ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信が要らないときの対応

次にご紹介するのは質問ではないのですが、

6月2日配信の＜切りあげるひと言＞にいただいた読者のかたからのメールです。

＜読者からの感想＞————————————————

私が【しごび】から教えていただいたことの一つで、
大変重宝させていただいているのが、
この「メールの終わり（終わらせ？）方」です。

返信のやり取りをスムーズに終わらせる為に
『メール末文に「返信はご無用です」　のひとことを添える』
というのは、常々活用させていただいております。

また、その一文の頭に、時期に応じて様々な応用文を付ける
ようにしています。
例えば、
「年度末につき、ご多忙中と存じますので～」　とか
「締切も近く、優先事項もあると思いますので～」等々
です。
（友達・知人であれば「返信ご無用よん」でＯＫですね）

読者　A.Yさん
——————————————————————

私がA.Yさんのメールを読んでうれしかったのは、
【しごび】で読んだことをご自分で応用して使ってくださっていることです。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 　 ＜ 切りあげるひと言（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　心地よい余韻

手紙や文書であれば、末文に「時節柄、くれぐれもご自愛ください」
のようなフレーズが添えられたものですが、
メールでは前段の時候のあいさつとともに、相手の健康や様子を気遣う
ような末文も省略されることが多くなりました。

メールを始めたころは、まだまだ「メール＝手紙」という感覚があり、
やたらと長い文章を書きしたためていた時期もあり（私だけ？）ましたが、

メールは伝えたい用件だけを簡潔にまとめ即座に伝えるツール
という認識が広まるにつれ、手紙調のあいさつの類は不要なものとして
姿を消しつつあります。

特に、ビジネスメールでは、
「了解しました」「以上、よろしくお願いします」で完結するのですから、
末文をあれこれ考える必要もないのかもしれません。

▼　相手への気遣いを言葉に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ただ、人と人とがやりとりするものですから、
ビジネスライクな内容の中にも、相手を気遣うひと言があると、
メール一つで相手への印象が好転する、あるいは一歩深まることもあります。

「どうぞお元気で」
「これからも応援しています」

そんなひと言でも、メールの最後に添えられていると
うれしく感じられるもの。

夜のメールであれば「では、おやすみなさい」で
お互い、気分よく区切りがつけられます。

特別な言葉や飾り立てた言葉でなくても、
相手への気遣いを伝えるのは、日常使う言葉で事足ります。
要は、その気持ちがあるかないか。

お互いに心地よい余韻を残せる言葉でメールを結べたらいいですね。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのⅹ

メルマガ詳細

今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 メ ー ル 作 法　　 　 ＜ 切りあげるひと言（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
決めて終わる

「近々、一緒にランチでも」とか「打ち上げをしましょう」
という内容のメールは、やりとりが長引きがち。

いつにする？　どこにする？　何時に集合？　と決めることが多いので、
これらを一つずつ確認し合っていると、長々とメールが続いていきます。

このようなときは、呼びかけた人（言いだしっぺ）がイニシアチブをとって
「では、10日の12時に大手町の△△△でいかがでしょう。」と、
適当な日時や場所をある程度決めてから相手に打診するようにすると、
話が早いです。

もしくは、日程、場所など、いくつか候補を挙げて、
相手と調整していくという方法もありますね。

予定が決まったら
「では、10にお会いしましょう」
「それでは、10日にお会いできることを楽しみにしています」
とメールを結びます。

少し先の予定で、とりあえず「会う」ことだけが先に決まり、
詳細は日程が近づいてから、という場合は
「では、来週また連絡しますね」
「来週は出張なので、戻ってから改めて連絡します」
と、次に連絡することを伝えることでメールを結ぶこともできます。

余談ですが……
この手のメールのやりとりで、くせものだな～と思うのが
「今度、お昼でも」とか「いつか、飲みましょう」というやりとり。

「今度」や「いつか」と言って実現したためしはなく、
その多くが社交辞令で終わることが多いです。

ですから、私は本当に会いたい、ご一緒したいと思う相手には
「来週」とか具体的な日にちを告げて打診し、
未定を予定に換えるように働きかけます。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのX

メルマガ詳細

今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法
◆─────────────────────────────────◆
予定を伝える

メールのやりとりが続いている相手に「この辺で終わりにしますね」と
いうサインを送る方法として、これからの予定を書くことがあります。

「これから紙屋町で打ち合わせです。戻り次第、メールしますね」
「15時から会議なので、席をはずします。詳細は後ほど」
「17時には戻りますので、上記の件、ご検討をお願いします」

という具合に、これからの自分の行動や状況を伝え、
パソコンの前を離れること、メール連絡ができなくなることを知らせます。

さらに、席をはずす時間、戻る時間を知らせることで、
その時間や日にちまでに相手に依頼していることや作業について
進めておいてもらうことも指示できます。

「では、6日11時にお待ちしています」

このように具体的な日時を書いてメールを結ぶと、確認にもなりますね。

しばらくメールのやりとりが続いていて、
ふっと相手からの返信が途切れた場合
「席をはずしたのだな」と想像はつくのですが、
これからの予定をひと言告げておくと
やりとりに区切りがつき、次の作業や行動に移りやすくなるのでは
ないでしょうか。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのX

メルマガ詳細

今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ 切りあげるひと言（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
「では」プラスアルファ

メールを切りあげるときに使われるフレーズで、よく目にするのが
「では」です。

ある程度面識のある相手や、やりとりをしたことのある人からのメールに
「では」が使われていることが多い気がします。

話し言葉の「じゃあ」に相当する感覚で、
最後に交わす気軽なひと言として使われているのでしょう。

私は「では」だけで終わるのが、唐突な気がして落ち着かないので

「では、今日はこの辺で」
「では、またメールしますね」
「では、ご連絡お待ちしています」

と、「では」の後にひと言添えるようにしています。

約束の日時が決まっているような場合は
「では、6日に」
と日にちや時間を書いて終わらせることもよくあります。

ビジネスメールの場合は、もう一歩進めて
「それでは、失礼いたします」
がスマートで収まりのいいフレーズなので、よく使っています。

メルマガ詳細
メルマガ詳細

カミガキのフェイスブック

カミガキのX

仕事実績、著書、お問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室