今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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＜読者からのお便り＞———————————–

メーラー内のメール整理法、どうされていますか？

私はOutlook Expressを使用していますが、ツール機能でフォルダに振り
分け受信するようにメールルールを設定しています。この方法、意外と皆
さん知らないようで…（って、うちの営業だけか？？）

特に仕事でメールのやり取りが多い人って、受信フォルダで全てのメー
ルを受信していたらあとで迷子メールが出ると思うのです。

以前、会社の個人アドレス以外にWeb代表アドレスも持っていたときは、
メールをさばくの大変でした。
（女性読者：M.Yさん　より）

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今回は質問と言うより、メールの小ワザ的内容です。

この振り分け機能、知っている人は知っているけど、知らない人は今もメ
ールの整理に困っておられるのではないでしょうか。

Outlook Expressの場合の設定の仕方は、こちらを参考にしてください。
http://tinyurl.com/9q5xk

振り分け用のフォルダを作る際、フォルダ名もひと工夫してみましょう。

上位に表示されるフォルダ名の順番は、
英数字 → 五十音順のカタカナ・ひらがな → 漢字 です。
さらにフォルダ名を【 】でくくると英数字より上位に設定できます。

私は仕事関係の客先からのメールを上位に表示させるために、社名や担当
者名の前に「W」を入れてフォルダ名を設定しています（WはWorkingの略）。
「W・○○社」「W・△△さん」という具合です。こうすると、仕事関係の
フォルダを「下書き」フォルダの下に並べることができます。

振り分け用のフォルダ内にさらにフォルダを設定することもできます。

たとえば、メルマガ用のフォルダを一つ作り、カテゴリ別に「ビジネス」
「育児」というふうにさらにフォルダを分けておくことが可能。

この場合、フォルダの左にある「＋」のマークを「-」にしておかないと
細分化したフォルダに送られたメールを見ることができないので、つい見
落としがちです。

実は私がそうしているのですが、細分化しすぎると未開封のまま気づかな
いこともあるので、もっぱら受信したメールの整理に活用しています。

メールフォルダの活用については以前にも触れていますので、こちらをご
覧ください（VOL.57 2005年3月31日 配信分）。