会合(JCなど)で、
新年の会合の際に、使用されているようです。

ご参考までお送りします。
もし、違うご意見や、情報が有りましたらぜひお教えください。
(Y.H様)
——————————————————————-

辞書などでも調べたのですが、
言葉の意味や「進発式」との違いが分からず、
メルマガで問いかけたのですが、

配信後も、Y.Hさんからメールをいただくまでは
「新発式」についての意見や情報は寄せられていなかったので
ここにお知らせする次第です。

情報をくださった
Y.Hさん、ありがとうございました。

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今週は、梅雨空のようにうっとおしいメールについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 疎まれるメール(2)
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返信を急かす

疎まれるメール、その二。
「返信を急かすメール」。

例えば、「6月21日中に返信をお願いします」と伝えておきながら
同日早々に「提出はまだですか?」「どうですか?」と
メールで催促。

返信や連絡をしようとしているところに、こうした催促メールが来ると
「自分は信用されていないのだろうか」と思えてきます。

「その日中」の指定であれば、相手からの返信を待てばよく
もし、もっと早く返信を求めるのであれば
「6月21日午前中」とか「6月21日13時までに」と
返信期日を知らせておく方が、お互いに安心できます。

私的な携帯メールのやりとりでも
返信が来ないとすぐに「どうしてメールをくれないの?」と
返信を強要するメールはうざったく思われるもの。

メールの返信にも「間合い」はあってよいと思うし
返信期日を重視するのであれば、相手に事前に期日を知らせる配慮が
必要ではないでしょうか。

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