今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の効率化（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　整理してから書く

　メール対応の時間短縮
　今日は「書く」場合の工夫を考えてみましょう。

　「考えすぎて書けない」
　「結局、どのように書いていいかわからない」
　という声をよく聞きます。

　「考えすぎて書けない」場合は
　まず、伝えるべきことを
　メモに書き出してみます。

　その時点で文章にする必要はなく
　キーワードだけでも、箇条書きでも
　構いません。

　一回で完成した文章にしようとするから
　キーボードを打つ手が止まってしまうのです。

　書くべきことを頭で整理しようとして
　あれこれ考えているうちに
　時間がたっていく→焦る→余計まとまらない
　→書けない　という悪循環に…。

　何を伝えるのか
　一度、書き出すことで
　頭の中でもやもやしていたものが
　とりあえず形になります。

　書くべきことの全体像を把握したら
　最も伝えたいことは何か
　を確認します。

　最も伝えたいこと　＝　結論
　です。

　1）結論
　2）理由
　3）詳細
　の順に文を組み立てていきます。

　メモ書きするときに、番号をふったり
　矢印で順番を整理してもいいでしょう。

　書くこと、その順番が整理できた段階で
　メールに書き出してみます。

　文章化したら、読み返し、流れをチェック。
　自信がない場合は、周りの人に読んでもらってもよいでしょう。

　声に出して読むと、文章のつなぎが悪いところなどが
　自分で確認できます。

　整理してから一度書いてみて
　修正して、完成させる
　という手順で臨んだ方が
　結果的に早く書けるようになります。

今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の効率化 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　もっと時短を！

　先日、「メールの書き方勉強会」の講師を務めた際
　
　「事務所全員の懸念として、メールを読む・書くという作業に
　　時間がかかっており、効率化を図りたい。
　　何か良い方法はないだろうか？」

　という質問がありました。

　実際に当メールマガジン読者や、客先でも
　「メール対応に時間を取られ
　　本来の業務になかなかとりかかれない」
　「本業に忙しく、メール対応が後回しになって
　　残業してしまう」
　という声をよく聞きます。

　上記の質問があった事務所では、時短対策として

　1）実務でよく使う文書を、フォーマットとして「Google Docs」で共有し、
　　 その都度コピー＆ペーストして使用
　　　※「Google Docs」とは
　　　　　http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_co_jp.html

　2）所内送信のメールタイトルには、それとわかる頭文字を入れて送信

　という工夫をしているとのことでした。

　1）については、頻出する単語やフレーズを「辞書登録」機能を使って
　登録しておく方法もあります。

　例えば、私の場合は
　「よろしくお願いいたします。」を「よろ」と打つと
　出てくるように登録し、メールの結びで使っています。

　送信の際は、「よろしくお願いいたします。」の前に
　「ご確認のほど」「ご回答を」などの言葉を添えて
　バリエーションを付けています。

　それが面倒ならば
　「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
　「ご検討をお願いいたします。」
　のようにフレーズごと辞書登録しておくのもよいでしょう。

　2）については、スタッフや業務別にML（メーリングリスト）を設定したり、
　イントラネットを活用したり、という方法もありそうです。

　今週は、こうした
　メール対応を効率化する対策を考えていきたいと思います。

今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　なぜ、CCするのか？

　今週は、CCを送る際の留意点について述べてきました。
　結論は昨日書いてしまったので
　今日は、補足を少し。

　自分と相手とのやり取りで
　相手が自社の部下や関係者をCCにしたメールを
　受け取ることがあります。

　CCの相手がすでに面識のある人や
　知っている人であれば
　職場内で情報を共有するのだなと
　すぐにわかるのですが

　知らない相手がCCに含まれていると
　「え、どなた？」と戸惑うことがあります。

　これは、CCされる側も
　同様に感じるようで

　CCされている意図
　つまり、「関係者なんだから、知っておいて」
　ということだとは呑み込めても

　前置きもなく、自分がCCされていた場合
　「あれれ？　私も！？」と感じることがあるようです。

　CCでメールを送る場合は
　メインでやり取りする人、そのやりとりを同報される人
　すべてが互いを知っている状態が好ましいと思います。

　相手が知らない人をCCに含む場合には
　「情報を共有するため、当社営業の○○へも同報で送信しています」
　のようなひと言があると、
　「全員に返信」されたメンバー間の違和感が
　軽減されるのではないでしょうか。

今週は、CCのやりとりについて改めて取りあげます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜「全員に返信」の使い方（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　同報者を明記

　CCメールを受信した場合のチェックポイントとして
　誰に同報されているかを把握すること
　と昨日述べました。

　送信者側の留意点としては
　メール送信時に
　「誰に同報するか」を明記しておくと
　メールの受け手もはっきりそれを認識できます。

　例えば、メインの相手がAさんで
　同報するのがBさんの場合、
　メールの書き出しは次のようになります。

　—————————-
　　○○営業部
　　A様

　　制作のB様へも同報です。
　—————————-

　同報する人が複数になる場合は、
　「制作部スタッフの皆様へも同報です」

　直接、複数の関係先にCCで同時送信する場合は
　「○○参加者の皆様へ同報です」
　としてもよいでしょう。

　メインのやりとりに対して
　情報を共有する相手がだれかを
　最初の時点で一度、言葉にして表明し、
　お互いの立場を確認しておくことが大切です。