今週は、伝達手段の選択についてでです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、電話か（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
メッセンジャーやLINEは？

今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。

迷惑に感じる電話やメールの連絡について
前回まで述べてきました。

では、FacebookのメッセンジャーやLINEによる伝達が
電話やメールに勝るのでしょうか。

余計なあいさつ抜きで
ダイレクトかつ、スピーディーに
やり取りできる点は
とても便利だと思います。

以前、東京在住者と広島の関係者
数人でメッセンジャーで
イベントの打ち合わせをした際

短時間で必要事項が決まっていき
互いの時間さえ合えば
これほど便利なものものはないなと
実感しました。

文字でのやりとりだけでなく
LINEの通話やスカイプでは
音声でやりとりができるので
時間を決めておけば
どこにいても打ち合わせや会議ができます。

一方で
複数のメンバーで
メッセンジャーやLINEでやりとりしているときに
感じるのは

本筋から外れた枝葉のようなやりとりも発生する
煩わしさです。

身近な例を挙げると
高校の同期会のやり取りを
男女の実行委員がLINEで行った際

各学年の出席者を挙げて
取りまとめていこうとしているのに

欠席者の欠席理由とか
それに付随する世間話的な話が出てきて
必要のない情報が散乱。

人数の把握が最終目的なのに
各委員からの投稿に対して
いちいちスタンプで「OK]とか「了解」
といった返答が繰り返され
タイムラインが無駄に長くなっていく……。

懇意な仲間同士のやりとりなら
それも交流の一環なのかもしれませんが
客観的に見て
長引く会議とあまり変わらぬ
やりとりと感じました。

過去の発言にさかのぼって確認したい時も
ほしい情報にすぐにたどり着けない難点も。

テーマや目的がはっきりし
参加者も短時間に物事の決着をつける姿勢で臨めば
メッセンジャーやLINEによるやりとりは
便利とは思いますが

状況によっては良し悪しで
相手を選ぶ、と感じています。

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

神垣が10の蔵元取材を担当しました。
広島県内書店、Amazonでも絶賛発売中！

———————————————————–
広島県内10の酒蔵をきもので訪ね、お酒と街並みを紹介する1冊

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

今週は、伝達手段の選択についてでです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、電話か（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　迷惑なメールとは？
　今週はメール、電話、その他の伝達手段の
　最適な活用法を取りあげています。

　電話連絡を迷惑に感じる状況について
　前回述べましたが

　では、迷惑に感じる
　メールの連絡とは、どんなものでしょうか。

　電話同様
　売り込みメールやスパムメールのほか

　何が伝えたいのか、要領を得ない内容や
　どう返信したらよいか、考えてしまうような内容のメールは

　確認するために
　再度メール送信や電話する
　時間と手間をとられ、迷惑です。

　個人か、関係者全員か
　判断できてない返信も
　無駄にメール数を増やしていると感じます。

　例えば
　BCCで送信すべきメールをCCで送信する
　個人宛てに別個に送信すべきメールをCCで返信する
　ケース。

　メーリングリストでも同様の勘違いをする人を見受けますが
　グループ全員に返すべき内容か
　個人宛てに返すべき内容かを
　判断できていないと

　FacebookやLINEのグループに入った場合でも
　同じ過ちをおかす可能性があります。

　メールのやりとりを記録として残しておく必要がある場合
　は別として

　込み入った内容を
　ぎっしりメールに書き連ねて送られてくるメールも
　考えもの。

　メールで伝える方が効率が良いはずなのに
　メールアドレスやウェブサイトのURLが間違っていて
　いざ、アクセスしようとしても正しくできない
　というケースも困ります
　（自分のメールに挿入する署名の
　　間違いに気付かず使っていることもあるのでご用心）。

　時間短縮、労力の軽減のため
　メールで伝達しているのに

　読み、理解するのに時間を要する内容は
　後回しにされやすく

　内容に漏れやミスが多いと
　信頼を損ないます。

　メールで「書いて」伝える方が適切か、
　電話で「話して」伝える方が適切か

　要する時間や相手の状況などを踏まえ
　選択する必要があります。

　この選択を誤ると
　メールの便利さがだいなしになります。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

今週は、伝達手段の選択についてでです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、電話か ＞
◆─────────────────────────────────◆
電話は迷惑？

「メールか、電話か」というテーマは
当メールマガジンでも
これまで、何度か取り上げてきましたが
今一度、考えてみたいと思います。

最近、
「メールでの連絡しか受け付けない。電話は迷惑」
といった発言をネット上で見かけます。

私は、そこまで電話の弊害は感じていないので
伝達手段として「電話も、メールもあり」
という考えです。

自分への連絡手段を「メール」のみに限定してしまうと
実際、不便なことも多くあるので
仕事用の名刺にも、メールの署名にも
電話番号、FAX番号、メールアドレスは明記しています。

一方、
Facebookのメッセンジャーや
LINEを仕事で使う頻度はあまり多くなく
こちらは家族や親しい間柄の人との連絡用
にしています。

仕事の連絡は
メールと電話がメインですが

相手によっては
メッセンジャーやスカイプを使うこともあり
実際、距離が離れている相手とはそれで
打ち合わせや連絡ができ、便利に活用しています。

どの伝達手段を
誰に対して使うかは
個人の状況、使い勝手、属性や相手との関係により
変わるものと思うので

自分に合う手段で
「伝えたい相手に」「確実に」
情報が伝わりさえすれば
それでよし、とういう考え方です。

今週は
わたし自身の経験をおりまぜながら
メール、電話、その他の
伝達手段の活用法を取りあげていくことにします。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　＜ 読みづらい文章（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

角の立たない言い回しシリーズ、断り編です。

▼相手をムッとさせない、頼まれ事の「スマートな断り方」とは？

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました！

広島の酒蔵取材を担当しました！「きもので酒さんぽ」絶賛発売中！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
メルマガ詳細

今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読みづらい文章（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
表記のばらつき

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

同じ言葉や表現の繰り返しが
文章を読みづらくする一因と
昨日のメールマガジンで述べましたが、

反対に、同じものを指す言葉の表記が
文章の中でコロコロと変わっていくのもまた
読みづらいものです。

例えば
文の冒頭では「社員」という表記だったのに
文の終わりの方では「従業員」になっている。
または、その逆というケース。

同一のレポートに
「被雇用者」「労働者」「スタッフ」とか
表記が章ごとに変わったり、

「アルバイト」「パートタイマー」「ワーカー」
と表記が混同されたまま使われていたりする
事例もあります。

企業の周年記念誌や会社案内の沿革などで
「創業社長」「初代社長」「初代」「先代」のように
表記に統一性がなく、その都度変わっていることも。

同じ書き手でも
長文になるほど、こうした表記のブレが生じることがあります。

同じ人・もの・ことを指しているのに
表記にばらつきがあると、
読む側は混乱し、
正確に情報が伝わりません。

表記の統一も
文章を読みやすくするために
気をつけたいポイントです。

メルマガ詳細

「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました！

メルマガ詳細

広島の酒蔵取材を担当しました！「きもので酒さんぽ」絶賛発売中！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　＜ 読みづらい文章 ＞
◆─────────────────────────────────◆
漢字表記の多用

今週は、文章を読みづらくする要因について
考えていきたいと思います。

「しかしながら」「あるいは」「すなわち」「かつ」「および」
といった言葉が繰り返し使われる文章は読みづらいです。

しかも、その多くが漢字表記で
「或いは」「即ち」「且つ」「及び」
となっており、

画数の多い漢字表記が増えることで
堅苦しい文面がさらに堅苦しくなっています。

適度に使えば、文面が引き締まって
改まった印象を与えますが

数十ページにわたる報告書のような
ボリュームのある文章の場合は
省くか、「や」「と」といった平易な表記にする方が
読みやすくなります。

「拘わらず」「如何なる」「寧ろ」といった漢字表記も
新聞表記では
「かかわらず」「いかなる」「むしろ」
と平仮名表記で統一されています。

漢字表記の多用は
文に威厳や格式を感じさせますが

長文ほど、読む側の視点で
読みやすい表記にすることで
正しく、早く理解を得られます。

漢字表記の多用がクセになっている場合もあるので
今一度、自分の文章の漢字と仮名のバランスを見直してみることを
お勧めします。

「漢字表記を読みやすく」することをテーマにした
バックナンバーも参考にしてください。

▼仮名に開く＜ 漢字表記を読みやすく ＞VOL.2881

メルマガ詳細

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました！

広島の酒蔵取材を担当しました！「きもので酒さんぽ」絶賛発売中！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化
THEプロフェッショナル広島
メルマガ詳細

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室