今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞
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引用どうする？
＜質問： 原文引用について ＞—————————————-
受信メールを引用設定にしてあります（やりとりの履歴が分かり易いの
で）。
ただ、やりとりの回数が増えるとメールがやたら長くなります。
あまりに長いと、最初の部分は消去して対応しています。
何か良い対処法はありますか？
—————————————– 読者 J.M さんからの質問
返事時に、相手のメールを全文引用する設定にしている人は多いと思いま
す。私もそうです。
ただ、全文引用して返信するか否かは、私の場合、相手に合わせて判断す
るようにしています。
返信が早い相手なら、やりとりの内容がほぼ把握できているので、全文引
用は使いません。
返信が遅い相手や、やりとりの履歴を残しておく必要のある用件の場合は、
全文引用した上で新たな内容を記述していきます。このケースでは、やり
とりが続くほど送受信する際のメール容量が大きくなっていくという難点
がありますが、私は記録用と割り切って全文引用のままやりとりを続けま
す。
「履歴を残す」という目的で全文引用している場合は、長くなっても残し
続けるほうがいいかもしれません。記録ですから。
私の場合は、全文引用しても最初のほうのやりとりを読み返すことはほと
んどないので、引用しないスタイルのほうがすっきりして個人的には好き
です。同じ相手からのメールがスレッド形式で表示されるメールソフトを
使っているせいもあるでしょう。
惰性で何となく全文引用しているのは、単なる手抜きと見られがちなので
注意が必要ですが、全文引用の目的が明確なら、そのスタイルを通してよ
いのではないでしょうか。
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