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今週は、きちんとした印象を与える言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 改まった言い方(4)
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                         スマートな言い回し

ちょっとした言い回しを知っておくだけで、相手に好ましい印象を与え
メールのイメージもアップします。
ビジネスメールで使える改まった言い方をご紹介しましょう。

後で(あとで) ⇒ 後ほど(のちほど)
また もう一回 ⇒ 改めて
例)後ほど、改めてお電話いたします。

ミス 間違い ⇒ 不手際
例)不手際があり、大変失礼いたしました。

どうですか ⇒ いかがでしょうか
例)昨日お送りした提案書ですが、いかがでしょうか。

いいですか ⇒ よろしいでしょうか
例)~という理解でよろしいでしょうか。

来てもらう ⇒ ご足労いただく
例)ご足労いただくことになりますが、よろしいでしょうか。

なんとかしてください ⇒ ご配慮願えませんでしょうか
例)○○の件についてご配慮願えませんでしょうか。

よければ ⇒ 差し支えなければ
例)差し支えなければ、ご住所をお知らせください。

わかりました ⇒ かしこまりました
例)かしこまりました。では、明日10時にお待ちしております。

いいですよ OKです ⇒ 承知しました
例)打ち合わせの件、承知しました

聞いていると思うけど ⇒ お聞き及びと存じますが
例)○○様からお聞き及びと存じますが

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今週は、読者からいただいた質問や意見をご紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                        < 読者からのお便り
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                         「さすが」の使い方

「感謝を伝えるとき」のひと言として、
VOL.786でご紹介した「さすが」について
次のメールをいただきました。

<読者からの質問>————————————————

仕事美人のメール作法で「さすが」をどんどん使ってみると
いいかもしれません、とありました。

敬語を扱った本に「さすが」は相手を評価することになるので、
目上の方には使わない方がいいと書いてあったのを覚えています。
どの本かは忘れてしまいました。

ぼくが部下の仕事を助けたときに、「さすが、Oさん」と言われると、
君に言われたくないと内心思ってしまいます。

その代わりに、「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と言われた方が、気分がいいです。

そのため、僕はあまり「さすが、○○さん」とは言わないように
気をつけています。

今回の例のように、さすがのあとに、
「うまくまとめてくださり、感謝しています」と付け加えれば
いいのでしょうか。神垣さんはどのように思われますか。

読者 H.Oさん
——————————————————————

H.Oさんのおっしゃるとおり、
「さすがですね」と部下に言われて、
同じような受け止め方をする人は少なくないでしょう。

上下関係のある社内では、
「さすが」は目上の人からかける言葉であり
目下の者から目上の相手には「評価」ではなく「感謝」の言葉を
伝える方が好ましいと感じました。

私の場合は、仕事の発注先から「さすが」と言われるとうれしいです。
君に頼んで正解だった、というニュアンスを感じるからです。
ですから、逆に私から仕事を依頼した相手にも「さすが」を使います。

いずれも相手を評価する意味合いの言葉ですが、
私は「賞賛」の気持ちを表す言葉として受け止め、使っています。

これは、社内と私のように個人で仕事をしている場合とでは
使い方に注意が必要ということでしょう。

目上の相手には、H.Oさんが書かれているように
「おかげさまで助かりました。ありがとうございました」
と感謝の言葉を伝える方が感じがよく、適切だと思います。

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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 添えるひと言(5)
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                          感謝を伝えるとき

相手を誉めたり、賞賛するときに使うフレーズに
「さすが」
があります。

こう言われて悪い気がする人はいないのではないでしょうか。

急ぎの依頼に対応してくれた相手、
無理難題に挑んでくれた相手に
感謝の気持ちを伝えるとき

「ご対応、ありがとうございます。
さすが、○○さん。うまくまとめてくださり、感謝しています」

もっと懇意な相手なら

「さすがですね。バッチリです!」

という伝え方もあります。

この「さすが」には「期待通りのでき」「お願いしてよかった」という
安堵と信頼の気持ちが込められています。

相手に一目置くフレーズでもあるので
“良い仕事”をしてくれた相手にはどんどん使ってみると
いいかもしれません。

相手を認めるフレーズとしては
「確かに」
もあります。

「確かに○○さんのおっしゃるとおりです」
「確かにご指摘の通りですね」
などと使います。

「確かに」と相手の言い分を認めた上で、
こちらの意向を伝えるときは「ただ」「ですが」と続けることもできます。

はなから否定するより、一度「確かに」と受け入れてから
持論を述べるようにすると、
相手との摩擦が少なくて済むのではないでしょうか。

→ 関連記事
【仕事のメール心得帖】「さすが」の使い方< 読者からのお便り >VOL.807

<追記> 私は相手への賞賛や感謝を伝えたいときに 「さすが」を使っていました。 しかし、読者のかたから 「部下や後輩など、年下の相手に 『さすが』と言われるのは良い気持ちがしない」 という感想を頂戴し、そういう受け止め方もあるのか、 と考えさせられました。 「さすが」の意味は 評判や期待のとおりの事実を確認し、改めて感心するさま と辞書にはあります。 感想をくださった読者の方は 年下の相手から感心されるのは嫌という感情を 抱いたのかもしれません。 この読者の感想をきっかけに 目上の相手へのメールで 「さすが」という言葉を使うことは控えるようにしています。
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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 添えるひと言(4)
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                          お詫びするとき

断りやお詫びのメールのとき、使うと感じの良いフレーズが
「せっかく」です。

誘われたけれど、ほかに予定があり参加できないとき
「せっかくお誘いいただいたのに
時間がとれず残念です」

相手からの依頼を断らざるを得ないとき
せっかくお声かけいただきましたのに
ご期待に添えず申し訳なく思っています

日程の変更を余儀なくされたとき
「せっかくお時間をいただきながら
こちらの都合で変更をお願いするする失礼をお許しください」

このように、ひと言「せっかく」を添えることで
本当は○○したいのに! と残念に思う気持ちが伝わります。

断るときには
「残念ですが」を添えると
「せっかく」同様、○○したい気持ちはやまやまなのに…
というニュアンスが伝わります。

「残念ですが、今回は参加を見送ろうと思います」
「残念ですが、断念せざるを得ない状況です」
といった具合です。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法        < 添えるひと言(3)
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                          打診するとき

 相手に打診するとき、使うと感じの良いフレーズが
 「もし、よろしければ」
 です。

 機会があれば、都合がつけば、何かのついでに
 お気に留めてくださいね
 そんなニュアンスがこのひと言に込められています。

 「当社の新商品です。もし、よろしければお試しください」
 「もし、よろしければご参加いただけるとうれしいです」
 「もし、よかったらご一緒にいかがでしょう」

 強引に事を進めようとすると、摩擦が起きたりするものですが
 「もし、よろしければ」と控えめな姿勢で相対すれば
 お願い事も受け入れてもらいやすくなります。

 例えば、すでに決まっていた日程を、こちらの都合で変更するような場合
 「もし、よろしければ、ご都合の良い日時をご指定いただけませんか」
 と相手に打診すると丁寧かつスマートです。

 「もし、よろしければ」に代わる言葉としては
 「差し支えなければ」があります。

 「差し支えなければ、ご連絡先をお知らせいただけますか」
 「差し支えなければ、お名前が確認できるものをご提示ください」
 と使います。

 「お差し支えなければ」という言い方もありますが、
 私は「差し支えなければ」の後に続く一文に「お」や「ご」をつける方が
 すっきりするように思います。

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今週は、メールで好印象を残す言い回しについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法        < 添えるひと言(2)
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                       依頼や指示を受けたら

 チェーン展開している居酒屋やラーメン店で、掛け声のように
 使われている「よろこんで」。

 オーダーを受けたときなどに大きな声でそう叫ぶのですが、
 あまりに連呼しすぎると、言われる方も慣れてしまって、
 掛け声の一種としか感じなくなっているのは少し残念。

 でも、書き言葉ではまだまだ効果的に使えるフレーズです。

 仕事の依頼があったとき、
 「お引き受けします」「承ります」でも事は足りますが…

 「ご依頼、ありがとうございます。よろこんでお引き受けします」
 「○○様からのご依頼であれば、よろこんで担当させていただきます」

 上記のように「よろこんで」を添えると前向きな印象を与えます。

 依頼を受ける場合に、問題点や懸念材料があるような場合も…

 「あいにく26日まで出張のため不在にしております。
  27日以降の対応でも問題なければ
  よろこんで担当させていただきます」

 このように「よろこんで」を添えることで、
 条件や問題点がクリアできれば十分な対応が可能ですという
 「前向きな姿勢」をアピールできます。

 書き言葉で「よろこんで」を使う場合は、
 「よろこんでお引き受けします」
 「よろこんで対応いたします」
 「よろこんで担当させていただきます」
 と、「よろこんで○○する」と結びの文章で締めくくる方が
 丁寧で収まりがよいようです。

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