今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か ＞
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判断の基準
以前、行った当メールマガジンの読者アンケートで、今後、取り上げてほしい
テーマとして、下記の意見をいただきました。
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メールのみならず、メール以外の手段（電話、手紙、FAX、LINEなど）も活用
した場合の連絡方法について。
（メールはあくまで伝達手段の道具の一つに過ぎないと考えた場合、他の手段
とメールとの組み合わせ。さらには、メールを使わない場合とはどんな状況、
場面となるのかについて）
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上記のご意見のとおり、メールは伝達の一手段であり、相手や状況に応じて、
その他の伝達手段を使い分けたり、組み合わせたりする必要があると常々感じ
ており、私自身の方法だけでなく、読者の皆さんはどうしているのだろうか、
という興味もあります。
今週は、メールが最適な場合とそうでない場合や、メールと他の伝達ツールと
の組み合わせについて取り上げてみたいと思います。
伝達方法としてメールか、メール以外か、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？
私の場合は、判断のポイントは、伝達する「相手」にあります。
伝えたい相手にもっとも早く確実に連絡がとれる方法は何か、をまず考え、
対応することにしています。
ですから、メールだけ、電話だけ、メッセンジャーだけで済むやり取りもあれ
ば、状況によっては複数の伝達手段を組み合わせることも多いです。
ある客先の担当者の場合は、基本的にはメールでやりとりしますが、急ぎのと
きや込み入った内容を伝えるときは電話をします。
その担当者の私への伝達パターンが、「基本はメールで、急ぎのときは電話」
というパターンが多いからです。
しかし、私からその担当者に急ぎの用件を電話する場合、相手が会議や打ち合
わせ中で、電話をしても繋がらないことも多々あるので、コールと留守電にメッ
セージを入れて、相手からの返信を待ちます。
すぐに返答を要するときは、携帯メールで返答してほしい用件をのみ書き込ん
で送っておきます。そうすれば、携帯メールで返信があったり、間もなくして
電話があったりするので、急ぎの用件も処理できます。
メールのみのやり取りで完結する場合もありますが、私が最も多いのはこの
「基本はメールで、急ぎのときは電話」というパターンです。
デスクワークより外出していることが多い相手は、急ぎのときはメールよりメッ
センジャー、メッセンジャーより電話ということもあります。
紙媒体の制作を依頼している付き合いの長いデザイナーとは、仕事の依頼もや
り取りもLINEに落ち着いています。私からの誌面の修正指示は、プリントアウ
トした原稿に朱を入れ、スマホのカメラで撮影してLINEで送るという方法をとっ
ており、修正確認はDropboxにアップされたPDFデータで行う、という流れが2人
の間で定着しています。
ただ、私の場合は、メッセンジャーやLINEは懇意な相手や仲間内のやりとりに
使うケースがほとんどで、客先とのやり取りはメール・電話が主体です。
理由は、伝達する相手が、パソコンをメインの伝達手段とする人が圧倒的に多
いからです。ですから、相手がデスクワークをする時間の比率が低い場合は、
自ずとメインとする伝達手段が変わるのではないでしょうか。
伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？
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