今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　＜ 読者からの質問（4）＞
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文字数どうする？

＜質問： 一行の文字数について ＞————————————

メールを作成する際、一行の全角での文字数をどの様に設定しておられ
ますか。以前聴いた情報では30～32文字が、メールを読む際、目の移動
に負担が少なく億劫さを憶えないで気楽に読むことに没頭できる最長の
文字数だそうです。

—————————————–　読者 H.O さんからの質問

私の場合、メールソフトの設定は、一行全角で35文字で折り返す設定にし
ていますが、通常のメールのやりとりで一行にびっしり文字を書くことは
ほとんどありません。

だいたい文章の区切りで改行するので、一行の文字数は最大20文字前後に
なることが多いですね。

私が実際に書いていて一番多いと思われる一行の文字量は、20字前後です。

このメルマガを作成する際は、一行全角35文字の設定です。前後の一角は
空けるので、賞味33文字。仕事でメルマガ作成する場合も33～35文字で設
定することが多いです。

H.O さんが言われるとおり、目の移動に負担がかからないちょうどいい文
字量なのでしょうね。

メールで注意すべきは、一行の文字量よりもむしろ、改行だと思っていま
す。

私は、3～4行ごとに一行空けて次の文章に続けることを意識しています。
メールの文章は行間が詰まっているので、改行を多めに入れておかないと
読みづらいためです。

改行が多いので、行頭は一角あけないほうが読みやすいですね。

＜追記＞2021.10.18
メルマガのような読み物と仕事のメール対応では
1行の文字数の設定を変えています。

2021年現在、このメールマガジンは
1行30字設定で作成しています。

きっかけは、スマホでメルマガを読むと
1行35文字ではレイアウトが崩れて読みづらい
と読者から要望があったからです。

一方、通常の仕事のメール対応では
1行最大20文字程度で
意味の切れ目や読点を入れる部分で改行することが多いです。

1行30字だと、自分でも1行の文字数が多い
と感じます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　＜ 読者からの質問（3）＞
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引用どうする？

＜質問： 原文引用について ＞—————————————-

受信メールを引用設定にしてあります（やりとりの履歴が分かり易いの
で）。
ただ、やりとりの回数が増えるとメールがやたら長くなります。
あまりに長いと、最初の部分は消去して対応しています。
何か良い対処法はありますか？

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

返事時に、相手のメールを全文引用する設定にしている人は多いと思いま
す。私もそうです。

ただ、全文引用して返信するか否かは、私の場合、相手に合わせて判断す
るようにしています。

返信が早い相手なら、やりとりの内容がほぼ把握できているので、全文引
用は使いません。

返信が遅い相手や、やりとりの履歴を残しておく必要のある用件の場合は、
全文引用した上で新たな内容を記述していきます。このケースでは、やり
とりが続くほど送受信する際のメール容量が大きくなっていくという難点
がありますが、私は記録用と割り切って全文引用のままやりとりを続けま
す。

「履歴を残す」という目的で全文引用している場合は、長くなっても残し
続けるほうがいいかもしれません。記録ですから。

私の場合は、全文引用しても最初のほうのやりとりを読み返すことはほと
んどないので、引用しないスタイルのほうがすっきりして個人的には好き
です。同じ相手からのメールがスレッド形式で表示されるメールソフトを
使っているせいもあるでしょう。

惰性で何となく全文引用しているのは、単なる手抜きと見られがちなので
注意が必要ですが、全文引用の目的が明確なら、そのスタイルを通してよ
いのではないでしょうか。

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名どうする？

＜質問： 宛名について ＞——————————————

メール本文につける宛名は必要でしょうか？
会社名、部署、宛名の３つは、なるべく入れる様にしています。
でも、いきなり本文という人もよく見受けますので、疑問に思いました。

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

初めてメールを送る相手には、会社名、部署、宛名を書きます。

やりとりが頻繁な相手や懇意な相手には、つい省きたくなりますが、宛名
だけは入れたほうがいいでしょう。

万一、メールが迷子になったり、誤って他の人へ送信したりした場合も間違いと
わかります。

共通のアドレスを複数人で共有している場合も宛名があると識別しやすい
です。こういうケースでは、私は件名にも宛名を入れるようにしています。

いきなり本文というメールも確かにありますが、私は自分から返信する場
合は上記の理由から必ず宛名を入れます。

せっかく入れた宛名も名前が間違っていては意味がありません。名前、役
職はしっかり確認を。

私は最近「神崎様」「神垣サユリさん」という宛名のメールをもらいまし
た。こういう場合、返信の本文や署名に正しい名前を入れて送っても、相
手から来た次のメールも間違った宛名のまま、ということが多いです。

こんなことにならないよう気をつけましょう。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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メールの適切な長さ

＜質問： メールの長さについて＞———————————–

メールの長さはどの程度が妥当でしょうか？
長いメールは読む気しないので、送る時には気をつける様にしてます。
長いメールを打つ必要がある時に、良い処理方法とかありますか？

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

メールを始めた当初、私もよくメルマガ並みに長いメールを送っていまし
た。

書くほうはそれで満足でも、読むほうは大変。メール本来の「伝達」とい
う目的からはずれて「語り」に入ってしまうような長いメールは要注意で
す。

メールの長さは人によって様々で、内容にもよるので一概には言えません
が、スクロールせずに読める範囲内の文字量が一つの目安になるのではな
いでしょうか。

メールが長くなりそうな場合は、件名や冒頭の一文に「長文です」「長文
になります」という旨をひと言添えるようにしています。

あらかじめ長いメールだと分かるようにしておけば、相手も後でじっくり
読もう、という判断がつくからです。

どうしても長文になる場合は、相手が読みやすいように見せ方を工夫する
ことも大切。例えば…

・最初に結論やポイントを列挙する
・内容ごとに小見出しをつけて内容を整理
・改行を意識していれる（3～4行ごとに1行あける　など）

込み入った内容で書くより話すのが早いと判断した時は、電話にするほう
がよい場合もあります。状況に応じた判断で使い分けたいですね。

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