今週は、携帯電話のメール作法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 携帯電話のメール作法 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　読みやすく打つ

以前、このメルマガで読者の方々から情報をお寄せいただいた「携帯電話
のメール作法」について、今週はご紹介してまいります（情報提供してく
ださった皆さま、大変お待たせしました）。

ビジネスの場で使用する携帯メール。私は事務所や自宅のパソコンからの
メールのやりとりが大半で、携帯メールを仕事に使うのは緊急時だけだっ
たのですが、営業担当者など、外出の多い人は携帯メールをフル活用して
いることが分かりました。

携帯メールを仕事で活用する場合、大きく二つの状況に分けられます。
・携帯電話 ⇒ パソコン
・パソコン ⇒ 携帯電話
この二通りです。

今週の当メルマガでは、まず「携帯電話 ⇒ パソコン」へのメール作法に
ついて、読者から寄せられたメール作法をご紹介していきたいと思います。

▼　「携帯電話 ⇒ パソコン」の場合、読みやすさに配慮
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
留意点として多かったのが、携帯電話の画面とパソコン画面という環境の
違いから来る「読みやすさ」に配慮するという意見でした。

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ここ数年、産休だ、入院だ、と長期にわたって仕事を空けることが多かった
私。特に入院中は、会社からの連絡メールが携帯に入ってきました。

返信する相先手が会社PCの場合、携帯メール感覚で続け打ちをしないよう、
適度に改行を入れることを心がけていました。
自分が会社PCに届いた携帯メールを読むとき非常に読みにくかったので…
（読者 M.Y さん）
——————————————————————–

このほかにも、携帯からパソコンへメール送信する際は「句読点を必ず入れ
る」、パソコンで受信した場合、文字化けする可能性のある「半角カナ・絵
文字・顔文字は使用しない」（読者 N.Yさん）という配慮をしている方もい
ます。

携帯慣れしていると、ツメツメきちきちに文字を打ってしまいがちですが、
送信先がパソコンの場合は、改行や句読点を意識的に入れるほうが読みやす
くなりますね。

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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　  　　　　　 ＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　役職のあとの「様」

こちらも呼称についてです。

＜読者からの質問＞————————————————

うちの職場内では、「様」をつけすぎていつも違和感を感じるのですが、
皆におかしいと気づいてもらえるなんらかの方法はないでしょうか。
役職のあとに「様」をつけてメールが送られてくるのです。

「○○課長補佐　様」とか「△△主査　様」とか。
なんだか「○○さまさま」と言っているみたいで、少々馬鹿にされた
気分になるのですが。

どうやったら、これはおかしい、と気づいてもらえるんでしょうか。
これはおかしいと分かっている人までが、周りに右へならえして
「△△主査　様」で送ってきます。困ったものです
（読者　I.U 様）
——————————————————————

職場内でのこうした傾向は、確かに困りますよね。
少人数の職場ならともかく、組織が大きくなると
全員の意思統一を図るのは難しいことでしょう。

もしI.Uさんが、部下や後輩に指導できる立場におられるのでしたら
「社内でのメールや通達の宛名では、役職名が敬称の役割をするから
『様』は不要」
ということを口頭や書いて示してあげると良いのではないでしょうか。
時間はかかると思いますが、地道に教えていけば浸透すると思います。

もしくは、職場内で「メールや通達の基本書式を作りませんか」と提案し、
ルールを決めるのも一つの方法です。
これも手はかかりますが、基本となるルールを決めてしまえば、
書き方の統一もできますし、職場にとってもメリットがあると思います。

以上、二つの方法は時間と労力を要しますが、
一番手っ取り早くできるのは、
自分は他に倣わず、
社内のメールや文書の宛て名は役職名の後に「様」をつけない
書き方を通すことかもしれません。

そうして、職場のどなたかに質問されたとき、
「様」が不要な理由を教えてさしあげれば、
少しずつ理解も広まるのではないでしょうか。

※バックナンバー＜ 適切な呼称 ＞の関連記事はこちら

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　                                   　 ＜ 書き換える技術 ＞
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親しみのわく文章

下記はあるグループのお知らせメールです。
—————————————————————–
（中略）

今月は、市の○○福祉月間事業もあり、
私たちのグループも関わらせていただきます。
気軽に参加して、ちょっとためになる楽しい企画を考えていますので
良かったら、遊びにおいでくださいね。
—————————————————————–

謙遜する気持ちから使われることの多い「～（さ）せていただきます」。
しかし、書き言葉になると、意志表明のような強い調子の文章になり
がちです。
文の前半はかたい表現で、後半は話し口調になっているのも気になります。

読みやすく書き換えてみましょう。
—————————————————————–
（中略）

今月は、市の○○福祉月間事業があり、
私たちのグループもイベント企画のお手伝いで参加します。
みなさんが気軽に参加できて、
ちょっとためになる楽しい企画を考えていますので
ぜひ、遊びに来てくださいね。
—————————————————————–

最初の文では「私たちのグループ」がどんなことに「関わる」のか分か
らなかったかったので、書き換え後の文では「イベント企画のお手伝い」
という一文を付け加え、具体的に表現してみました。

「～せていただきます」も「参加します」と書き換えましたが、違和感は
ないと思います。

二つめの文に「みなさんが」と対象を書き添えることで、一文がまとまり
呼びかける感じの文章になったのではないでしょうか。

誰に何を伝えたいのか、目的に合わせ、易しい表現、呼びかける調子の文
章を意識すると親しみのわく一文になります。

今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　＜ 再び、書き換える技術（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「させていただきます」

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

あるネットショップからのメールです。
——————————————————————
基本的に土、日、祝日はお休みさせて頂いておりますので、
週末はお返事ができない場合もございますので、
ご了承ください。
——————————————————————

ネットショップに限らず目にすることの多い
「お休みさせていただきます」
「休業させていただきます」
というフレーズ。

「～させていただきます」は、一見、丁寧なようで
実際は強くきつく感じる表現ではないでしょうか。
さらに上記の一文は「ますので」が続いて使用されていて、
すっきりしません。

少し書き換えてみましょう。
———————————————
土、日、祝日は休業日のため、
この間にいただいたメールには
ご返事ができない場合がございます。
ご了承ください。
———————————————

「基本的に」という言葉は私もよく使いますが、
この場合は、はっきり「土、日、祝日は休業日」であることを
示す方がよいと思います。

土、日、祝日のメールの返信ができないことを示したうえで
「月曜日には必ずご返信いたしますので、ご了承ください」
とフォローの一文を入れると、
さらに収まり良くまとまるのではないでしょうか。

上記の事例では「休業日」と書き換えましたが、
「お休みさせていただきます」「休業させていただきます」のフレーズは
お客様に対して許可を得るというより、自分の都合で休むのであれば
「お休みいたします」と書く方が好ましいでしょう。

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