今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読みづらい文章（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

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今週は、言葉の表記の区別の仕方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　 ＜ 言葉の書き分け（3）＞
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「くさい」「におい」の書き分け

————-
くさいにおい
————-

これを漢字で書くと

——–
臭い臭い
——–

と書くことができ、
これだと「くさいくさい」とも読めてしまいます。

新聞の統一表記では、
実際に不快なにおいがする場合は「臭い」と漢字で表記し、

疑わしいとか、怪しい様子を比喩的に表現する場合は「くさい」
と平仮名表記にして区別しています。

例）
「臭い」　：汗臭い、酒臭い、臭い物にふた
「くさい」：うさんくさい、素人くさい、面倒くさい

「におい」の漢字表記には
上記の「臭い」のほかに「匂い」もあります。
どのように使い分けるのでしょう。

新聞の統一表記では、
鼻で感じる刺激のうち
心地よいにおいを「匂い」と表記し、
不快なにおいを「臭い」と表記して
区別しています。

例）
「匂い」：バラの匂い、匂い袋
「臭い」：嫌な臭い、生ごみが臭う

しかし、冒頭に挙げた
「臭い臭い」のようにどちらも同じ漢字表記になる場合は
紛らわしいので、

「臭いにおい」と
「臭い」は漢字表記で、「におい」は平仮名表記とします。

もっとも「くさい臭い」の代わりに
「悪臭がする」と書けば、区別はできるのですが……。

においは感覚的なものなので
柔軟剤や香水のにおいも
心地よいと感じる人もいれば、不快と感じる人もいます。

このように良い香りか不快な臭いか判別できない場合も
「臭い」ではなく平仮名の「におい」を用います。

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今週は、人名、地名、社名などの誤字についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　　 ＜ 固有名詞の間違い ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人名の勘違い

年度が変わり、新しい職場で
人との出会いも新たに増える時期です。

初めて会う人、初めて名刺交換する人、
初めてメールのやりとりをする人も
いることでしょう。

そんなとき、気を付けなければならないのが
人の名前の表記です。

最近、私がうっかり入力ミスをしそうになった人名に
「ひょうご」さんという姓の方の表記があります。

「兵後」という表記なのに
パソコンの漢字変換のまま
うっかり「兵庫」と入力してメール送信していないか、
後で気がつき、ひやりとしました。

また、
「篤子」と書かれた名前を見て
てっきり「あつこ」さんと思っていたら、
実際は「とくこ」さんだった
ということも。

人名はこのように、漢字の読みと表記が多様で
勘違いしたまま言ったり、書いたりすることがあるので
注意が必要です。

人名に限らず、地名や社名などの固有名詞は
それぞれに意味やこだわりがあり、
特別な読みや表記にしているケースが多くあります。

間違えたまま使わないうようにするため、
今週は事例を挙げながら対策を考えていくことにしましょう。

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