「記者ハンドブック」では敬称の表記は漢字表記の「様」とされています。

ほかにも「神様」「仏様」のように漢字で書く習慣が強い言葉も新聞表記では
「様」で統一されています。

「お世話さま」「お互いさま」「お疲れさま」「ご苦労さま」のように接尾語
として使う場合も、表記は「さま」です。整理すると……

▼「様」と表記する言葉
・敬称として使う場合　　　　…　佐藤様
・漢字で書く習慣が強い言葉　…　神様　仏様　王様　観音様　殿様

▼「さま」と表記する言葉
・接尾語として使う場合　…　お世話さま　お互いさま　お疲れさま
ご苦労さま　ありさま　続けざま

ちなみに皇族に対する敬称は新聞表記では「皇后さま」「皇太子さま」と平仮
名書きを用います。「記者ハンドブック」では「様」は敬称の表記としていま
すが、新聞記事で使う敬称は原則「氏、さん、君、ちゃん」としています。

メールの宛名で使う敬称は「様」「さま」どちらを使うのがよいか、と尋ねら
れることがあるのですが、新聞表記に則ると、漢字表記の「様」ということに
なります。

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今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　 　　　　　　　　　　　＜ 気になる敬語（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「お送り差し上げます」

——————————–
見本の画像をお送り差し上げます。
——————————–

上記の一文で伝えたいのは「見本の画像を送ります」ということです。

ここで使われている「差し上げます」は、「くれる」「あげる」の謙譲語なの
で、「お送り差し上げます」は「送ってあげます」と敬語を使って言っている
ということになります。

この場合は、「差し上げます」を使わなくても、謙譲語「お～いたす」を使い
「お送りいたします」とする方が適切と考えました。そこで下記のように書き
換えてみました。

——————————
見本の画像をお送りいたします。
——————————

もっと簡潔に「見本の画像を送付しました」としても相手に失礼にはなりません。

「差し上げる」については、VOL.3073で取り上げた文例の「ご連絡差し上げま
した」について読者から質問があったので、紹介します。

＜読者からの質問＞—————————————————
VOL.3073の中で、
「御社のメールマガジンを拝読させていただきご連絡差し上げました。」が
「御社のメールマガジンを拝読し、ご連絡いたしました。」に書き換えられ
ていましたが、「差し上げました」を「いたしました」に換えたのは何故で
しょうか。
（読者 Y.Nさん」）
———————————————————————

「差し上げる」は一見、丁寧な言葉ではあるのですが「くれる」「あげる」
の謙譲語です。

「ご連絡差し上げた」とすると、元の文は「連絡してあげた」という意にも
取ることができ、上から目線の印象を与える言い回しと思ったので「差し上
げました」を「いたしました」に変えました。

VOL.3073では、この点が説明不足だったので、改めてここで紹介します。

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今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

伝達手段としてメールが最適な場合とは、どんなときでしょうか。

電話と比較して考えてみましょう。

ダイレクトに相手に伝わるという点では電話と同じですが、電話との違いはメ
ールは「文字で残る」こと。

会話だけでは、後で「言った、言わない」の行き違いが生じることがあります
が、メールで文書化することで、そうした行き違いを避けることは可能です。

口答の連絡や確認だけでは心もとない場合や、記録として残す必要がある用件
については、文書化して双方が情報を共有するのにメールは最適です。

確認、打診、質問、依頼などは電話でもメールでもできますが、「今、すぐ」
確認したい、という緊急な場合を除いては、電話よりメールで対応するほうが
合理的で処理はしやすいと言えます。

断りや催促など、電話で直接、本人に伝えづらいことも、メールならば連絡し
やすくなることもあります。

ただ、やり取りする相手が増え、やり取りの内容のボリュームに比例して、送
受信するメールの量も増えていきます。そうなると、気をつけていても「見落
とし」や「返信忘れ」という事態も少なからず発生します。

メールが一般化し、やり取りする量が増え、メール以外の伝達手段も多様化し
た昨今、相手に気づかれないメール、見過ごし・見逃されるメール、不要とみ
なされ削除されるメールもまた、増えているのではないでしょうか。

送信したメールが、必ずしも相手に読まれるとは限らないことを想定する必要
があるでしょう。

かつて、メールを送信した相手に「今、メールを送りました」と電話連絡する
ということが実際に行われていました。でも、それは昔の笑い話ではなくなっ
ているのかもしれません

大事なメールに返信がない場合、届いてない、読まれてない可能性もあるので、
メッセンジャーやLINEで確認や念押しをするケースもあるからです。

メールによる伝達は絶対でも、確実でもないことを認識し、「読まれていない」
場合の対処・対策も必要になっていると感じます。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ メールか、メール以外か ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　判断の基準

以前、行った当メールマガジンの読者アンケートで、今後、取り上げてほしい
テーマとして、下記の意見をいただきました。

———————————————————————-
メールのみならず、メール以外の手段（電話、手紙、FAX、LINEなど）も活用
した場合の連絡方法について。
（メールはあくまで伝達手段の道具の一つに過ぎないと考えた場合、他の手段
　とメールとの組み合わせ。さらには、メールを使わない場合とはどんな状況、
　場面となるのかについて）
———————————————————————-

上記のご意見のとおり、メールは伝達の一手段であり、相手や状況に応じて、
その他の伝達手段を使い分けたり、組み合わせたりする必要があると常々感じ
ており、私自身の方法だけでなく、読者の皆さんはどうしているのだろうか、
という興味もあります。

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合や、メールと他の伝達ツールと
の組み合わせについて取り上げてみたいと思います。

伝達方法としてメールか、メール以外か、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？

私の場合は、判断のポイントは、伝達する「相手」にあります。

伝えたい相手にもっとも早く確実に連絡がとれる方法は何か、をまず考え、
対応することにしています。

ですから、メールだけ、電話だけ、メッセンジャーだけで済むやり取りもあれ
ば、状況によっては複数の伝達手段を組み合わせることも多いです。

ある客先の担当者の場合は、基本的にはメールでやりとりしますが、急ぎのと
きや込み入った内容を伝えるときは電話をします。
その担当者の私への伝達パターンが、「基本はメールで、急ぎのときは電話」
というパターンが多いからです。

しかし、私からその担当者に急ぎの用件を電話する場合、相手が会議や打ち合
わせ中で、電話をしても繋がらないことも多々あるので、コールと留守電にメッ
セージを入れて、相手からの返信を待ちます。

すぐに返答を要するときは、携帯メールで返答してほしい用件をのみ書き込ん
で送っておきます。そうすれば、携帯メールで返信があったり、間もなくして
電話があったりするので、急ぎの用件も処理できます。

メールのみのやり取りで完結する場合もありますが、私が最も多いのはこの
「基本はメールで、急ぎのときは電話」というパターンです。

デスクワークより外出していることが多い相手は、急ぎのときはメールよりメッ
センジャー、メッセンジャーより電話ということもあります。

紙媒体の制作を依頼している付き合いの長いデザイナーとは、仕事の依頼もや
り取りもLINEに落ち着いています。私からの誌面の修正指示は、プリントアウ
トした原稿に朱を入れ、スマホのカメラで撮影してLINEで送るという方法をとっ
ており、修正確認はDropboxにアップされたPDFデータで行う、という流れが2人
の間で定着しています。

ただ、私の場合は、メッセンジャーやLINEは懇意な相手や仲間内のやりとりに
使うケースがほとんどで、客先とのやり取りはメール・電話が主体です。

理由は、伝達する相手が、パソコンをメインの伝達手段とする人が圧倒的に多
いからです。ですから、相手がデスクワークをする時間の比率が低い場合は、
自ずとメインとする伝達手段が変わるのではないでしょうか。

伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？

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