今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　                                   　 ＜ 書き換える技術 ＞
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親しみのわく文章

下記はあるグループのお知らせメールです。
—————————————————————–
（中略）

今月は、市の○○福祉月間事業もあり、
私たちのグループも関わらせていただきます。
気軽に参加して、ちょっとためになる楽しい企画を考えていますので
良かったら、遊びにおいでくださいね。
—————————————————————–

謙遜する気持ちから使われることの多い「～（さ）せていただきます」。
しかし、書き言葉になると、意志表明のような強い調子の文章になり
がちです。
文の前半はかたい表現で、後半は話し口調になっているのも気になります。

読みやすく書き換えてみましょう。
—————————————————————–
（中略）

今月は、市の○○福祉月間事業があり、
私たちのグループもイベント企画のお手伝いで参加します。
みなさんが気軽に参加できて、
ちょっとためになる楽しい企画を考えていますので
ぜひ、遊びに来てくださいね。
—————————————————————–

最初の文では「私たちのグループ」がどんなことに「関わる」のか分か
らなかったかったので、書き換え後の文では「イベント企画のお手伝い」
という一文を付け加え、具体的に表現してみました。

「～せていただきます」も「参加します」と書き換えましたが、違和感は
ないと思います。

二つめの文に「みなさんが」と対象を書き添えることで、一文がまとまり
呼びかける感じの文章になったのではないでしょうか。

誰に何を伝えたいのか、目的に合わせ、易しい表現、呼びかける調子の文
章を意識すると親しみのわく一文になります。

今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　＜ 再び、書き換える技術（4）＞
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意志を伝える

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

ある調査機関からアンケートの依頼文です。
——————————————————————
XXXXXは、現在、サイトのリニューアルを進めております。
つきましては、以前にご協力頂いた皆様から、再度、サイトの利用しやす
さなどについて、ご意見を頂けますと幸いに存じます。

ご協力頂けます方は、下記のサイトにアクセスしアンケートにお答えくだ
さい。今回も、回答頂いた方には謝礼を進呈致します。
——————————————————————

一貫して丁寧な言葉遣いなのですが、
取ってつけたようなたどたどしい印象も受けます。
「頂いた」「頂けます」というフレーズが繰り返されているのも気になります。

少し書き換えてみましょう。
——————————————————————
XXXXXでは、現在、サイトのリニューアルを進めております。
つきましては、以前、弊社で実施したアンケートにご協力いただいた
皆様から再度ご意見を伺いたく、アンケートを用意いたしました。
より利用しやすいサイトにしていくため、ぜひ、ご協力いただければ
幸いです。

※アンケートはこちらです　（URL）

アンケートにご回答いただいた方には謝礼を進呈いたします。
——————————————————————

「～頂く」は丁寧な表現なのですが、繰り返し使うとくどくなりがちです。
漢字で表記すると余計目に付くので、平仮名にして
使用頻度も少なくしてみました。

アンケートに回答してもらいたいのであれば、
アクセスしやすい誘導の仕方も大切です。

「ご協力頂けます方は、下記のサイトにアクセスしアンケートにお答えください」
と書くと、どこか遠慮がちで回りくどい感じがします。

「ぜひ、ご回答をお願いします」という気持ちを伝えるためにも、
アンケートページのURLも明記する方が得策でしょう。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　                      　　 　 ＜ 続・書き換える技術 ＞
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押しの強いメール
今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介していきます。

次のようなメールを受け取りました。
——————————————————————

今回は我々の活動が更に発展、進捗したためご協力できる範囲が広がり
ましたのご連絡致しました。

今回ご連絡させていただきましたのは、私達の活動、理念、
社会に対する思いに賛同して、協力してくださる企業様、社長様
を求めておりましてご連絡させていただきました。
以下キーワードにピンと来られた方、
ぜひ最後まで読んでいただければと思います。

——————————————————————

上記の文章は、丁寧な言葉を使っているにもかかわらず、慇懃無礼な印象
を受けるのはなぜでしょうか。原因としては次の三点が考えられます。

・「ご連絡致しました」「ご連絡させていただきました」が繰り返されている点

・送信を許可したわけでも依頼したわけでもないDMメールなのに
「～させていただきました」という言い回しを多用している

・一方的に自分の状況を伝るばかりでえ、相手の反応や返答をうかがう様子が感じられない

では、次のように書き換えるとどうでしょうか。

——————————————————————

今回、私どもの活動理念や社会に対する思いをお伝えしたく
突然ではございますが、ご案内のメールをお送りいたします。

○○○に対する取り組みも
少しずつですが、ご協力・ご賛同いただける企業様が増え
活動範囲も広がってまいりました。
どのような活動を行っているかを下記にまとめましたので
ご覧いただき、ご感想やご意見をいただければ幸甚です。

——————————————————————

・なぜ、メールを送るのかという理由を冒頭で知らしめる。

・自分たちの取り組みや状況を端的に知らせ、
それに対する反応を欲している旨を伝える

・直截的な表現を避け、婉曲に興味を引き出す表現

この3点に留意して書き直しました。
強気な姿勢で一方的に送りつけるのではなく、一歩引いて相手の反応を伺
う表現にすると、メールの印象もがらりと変わります。

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今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ご確認ください」

＜読者からの質問＞————————————————

仕事上、「ご確認ください」を使うことが多いのですが、
なんだか命令形ぽい感じがして
「ご確認していただけますでしょうか」もまどろっこしく
「ご確認くださいませ」というふうに「ませ」をつけることがあります。
なんだか女性的？な感じもして違和感を感じています。
これって、どうなんでしょうか？
（大阪の男性読者・N.Iさん）

——————————————————————

「ご確認ください」のように「～（して）ください」という表現は、
話言葉で使う場合は気にならないのですが、メールの場合だと命令調
に感じることがありますよね。

そこで私は

「ご確認をお願いします」　→　依頼形

「ご確認いただけますか」　→　疑問形

この２パターンを使うようにしています。

一緒に組んで仕事している相手にメールで指示を出すようなときは
「～ください」はなるべく使わず、例えば
「この部分の修正をお願いします」
「再度、お送りいただけますか」
と書くようにしています。

「～くださいませ」
は私も多用していたのですが、相手によっては好まない人もいるので
（男性が多いように思います）最近は使うのを控えてます。
これは多分に、読む側の好き嫌いの感覚の問題だと思います。

メールは読み手の精神状態によって良くも悪くも受け止められることが
あるので、なるべく感じのよい表現を選ぶようにしています。

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今週は、メールをわかりやすく書き換えるポイントをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ 書き換える技術 ＞
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目的をはっきり書く

先日、ある商品を紹介したプレスリリースをFAX送信した先から、
次のような文面のメールを受け取りました。

——————————————————————

（件名）ABC社の●●と申します

（本文）いつもお世話になります。
FAXありがとうございました。
ぜひ一度、拝見させていただきたいです。

——————————————————————

件名から、どこの会社のだれということはわかるのですが、いきなり本文
が始まり、最後に署名もないため、最初、このメールを受け取ったときは、
単なる「FAXを受信しました」という確認メールかと思いました。

翌日読み返してみて、ひょっとしてプレスリリースの内容に関してもっと
知りたいという意思表示かも…と気づきました
（そこで気づく私の反応も鈍いのですが）。

そこで
「もし、興味をお持ちいただけたのなら、見本をお送りします」
という旨の返信をしました。

すると、やはり相手は見本を見たかった様子で、次のメールには
「では、こちらの住所にお送りください」
と資料の送付先が記されていました。

最初に受け取ったメールがあまりに簡潔だったため、真意を図りかね、
対応が遅れた事例です。

簡潔すぎるメールも誤解を招きやすいものです。この事例をサンプルに
次のように書き換えてみました。

——————————————————————

（件名）プレスリリースを拝見しました。

（本文）神垣あゆみ企画室　御中

プレスリリースをお送りいただいたABC社の●●と申します。
当社の媒体でどのように取り上げるか検討したいので
見本をお送りいただけないでしょうか。

送付先はこちらです。
（以下、送付先住所、電話番号、受取人名）

それでは、よろしくお願いいたします。

（署名）
——————————————————————

ポイントは、
・件名にプレスリリースを読んだ旨を書き、名乗るのは本文で
・相手に何を要求したいのか、具体的に書く
・この場合、送り先まで明記しておけば、一回のやりとりですむ

この事例では、「ぜひ一度、拝見させていただきたい」の一文を「です」
で終わらせず「ので…」とし、「見本をお送りください」とつなげれば、
要求の内容が具体的にわかります。

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今週は、注意を要する言葉についての考察です。
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   仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　＜ 気をつけたい言葉（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「彼女さん」

最近、目にしたり耳にすることが多くなった言葉に「彼女さん」がありま
す。

「彼女」や「彼氏」に「さん」をつけるのに違和感を覚える人と、
気にならない人に分かれるようです。

気にならない人は、「奥さん」「弟さん」と同じ感覚で使っているのでしょう。
特に、年上の相手の彼女や彼を呼ぶ場合の敬称のような役割で
「さん」をつけることが多いと感じます。

「彼女」「彼氏」は名前に代わる言葉なので、
「さん」を付けるまでもないのでは？　と
私は感じています。

社内で上司のことを「部長」「課長」と役職名で呼ぶように、
「彼女」「彼氏」も呼び名の1つと思うからです。

名前が分からない場合は別として、
「○○先輩の彼女さん」というのであれば
「○○先輩の彼女の△△さん」
と言い換えてもいいのではないでしょうか。

役職のある相手の宛名を書くとき
「ＸＸＸ株式会社　部長　○○様」
と書くように…。

前回、紹介した「させていただく」は
テレビから波及したのでは？　という指摘を
読者のかたからいただきました。

今回取り上げた「彼女さん」「彼氏さん」は
ブログやメール、SNSなど、インターネット
から波及した特有の表現のように感じます。

あなたはどう思いますか？

＜追記＞2022.05.02
上記は、15年前に書いた記事ですが
「彼女さん」「彼氏さん」という呼び方は
今やネットショップなどでも使われています。

「精選版 日本国語大辞典」によると
『日本では古くから三人称は「かれ」で、
　男女両性を指していたが、西欧語に接して、男女の区別が必要となり、
　西欧語の三人称女性代名詞の訳語として生まれた』
　のが「彼女」とあります。

代名詞に「さん」を付ける必要があるのでしょうか。

▼参考記事

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