今週は、部下や上司からの気になるメールについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 部下・上司のメール処方箋（3）＞
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メールがすべて？
今週は、部下や上司からの気になるメール作法への処方箋を
ご紹介しています。
＜部下からの「気になる」メール＞————————
メールの使い方についての悩みです。
つい先日、チームメンバーに
メールだけを使うのでなく、
添付資料の確認の返事などはメールでなく、
声を掛けるだけでいいよねと認識を合わせたつもりでした。
チームメンバーは、前、横、斜めと声が届く範囲に
座っていますので、場面によってはメールより
声を掛け合う方がいいと思ったからです。
ところが、まだそのことが浸透せず、
確認しましたとか、了解です、など、メールで返事が返ってきます。
指導する側の力の無さもあるかもしれませんが、
メールだけを使用するのではなく、声掛け、電話など、
場面に応じた手段を使ってほしいものです。
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座席が至近距離にあるメンバー同士でも
メールで応答というケースは、意外と多いようです。
同じ社内でも、部署が遠く離れた位置にあるとか
外出先から確認メールを入れるという状況ではなく
声がが届き、顔が見える範囲内にいる社員同士が
ひたすらメールで受け答えしている様子は
客観的に見れば、味気ないというか、寒々しいものです。
もともとは「声を掛け合う」ところから始まった「伝達行為」が
メールというツールによって、より早く、より効率的になったことは
間違いありません。
ですが、メールが普及・浸透した現在でも
口で伝えた方が早い場合、
電話で話した方が理解を得やすい場合
もあります。
状況に応じて最も確実に伝わる手段を考えてみましょう。
メールの良さは
・時間・場所を問わず伝達が可能
・スピーディー
・記録として残る
です。
でも、キーボードを打つより、ひと言声をかければ済むような内容は
口頭で伝えてもいいはず。
一方で、複雑な内容をすべてメールで伝えようとすると
却って誤解を招いたり、ポイントがずれて理解されたり
ということもあります。
クレーム対応や謝罪もメールだけで対応しようとすると
こじれて収拾がつかなくなることも。
「メールはあくまで伝達手段のひとつ」ということは
当メールマガジンでも繰り返し述べていることですが
メールですべて完結させようとするのではなく
メールに代わる伝達手段として
その場や、その時々で最良なものを使い分けたいですね。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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