昨日、平和公園あたりを通ったら
桜はまだ一分咲きって感じでした。
雪やなぎや黄色いレンギョウは満開。
ぽかぽかと暖かい日には好きな曲聴きながら
クルマ運転してるのが至福のときです。
今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 新入社員のメール作法(3) ＞
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「初めての相手に送るメール作法」の書き出しについてです。
職場で、初めての相手にメール。書き出しは
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
が基本の流れです。宛名、自分の名前を書き、自己紹介が済んだら、いよ
いよ本文です。
▼ 1メールに一つの用件
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件名とも関連しますが、「1メールに一つの用件」が原則。これはビジネ
スメールに限らず、メリーングリストで発言する際も同様です。
複数の用件を一つのメールに入れ込んでしまうと、返信が続いた時に結局、
何についてのメールかわからなくなり、間違いのもとです。
面倒なようでも「1メールに一つの用件」のルールを守っておけば、あと
で件名を頼りにメールを整理したり見返すことができます。
繰り返しお話していますが、件名を具体的に記すことは効率的にメールの
やりとりを行ううえでとても重要。ひと目ですぐ、何についてのメールか
わかる件名を工夫しましょう。
やりとりの途中で別の用件に移ることもあります。そんなときは件名も用
件にあわせて変更を。読み返すことを想定した配慮を心がけたいですね。
▼ 読みやすいメールにするには
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用件を書く際、気をつけたいのが1行の長さ。
1行が長すぎるメールは、見た目にも圧迫感があり、相手が読むとき改行
の位置がずれたりして読みづらくなります。
目安としては、1行は全角文字で35文字前後、最大でも38字以内に収める
のが適切でしょう。
1行いっぱいに文字を入力るより、文章の切れ目のよいところで改行し、
数行ごとに空白の行を入れるようにすると読みやすくなります。ポイント
を箇条書きにしたり、見出しをつけるのも一つの方法です。
明日はメールの最後に入れる「署名」についてです。
