今週から2週間にわたり「新入社員のメール作法」をご紹介していきます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 新入社員のメール作法 ＞
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今日は「初めての相手に送るメール作法」です。
▼ 初めての相手に送るメール作法 ～書き出し～
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職場で初めて出すメール。緊張しますね。
「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まず
は基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場
合の書き出しのポイントをご紹介します。
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。
▼ まずは「宛名」を正確に！
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【 宛 名 】
個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょ
う。間違って送信した際にもすぐわかります。
宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽
部長 ○○様」と２行に分けて書くといいですね。
個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会
社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場
合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。
特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、
よく確認を。
個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場
合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわか
りやすいですね。
補足ですが、
初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいが
ちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合
場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいで
すね。
明日は、「自分の名前と自己紹介」についてです。
