今週は、読者からのご意見・質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事  の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問(5) ＞
◆─────────────────────────────────◆
メールのコワイ話

米国在住の読者からいただいたメールです。

＜読者からの質問＞———————————————-

実は、昨日、友人のプライベートなメールが間違って送られて来て、
ちょっと気の毒な思いをしました。

彼女は子どものクラスの保護者宛に
学校行事に関する情報をBCCで一斉送信してくれたのですが
その直後、まったく学校とは関係ない
彼女のプライベートなメールのやりとりがそっくりそのまま、
保護者の私たちにも送られてくるという間違いが起こったのです。

ビスタとヤフーメールとの関係で、
このような間違いが起こるらしいと聞いたことがあり

一度使ったBCC機能がなぜか継続されていて、
個人に送ったつもりのメールが、
前回利用したBCCのアドレス全部に
一斉送信されることがあるのだとか。

正確な原因はわかりませんが、
わたしも似たような経験をしたことがあるので、
ざっと検索してみたのですが、
一度送信してしまったメールを取り消すテクニックは、
今のところ未開発のようです。

メールソフトによっては、「リコール機能」があり、
相手に読まれていない送信済みのメールならば、
取り消すことができるものも中にはあるみたいですが。

このようなことが起きた場合の
送った側の対応策（対応メール）、
送られた側の対応策、心遣いについて尋ねてみたいと思いました。

わたしの場合は、
また同じミスがあると気の毒だし、
友達だもの、教えてあげるべき、と思って、
彼女には、プライベートメールが送られて来た旨と
BCCを利用する場合は気をつけた方がよいことを伝えました。

きっと、彼女は穴があったら入りたい気持ちだったと思うのですが
恐縮しつつ「ありがとう」と返信メールが来ました。

メールって便利な分、うっかり操作で怖いところもある、
と思った経験でした。
（読者 K.Kさん）
—————————————————————–

上記のケース
自分の身に置き換えると、確かに怖いことです。

私はそういうトラブルに遭遇したことはないのですが
全社員共通のアドレスに個人宛のメールを送ってしまったり
ある人について書いたメールを別の相手に送ったつもりが
本人も読んでいるメーリングリストに誤って送ってしまい
大恥をかいたことがあります。

このようなケースでは
送信した本人は気づいておらず
相手や第三者から後で指摘されて、
初めて知ることが往々にしてあります。

やはり、気づいた時点で
送信元の相手にいち早く伝えるのが親切。
送ったメールは取り消せませんが
少なくとも再発防止にはなります。

送信する側の留意事項としては
・人に読まれては困る内容のメールは書かない、送らない
・送信前に送信先を再確認
・もし、誤って送信した場合は、
すぐに訂正や間違いであることを知らせるメールを送信

恥をかく程度で済めばいいですが
特にビジネスメールの場合は
企業情報の漏洩などにつながれば一大事です。

メールの利便性を過信せず
送信する側がメールの内容、送信に責任を持つことも
必要かもしれませんね。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、読者からのご意見・質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問(4) ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　外来語の表記

＜読者からの質問＞———————————————-

最近、我が社で議論を呼んでいることがあります。
その内容は、外来語の表記についてです。

例えば、「motor[電動機]」は「モーター」と書くのか、
それとも「モータ」なのか？

「gear[歯車]」は「ギヤー」と書くのか、
それとも「ギヤ」または「ギャ」なのか?

そのほかに、「tester[回路計]」「monitor[監視]」などもそうです。

「ー」の長音は付けるべきなのでしょうか？
また、「gear[歯車]」の「ヤ」のように大きい文字でも小さい文字でも
意味が通じる場合は、どちらの表記にしたらいいのでしょうか?

わたし自身としては、文書の中で表記をどちらかに
統一していれば問題はないと思うのですが…

外国語をそのまま日本語に表現すること自体に
ちょっと無理があると感じています。

外来語の表記の仕方について、何か決まりごとがあるのでしたら
教えていただきたいと思います。
（読者 亜麻乃 時夜句さん）
—————————————————————–

亜麻乃 時夜句さんが書いておられるとおり
同一文書の中で統一がとれていれば問題ない
という意見に私も同感です。

ただ、例に挙げられた機械系の用語は
技術翻訳の世界では、統一表記があるのではないでしょうか。

ちなみに、共同通信社の「記者ハンドブック」では
「ギア」「モニター」で掲載されています
（motor、testerは掲載されていませんでした）。

長音を付けるか否かは、表記がいろいろですよね。
「コンピュータ」か「コンピューター」か
「サーバー」か「サーバ」か。
「メイン」か「メーン」か。
（新聞表記では「コンピューター」「サーバー」「メイン」で
統一されています）。

最近よく目にするのが「スムース」。
円滑とか滑らかを意味する「smooth」を
「スムース」と表記する商品名や広告に登場し始めています。

これも、新聞表記では「スムーズ」に統一されていますが
語感や雰囲気から「ズ」を「ス」と表記するケースが増えています
（個人的には「ズ」の方がしっくり来ますが…）。

どちらが正しいということより
メールや文書で、その外来語の表記が統一されていることの方が
重要と考えます。

◎長音の表記についての、下記のメルマガが参考になります。
「翻訳で稼ぐノウハウ～翻訳初心者のための技術翻訳～」vol.47

◎私が常に参考しているのは、コレ
記者ハンドブック第11版
著者：(社)共同通信社
販売元：共同通信社
発売日：2008-03-14
おすすめ度：
クチコミを見る

＜追記＞　2020年11月5日
この記事を書いた2009年に使っていた
「記者ハンドブック第11版」では、
「メーン」と表記されていましたが
現在使っている「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」には
「メーン」は掲載されていません。

「【改訂新版】朝日新聞の用語の手引」と
「毎日新聞用語集2020年版」は
いずれも「メイン」が掲載されています。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
現在形にする理由

旅行会社勤務のかたからいただいたメールです。

＜読者からの質問＞————————————————

ところで、「ありがとうございます」って過去形はいいのでしょうか？

わたしはあまり気にせず、予約いただいた際など最初の案内などには、
「ご予約ありがとうございます」。
最終案内など手続き最後のメールなどお送りするときは
「この度はご予約ありがとうございました」と過去形が多いように
思います。

正直、わたしはあまり意識して変えていません。
でも、先日デパートに勤務している知人から、
勤務先では「ありがとうございました」
とこちらから、商売を打ち切るような過去形は絶対使わない
と言われ、考えてしまいました。

業種の違い、接客言葉とメール作法、異なる場合はあると思いますが、
また、お暇なときにでも、神垣さんの考え、教えてくださいね。

（読者 Qさん）
——————————————————————

感謝の言葉「ありがとう」を現在形で書くか、過去形で書くか
当メルマガで取り上げた際、（2008年12月24日配信　VOL.961）
その後も読者のかたから、さまざまな反応がありました。

実際、私自身も常に「ありがとうございます」と現在形で
書いているわけではなく

上記のQさんのように、仕事や出来事が完了した際や
過去の物事に対するお礼では
「ありがとうございました」を使います。

ただ「この場合、どっちがいいかな～」と迷うときは
現在形を意識的に使うようにしています。

その理由が、まさに上記にある百貨店勤務のかたのご意見
「ありがとうございましたと、こちらから商売を打ち切る」
感じがするからなんです。

「商売」というのを「縁」と言い換えてもいいでしょう。

「～ました」というのは“終わり”を感じさせる言葉です。
結構、小さいことが気になる（気が弱い？）私は、
「ありがとうございました」と書くと
「これっきりで終わり」という気がして
なるべく現在形で書くように意識しています。
特に仕事関係のメールは。

「ありがとうございます」の方が
次につながる感じがするからです
（ある種、自分への暗示みたいなものですが…）。

▼　現在形で“今”の感情を伝える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「ありがとう」以外にも過去形より現在形を意識的に使っているのが
「申し訳ございません」「すみません」という謝罪の言葉。

読者のかたからも同じ意見がありましたが、
「申し訳ございませんでした」「すみませんでした」と
過去のことにせず、今の気持ちとして
現在形を使うほうが、相手に伝わるからです。

感謝の言葉も謝罪の言葉も
現在形を使うのが正しいということではなく

現在形にすると、よりリアルに“今”の感情を伝えやすい
だから、意識して使っている

というのが私の考えです。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 か ら お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

1月18日（日）まで、ご注文を承っていま～す！

————————————————

☆★筆文字カレンダー2009【 胸にいだく言葉 】★☆

————————————————

ご注文について、詳しくはこちら

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 ＜ 読者からの質問（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
会社の習慣

＜読者からの質問＞————————————————

メールの宛先の記載についてですが、
私の勤めている会社の客先で、変わった表現の仕方があります。

メール文の始めに相手の名前を記入しますよね？
その時（ ）括弧付けするんです。

たとえば私宛のメールでは文頭に（田中）と苗字が書かれています。
しかも、ぱっと見は呼び捨て！

いくら相手がお客さんと言っても呼び捨てはあまりいい気はしないので、
やんわりとこの記載の意味を確認したところ、
どうやらそこの会社では「様」の代わりに
名前に（ ）括弧付けをするらしいのです。

これ、絶対その会社だけの文化ですよね？
神垣さんは、このような「社内だけにしか通用しないメールの作法」って
何か他にご存じですか？

（読者 H.Tさん）
——————————————————————

その会社や職場でできあがったルールというのは
確かにあると思います。

でも、上記のケースは
社内で適用する分にはいいかもしれませんが
社外の人宛てにも名前に括弧付けだけというのは
どう考えても失礼と思うのですが…。

その会社の幹部や経営者は
対外的にも宛名がカッコ書きだけで済まされていることを
ご存知なのでしょうか。

上層部は知らないまま、現場で自然発生したルールが
そのまま適用されているということがよくあります。

社内や職場内で、メールのルールをチェックしてみることも
必要かもしれません。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】