今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法              < メールの敬語(2)
◆─────────────────────────────────◆
                             「ご留意」

聞き覚えて、正しいと思い込んでいる敬語が
実は間違っていたということがあります。
間違いやすい敬語を今週は取り上げてご紹介します。

昨日配信したVOL.1719の記事

に関連する質問を読者のかたから頂いたので、紹介します。

 <読者からの質問>————————————————

  「留意」に【ご】をつけるかいなかについて
  社内で話題になったのですが、
  コレ!という回答がでず、気になっています。

  「季節柄、寒暖の差に留意してお過ごしください」

  という一文で
  「留意」は敬語ではないため【ご】をつけて「ご留意」として下さい。
  と指摘をうけたのですが

  「ご留意」という言い方はあまり聞いたことがなく、
  WEBサイトで調べてもいい回答が見つかりません。

  今日配信のメルマガがちょうど「敬語」でしたので、
  お知恵を頂けますと幸いです。
                          (読者 Sさん)
——————————————————————-

「留意」自体は敬語ではありませんので
「ご留意」とするのは問題ないのですが
その後に続く言葉を尊敬表現にする必要があります。

この場合は「ご留意なさって」とするのが適切な敬語表現です。

「季節柄、寒暖の差にご留意なさってお過ごしください」

尊敬表現の「ご~になる」に相当する使い方です。

ただ、この場合、「ご留意なさって」というのは少々、
大仰な印象もあるので、尊敬表現を使わず、当初の一文

「季節柄、寒暖の差に留意してお過ごしください」

でもよいのではないでしょうか。
この一文も十分丁寧な言い回しです。

もしくは、次のように書き換えることもできます。

「季節柄、寒暖の差にはお気をつけになってください」

「お気をつけて」とよく使いますが
尊敬表現としては「お気をつけになって」が適切です。

「ご留意して」とすると、謙譲表現「ご~する」の用法となり、
間違いですので注意しましょう(この場合、主語は相手なので)。 

結論としては

季節柄、寒暖の差に留意してお過ごしください

として差しつかえありません。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む

今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールの敬語
◆─────────────────────────────────◆
主語は誰?

聞き覚えて、正しいと思い込んでいる敬語が
実は間違っていたということがあります。

間違えやすい敬語を今回は取り上げ、紹介します。

 ———————————-
 年齢をご記入する必要はありません。
 ———————————-

上記の文例はどこが間違っているでしょうか?

「ご~する」は謙譲表現ですが
謙譲語は「自分の行為」に使って敬意を表します。

しかし、上記の文例の主語は「自分」ではなく「相手」です
(自分の年齢ではなく、相手の年齢)。

「相手の行為」に敬意を表すのは尊敬語です。
尊敬語であれば、「ご~になる」とします。
正しく書き換えると、次のようになります。

 ————————————
 年齢をご記入になる必要はありません。
 ————————————

尊敬語を使うべきところに謙譲語を使っている間違いには
次のような例もあります。

 × 部長がそうご説明されました。
 ○ 部長がそうご説明になりました。

・「ご~になる」…相手の行為に対して使う尊敬表現
・「ご~する」 …自分の行為に対して使う謙譲表現

と覚えておきましょう。

謙譲の「ご~する」を丁寧語の感覚で捉え、混同しているケースで
上記のような間違いが起こるようです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、堅苦しく抽象的でまわりくどい表現を要チェック!
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法          < お役所言葉にご用心(4)
◆─────────────────────────────────◆
                          言葉の「ぜい肉」

今週は
漢語が多く堅苦しかったり、まわりくどかったりする「お役所言葉」
について取り上げています。

言葉の「ぜい肉」は、文をまわりくどくします。例えば…

「平素は○○につきまして格別のご尽力、ご高配を賜り、
衷心より厚くお礼申しあげます」

・「平素は」を「いつも」に
・「~につきまして格別のご尽力、ご高配を賜り」は敬語を重ねすぎて
くどいのであっさりと
・「衷心より厚くお礼申しあげます」という表現も慇懃無礼でまわりくどい

書き換えると、下記のようになります。

★「いつも○○にご協力いただき、誠にありがとうございます」

次は結びの一文ですが…

「本件は、○○につきまして申し述べ、
その内容をご報告申しあげるものでございます」

・「本件」は不要
・「~につきまして」は「~について」
・「申し述べ」も不要。残す場合は「述べ」だけで十分
・「ご報告申しあげるものでございます」は「るものでござい」を取る。
または「ご報告いたします」に

上記の言葉の「ぜい肉」を取り払うと、
下記のようにすっきりまとまります。

★「○○についてご報告申しあげます」

「お役所言葉」にありがちな丁寧すぎる言い回しを取り去り
意味がダイレクトに伝わる一文を心がけましょう。

 

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、メール表現のグレードアップについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 好感度アップの表現法(5)
◆─────────────────────────────────◆
                        「取り急ぎお礼まで」

今週は、いつも何気なく使っている表現を
より感じよく印象付ける、言い回しをご紹介してきました。

—————-
取り急ぎ○○まで
—————-

このフレーズは、毎日のように使っているのではないでしょうか。

「取り急ぎ~まで」というフレーズ自体は
間違いでも、失礼になるものでもないのですが

タイミングと「○○」に使う言葉には注意が必要です。

——————-
取り急ぎご連絡まで
——————-

すぐに返信するときに、このフレーズを使うのは問題ありませんが
時間がかなり経ってしまってからの返信に
このフレーズを使っても「取り急ぎ」ではありません。

—————-
取り急ぎお礼まで
—————-

このフレーズもすぐ返信する時のみ有効ですが
「お礼」の内容を送るときは

————————–
まずは、お礼を申しあげます。
————————–

このように、きちんと結びの言葉にすると、より丁寧です。

▼こちらの記事も参考にしてください。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

その他の著書はこちら
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
今週は、メール表現のグレードアップについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 ‎の メ ー ル 作 法         < 好感度アップの表現法(4)
◆─────────────────────────────────◆
                   「忙しいところ、すみません…」

今週は、いつも何気なく使っている表現を
より感じよく印象付ける、言い回しをご紹介しています。

———————————-
お忙しいところ、すみませんが・・・
———————————-

頼みごとをするとき、よく使う表現です。
忙しい相手の手を煩わせることを気遣ってのひと言
ではあるのですが、この表現をグレードアップすると
どうなるでしょう。

———————————-
ご多用のところ恐縮ですが・・・
———————————-

「お忙しい」を「ご多用」に
「すみませんが」を「恐縮ですが」に書き換えます。

前回も触れた「すみません」は
どんなときにでも使える都合のよい表現である反面
「申し訳ない」という気持ちを伝えるには
カジュアルすぎるフレーズでもあります。

より丁寧に表現するには
「恐縮ですが」や「恐れ入りますが」を
書き添えます。

「お忙しい」「ご多忙」もよく使われる表現ですが
相手が必ずしも忙しい状態にあるとは限らないので
その点を考慮した表現が「ご多用」です。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

企業の人事、労務の実務に役立つツールと情報満載のWebマガジン
「ジンジュール」で好評連載中! 連載・最終回です。

————————————————————-
 【ビジネスパーソン メール術】(23)
————————————————————-
全文引用か、部分引用か。引用する際の留意点と返信スタイル
————————————————————-

返信の際、相手の文をどこまで引用するか、
その使い分けの基準について、紹介しています。

コピー&ペーストしてすぐに使えるメール文例集も充実!
詳しくはこちら

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
今週は、メール表現のグレードアップについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 ‎の メ ー ル 作 法         < 好感度アップの表現法(3)
◆─────────────────────────────────◆
                      「すみません、ちょっと…」

今週は、いつも何気なく使っている表現を
より感じよく印象付ける、言い回しをご紹介していきます。

———————————————-
すみません、その日はちょっと都合がつきません。
———————————————-

誘いを断るとき、使ってしまいがちな表現です。

相手に対して申し訳なく思っているから「すみません」
話すと長くなる、あるいは詳しくは話せないので「ちょっと」
という表現をつい使ってしまいます。

この、ありがちな表現をグレードアップすると…

———————————————-
残念ですが、その日はあいにく都合がつきません。
———————————————-

「すみません」に替わる表現として「残念ですが」を
「ちょっと」に替わる表現として「あいにく」を使います。

さらに、少々長くなりますが、
次のような一文に書き換えることもできます。

——————————————–
申し訳ないのですが
その日はすでに予定があり、都合がつきません。
———————————————

「すみません」はどのようにも使える便利な表現ですが
申し訳ない気持ちを伝える時の正式な表現ではありません。

「ちょっと」同様、口語的で気軽過ぎる表現でもあるので
「残念ですが」「申し訳ないのですが」
と書き換えてみるとよいでしょう。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む