今週は、読みやすいメールを書くポイントについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ メールの文章（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　表現の工夫

メールの冒頭の決まり文句に「お世話になります」があります。

ですが、初めてメールを送信する相手には少々違和感があるので
「このたびはお世話になります」
を使うようにしています。
もちろん「初めまして」から始めてもいいですよね。

結びの常套句に「よろしくお願いします」がありますが
「ご確認をお願いします」
「ご対応をお願いします」
「ご連絡をお願いします」
と、「よろしく」の代わりになる言葉を当てはめると
バリエーションが広がります。

相手からの返信がほしい時の定番フレーズは
「ご返事をお待ちしております」
ですが、状況によって次のような言い換えもできます

「お早めにご返事をいただけるとうれしいです」
「2月27日までにご返信をお願いいたします」
「特に問題がなければ、返信はご無用です」

表現を工夫するというのは、目を引く言葉や斬新な表現ばかりではなく
よく使う言葉に別の言葉を添えて、その時々で変化をつけるだけでも
印象が変わるものです。

服装でいえば、定番の一着にコーディネートで変化をつけて
着まわす感覚と似ています。

同じ意味の言葉を表現を変えて使うのも一つの方法です。
この文章でも、「決まり文句」「常套句」「定番フレーズ」と
言い回しを変えています。

同じ表現が繰り返されるとくどく感じられることもあるので
このように別の表現に言い換えたら…と常に意識しておくと
語彙が増え、文章に変化が付けられます。

（参考）表現の工夫に、類語辞書の活用をおすすめします。
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今週は、読みやすいメールを書くポイントについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの文章 ＞
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一文を短く

「一文を短く」というのは、メールに限らず文章全般に言える、
わかりやすい文章を書くポイントの一つです。

例えば、次の一文をみてみましょう。
——————————————————————
当社では、GLP基準適合施設を設置し、新規化学物質の生産あるいは、
市場化に際して、安全性評価試験の受託はもとより、
試験報告書の関係官庁への届け出支援までを主業務としています。
——————————————————————

上記のように自社の特徴をアピールしたいがために、
一文に要素を詰め込みすぎると、
結果的にポイントがぶれて、特徴がわかりにくくなります。

「主業務」が何であるかを先に述べ、
それに伴いどのような施設があるかを補足する文の組立てにすると
わかりやすくなります。

「あるいは」「に際して」「もとより」といった
文と文をつなげる語を取り払い、文章を二つに区切ってみましょう。

——————————————————————
当社では、安全性評価試験の受託をはじめ、
試験報告書の関係官庁への届け出支援までを主業務としています。
GLP基準適合施設を設け、新規化学物質の生産や市場化を
総合的にサポートします。
——————————————————————

文をつなげるほど、読み手にはポイントがぼやけ、伝わりにくくなります。
特にメールの文章の場合は、結論や最も言いたいことを先に述べ、
次に詳細を書く習慣をつけると、伝わりやすくなります。

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今週は、敬語のつもりで使っている誤った表現についてです。

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「言う」の尊敬語は「おっしゃる」です。

それと関連して、よく目にするのが「おっしゃられる」という表現。

尊敬の意を表す「られる」と「おっしゃる」が一緒になっているので、

過剰な敬語表現になっている例です。

×「課長がそうおっしゃられました」

○「課長がそうおっしゃいました」

同様の例としては…

×「昼食はお召し上がりになられましたか」

○「昼食は召し上がりましたか」

×「昨日、おいでになられました」

○「昨日、おいでになりました」

「お聞きになられましたか」も過剰に敬語が使われている例です。

「お～になる」で尊敬を表しますが、

さらに尊敬の「られる」がくっついているので、

敬語表現が重なっています。

×「部長にお聞きになられましたか」

○「部長にお聞きになりましたか」

同様の例としては…

「お会いになられる」→「お会いになる」

「お帰りになられる」→「お帰りになる」

「お話しになられる」→「お話しになる」

丁寧に書き表そうとするあまり、敬語を重ねて使ってしまうと、

文章自体がくどく、まっどろこしくなります。

敬語の使いすぎに注意しましょう。

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へりくだりすぎ禁物。「おっしゃられる」のどこが間違いなのか - まぐまぐニュース！

https://www.mag2.com/p/news/425994

立場が上の方にビジネスメールを送る際、ついつい過剰に丁寧、もしくはへりくだり過ぎた敬語を使い、ぎこちなくなってしまうというケースがよく見受けられます。今回の無料メルマガ『神垣あゆみメールマガジン』では著者の神垣あゆみさん…

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今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ メールのNGワード（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断定や攻撃

「○日までの納品は無理です」
「△△の内容が間違ってます」
「まだ支払われてませんが」

このように、のっけから断定したり、相手の非を責めたりするような表現は、
口頭で言う以上にメールで書くときつく感じられます。

実際に相手のミスや手違いということもあるでしょうが、
相手に有無を言わさぬ攻撃的なメールは考えもの。
もし、あとで行き違いや誤解だと判明したとき、
気まずい思いだけが残ります

「できない」ということを伝える際
「無理です」「ダメです」「できません」という断定表現でなくても
「難しい」「いたしかねます」など、婉曲な表現でも状況を伝えること
できます。たとえば

「○日までの納品が難しい状況です。
もし可能であれば、△日までお待ちいただくことは可能でしょうか」

このように、現状で対応が困難な場合でも、代替案を提案し、
状況が少しでも前に進むような対応を心がけましょう。

相手の対応に対して「間違っています」「支払われていません」と
責める前に「ご確認いただけますか」と打診してからでも遅くはありません。

「△△の内容は□□ではないでしょうか。
今一度ご確認をお願いいたします」
「○月○日の時点で入金が確認できませんでした。
恐れいりますが、再度ご確認をお願いいたします」

決め付けず、手違いの可能性も考慮したうえで、
相手に確認を求める姿勢がポイントです。

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