今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メールのダイエット（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 敬語を使いすぎる文

　今週は、メール文のダイエットについてとりあげています。

　敬語がやたらと使われているメールも
　うっとうしいものです。次のメール文がそうです。

「この度、弊社が計画しております事業につきまして、
　貴社が提供されています○○サービスをご利用させていただきたく
　検討させていただいておりますが、詳細な内容につきまして
　ご教授いただければ幸いと存じます」

　上記の文例の問題点は…
　1）ちぐはぐな敬語
　　　⇒「貴社が提供されています」
　2）「（させて）いただく」の多用
　3）一文がくどい、長い
　　　⇒「ご利用させていただきたく検討させていただいて」
　　　　「ご教授いただければ幸いと存じます」

　敬語は使えばよいというものではなく、適切に使ってこそ
　相手への敬意が伝わるものです。

　上記のような「敬語過多」な文は慇懃無礼な印象を与えるだけ。
　書き換えてみましょう。

「この度、弊社が計画中の事業で
　貴社提供の○○サービスの利用を検討しております。
　詳細な内容が知りたいので、資料をお送りいただけますか？」

「詳細な内容につきましてご教授いただければ」では
　何を要求しているのか分からないので、
「詳細が分かる資料を請求したい」という意の文にしました。

　文を書きながら、一語一語に敬語を足していくより
　伝えたいことをまず、普通の一文にしてから
　部分的に敬語に変換すると、「敬語過多」な文になるのを
　避けられます。

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　【しごび】 の お す す め
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　昨日、配信しました…

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　今回のテーマは
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　あなたの職場にもいませんか？　
　社内でツッカケに履きかえるオ・ト・コ。

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今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メールのダイエット（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　ダラダラした文

　今週は、メール文のダイエットについてとりあげています。

　ダラダラとつながった文も読みにくく、
　何を伝えたいのかがわかりにくいものです。

　「今回、選考に残ったAさんは業務経験も豊富で、○○にも精通し、
　　人柄も申し分ないのですが、本人に△△の意向があるので、
　　採用を見合わせようと思います」

　上記の文は、接続助詞「で」「し」「が」「ので」で、
　文がつながれています。

　しかも、「採用を見合わせる」という結論が最後に来ているので、
　最後まで読まなければ何が伝えたいのかがわかりません。

　このように長い一文は、最初に結論を述べ、まずそこで一度、
　文を切ります。
　その後に、理由を述べる流れにすると、だらだらした印象が一変して、
　すっきりとわかりやすくなります。

　「今回、選考に残ったAさんの採用は見合わようと思います。
　　業務経験も豊富で、○○にも精通し、人柄も申し分ないのですが、
　　本人に△△の意向があるためです」

　「A社の営業担当には、佐藤または鈴木および高橋の2名を考えています」

　このように、並列の接続詞が続く文も分かりにくいです。
　上記の文では、「佐藤さんか、鈴木さんのうち1名と高橋さん」なのか
　「佐藤さんの代わりが鈴木さんで、高橋さんが加わる」のか
　あやふやです。

　「A社の営業担当には、佐藤と鈴木の2名を考えています。
　　サブには高橋をつけます」

　このように、接続詞をとりはらって
　文を分けるとわかりやすくなります。

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　【しごび】 の お す す め
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　メールをさらっと返すために・・・

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今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メールのダイエット（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　飾りを減らす

　今週は、メール文のダイエットについてとりあげています。

　昨日紹介した「同じ表現の繰り返し」のほかに
　「飾り過ぎる文」もダイエットが必要。

　「AからBに移し替える作業を極めて簡単にした、
　　これまでにない画期的な装置です」

　特長を強調したい、という思いが強いと、
　上記のように修飾語がいくつも並ぶ文になりがちです。

　「極めて」「これまでにない」「画期的な」は、ぜい肉にあたる表現。
　こうした“飾り”を取り払う方が、読み手には特長が
　ダイレクトに伝わります。
　書き換えてみましょう。

　「AからBに移し替える作業を簡単にした装置です。
　　本装置の画期的な点は・・・」

　このように、端的に特長を述べた後に、
　どのように「画期的」であるかを具体的に後述する方が、
　「すごさ」が相手に伝わります。

　こだわりやアピールポイントを一文に詰め込んでしまうと
　結局、どこが特長かわからなくなってしまいます。

　ごてごてと文を飾り立てるより、
　結論を先に述べることに注意しましょう。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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「ジンジュール」での連載、再開です！

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　　　　　　　　　【ビジネスパーソン メール術】（11）
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　　　メールも表現のぜい肉を落として、すっきり簡潔に！
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　　コピー＆ペーストしてすぐに使えるメール文例集はこちら！
　　

今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールのダイエット ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 くどい表現を減らす

　メールに限りませんが、文章にもダイエットが必要な時があります。

　同じ表現の繰り返しもそのひとつ。
　例えば、こんな感じです。

「一連の発言とおっしゃいますけども、
　具体的に何を発言してお辞めになられるのか、
　具体的におっしゃっていただかないと、
　なぜお辞めになるのかわかりません」

　感情が高まると上記のような文章になりがちです。

　「仰る」「具体的に」「お辞めになる」という言葉がそれぞれ
　2回ずつ登場しているため、なんだか絡まれている気がしてきます。
　おまけに「お辞めになられるのか」という表現は二重敬語。

　ここでは、相手が「なぜ、辞めるのか」が「具体的に」知りたいのですから
　もっと冷静に要点を絞って書いてみましょう。

　「一連の発言とおっしゃいますが、
　　なぜ、お辞めになるのか、
　　その理由を具体的に示していただけますか」

　感情的になっている時は一度クールダウンしてから
　文章を書きだす方が賢明です。

　もしくは、
　ひとまずわっと書いてみて、時間をおいてから
　冷静に読みなおし、書きなおしてみましょう。

　書きなぐったメールをそのまま相手に送りつけることは
　避けましょう。後にしこりを残すだけです。