今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 新入社員のメール作法(2) ＞
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昨日に引き続き「初めての相手に送るメール作法」です。
職場で、初めての相手にメール。書き出しのポイントは
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
が基本の流れ、と昨日お話しました。宛名の重要性はわかっていただけた
と思うので、次は「自分の名前と自己紹介」です。
▼ 「宛名」の次は名を名乗る
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【 自分の名前と自己紹介 】
宛名の次は自分の名前です。ビジネスメールの場合は、当然のことながら
本名を名乗ります。差出人が誰であるか、相手にひと目でわかってもらう
ためでもあります。
続けて、簡単な自己紹介も添えておきましょう。「私は△△△社で▽▽を
担当しております○○です」といった具合に、社名、所属部署、自分が担
当している仕事内容などを簡潔に述べます。
くどくどと書く必要はなく、メールの用件に関連する範囲内で相手に自分
が何をしているか、が伝われば十分です。
▼ 相手のアドレスを知った理由に触れておく
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初めてメールを送る場合、気に留めておきたいのが、相手のメールアドレ
スを知った理由を書き添えておくこと。
自分が逆の立場なら、見知らぬ人からの突然のメールには「なぜ、自分の
メールアドレスを知ったのだろう？」と警戒心を抱くものです。「なぜ」
に対する理由が明らかなら、不審感もなくなります。
「△△△社の○○様からご紹介をいただき、メールを差し上げました」と、
ひと言添えておくだけで好感度もアップ。わだかまりなく、その後のやり
とりがしやすくなること請け合いです。
そして、いよいよ用件に入りますが、この続きはまた明日。
