今週は、トラブルの元となるNGメールについてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの「してはいけない」＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　感情的なメール

　メールは伝達のための一手段です。

　特にビジネスメールでは
　報告、連絡、確認のために活用することで
　業務がよりスピーディーに効率化できます。

　しかし、メールの内容によっては
　後々、トラブルの元になるケースもあります。

　例えば、感情的になって書いたメール。

　本人の気分を害する要因がなにかしらあったにせよ
　怒りの感情を、そのままメールに反映させてしまうのは
　いただけません。

　自分で感情をコントロールできないまま
　“書き殴った”内容は

　後で読み返すと
　なぜ、自分はここまでカッカしていたのだろう……
　と、本人でさえ、その理由やその時の感情を
　思い出せなくなっていることも。

　自分を見失った状態で送ったメールは
　当人にとってははけ口になったとしても

　それを受け取る方は
　傷ついたり、嫌な思いをすることになり
　迷惑このうえありません。

　
　イライラしたり、ムカッとする感情は
　誰にもあるし、
　仕事のやり取りで
　そうした感情に陥ることもあります。

　そんな負の感情を自覚した時ほど
　パソコンの前を離れ
　ひと呼吸おいてから
　冷静に対処することが

　仕事をしていくうえでの“知恵”
　ではないでしょうか。

　わたし自身のこういうときの対処法の一つは
　テキストファイル（メモ帳）に
　相手に対する反論や意見など
　思いのたけを全部、一度書き出してみます。

　その後、一度席を離れ、
　他のことに集中してから、
　もう一度、今度は相手の視点で読み返し

　不適切な部分を削除し、文を整えてから
　メールに清書をして送信することにしています。

　一見、手間がかかるように感じるかも知れませんが
　怒りや嫌な気持ちをいったん書き出すことで
　クールダウンして

　自分の気持ちを客観視できるので
　冷静に対応できるようになります。

　今週は、メール対応で
　トラブルの元になるようなNGな内容について
　取り上げていきましょう。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 か ら お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

　入社シーズンに向けた過去のメルマガ記事が
　『まぐまぐニュース』に掲載されています！

　——————————————
　 社外秘をうっかり得意先にメール・・・
　 どう対処すればいいの？
　——————————————

　日々のメール対応にお役立てください！

11年前から配信中！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン
【 仕事美人のメール作法 】

「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
【仕事美人のメール作法】が2位に入賞しました！

オンラインでできるビジネスメールの研修【 仕事美人のメール研修 】

楽天kobo版の電子書籍が出ました！
メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ]

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

カミガキのフェイスブック

THEプロフェッショナル広島

仕事実績、著書、ライティングのお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ こんなとき、どうする？（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手から反応がない場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えてきました。

▼ケース5：相手から返信がない、返信が遅い。

出欠の有無、依頼に対する対応の可否
問い合わせに対する返答など
待っているのに相手からの返信がない
ということがあります。

確認を急いでいるときほど
なかなか返信をくれない相手に対するイライラした気持ちが
メールにも反映されてしまいがちです。

「○○の件、どうなっていますか？」
「△△の回答はまだですかね」
といったストレートな催促は
先方が「今、送ろうと思っていたのに」というようなときや
「こっちだって大変なんだ」という状況の場合は
反感を買うこともあるので注意が必要。

メールを受け取ったことや
送信したメールの内容を
相手が忘れていることもあるので
確実な返答がほしい、急いで確認したいという場合は
メールから電話に切り替えた方が得策です。

その際
「先日、メールでお伝えしたのですが
○○の件はいかがなりましたでしょうか？」
と切り出します。

「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」の部分は

「○○はご出席（参加）いただけますか？」
「○○のご返答をまだいただけてないようなのですが」

と、内容に合わせてアレンジを。

上記のフレーズは
メールで催促・確認する場合も
応用して使えます。

期日が近づいている用件や
相手の対応状況が分からず不安を感じたときは
「○○の件はいかがなりましたでしょうか？」

期日を過ぎても連絡がない場合は
「○日にはご連絡（ご提出）をいただけるとのことでしたが
　いかがでしょうか」

といった感じで打診します。

「当方の作業は8割がた完了しておりますので
（相手の作業分）をいただき次第、仕上げにかかります」

「△△様の必要部数のご連絡をいただき次第、
見積もりをとりますので、できましたら
本日中にご連絡いただければ幸いです」

のように
こちらの進行状況や段取りを具体的に知らせるのも一つの方法です。

軽く相手にプレッシャーを与えることで
相手の対応を急いでもらう効果をねらいます。

お互いが相手の状況が見えないために
返信や対応が滞る原因になっている場合は

催促のメールは角が立たないよう言葉を選びつつ、
自分の方も困っている、待っているという実情を伝えることも
必要と考えます。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

Kindle版は書籍よりお得！

—————————————————
　★『さらりと返せる、大人のメール表現334』Kindle版★
—————————————————

書籍は1337円ですが
Kindle版は1080円です！

本書をもとに制作した
iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】も好評！

ぜひ、ご利用ください。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ こんなとき、どうする？（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
NGなメールを送った場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース4：NGな内容のメールを送ってしまった。

相手に見せるつもりのない内容
例えば、下書き段階の原稿や企画書とか
予算の内訳といった資料を
誤ってメールに添付してしまった。

あるいは
送るべき相手を間違えて
社内の営業担当者に宛てたメールを
担当している客先に送ってしまった。

想像するだけで
身の毛のよだつミスです。

しかし、送信したメールは
元に戻すことも、追いかけて消すこともできません。

送るべきではない内容
送るべきではない相手に
誤ってメールを送信してしまった場合は
気が付いた時点ですぐに次のように削除を申し出ます。

「先ほど送信したメールに、誤って別のファイルを添付してしまいました。
恐れ入りますが、開封せずに削除をお願いいたします」

「先ほど、送付先を誤ったメールを送信してしまいました。
申し訳ありませんが、直ちに削除をお願いいたします」

このような一文を添えたうえで
本来送るべきだったファイルを添付したり
伝えるべきだった内容のメールを送信したりします。

実際は、誤送信したメールの添付ファイルや内容を
相手がすでに見ているかもしれません。

しかし、「削除してください」と伝えることで
「そのデータやメールの内容は、見てはいけないもの」という
意思表示になり、
相手もそれ以上その内容に触れることはできなくなります。

手遅れと、諦めずに
相手に意思表示することで
それ以上、情報が広がらないように抑制するのです。

このような事態を招かないためには
データの管理をおろそかにせず
ファイルに分かりやすいタイトルを付け
整理・保存を。

うっかり誤送信してしまわぬよう
「メモ帳」などに下書きして、仕上げたものを
メール送信するといった
“ひと手間”を惜しまないことも大切です

重要な内容ほど、送信前に慎重に確認する
習慣を身に付けましょう。

情報漏えいは、こうした
小さなうっかりミスが引き金となります。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 か ら お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

入社シーズンに向けた過去のメルマガ記事が
『まぐまぐニュース』に掲載されています！

——————————————
今さら聞けないビジネスメールの基本マナー
——————————————

基本中の基本マナーを紹介しています。
今一度、おさらいを！

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ こんなとき、どうする？（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
添付し忘れていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース3：添付ファイルの付け忘れ

「それでは、資料を添付してお送りします」
と送られてきたメールに添付ファイルがない……
よくあるうっかりミスです。

メールにデータを添付して送信する場合は
送信前に添付を確認して送信ボタンを押すのが
基本ですが

メール送信後に
添付忘れに気づいたら
その時点ですぐに添付メールを送信します。

その際、

「肝心のファイルを添付しそびれており、大変失礼いたしました」

といったひと言を添えて再送を。

相手がファイルを添付し忘れていて
再送を促す場合は

「ファイルが添付されていませんでした」
では少々素っ気ないので

「先ほどのメールに○○のファイルが添付されてないようです。
恐れ入りますが、再送していただけますか」

とすれば、丁寧かつ文全体の印象がソフトになります。

相手も「しまった！」と思っているので
やんわり促す言い回しとして

「再送してください」の代わりに
「再送していただけますか」と
問いかけ調にするのがポイントです。

その前に添える「恐れ入りますが」は、
社内のやり取りであれば
省いてもよいでしょう。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

違いの分かる客を待つのではなく
客に違いが分かるように仕向ける
ことが大切なんだと思う。

今回のメルマガ読んで、そう思いました。

第164号　察知して配慮する
————————————————–
【　営業マン河村操はコミュニケーションする　】
————————————————–

「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。

★お申し込みはこちらから

▼前回のメルマガはこちら