「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 書き方ひとつ（2）＞
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
好感度がアップする書き方、言い回し
▼ 若気の至りと申しましょうか…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。
—————————————-
このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-
気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。
自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。
▼ スマートにメールで断るには…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。
—————————————————————-
お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
—————————————————————-
ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→ 「すみません」より「ありがとう」を！
●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→ 自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする
●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→ 今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える
断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね～と思っ
て以来、意識して使うようにしています。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
