今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の効率化（3）＞
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優先順位をつける

メール対応の時間短縮を図る際
昨日に引き続き、「読む」際の工夫について考えてみましょう。

昨日述べた「振り分けてから読む」に関連しますが
読む優先順位を決めて、対処するのも一つ。

例えば
「仕事」「私事（プライベート）」「その他」と
大きく分け、

「仕事」関連のメールは送信者や件名から判断し
すぐ読み、最速で対処。

仕事に直接関係しない「私事」メールは
緊急の場合を除いては、手すきの時などに読んで対処。

定期的に読んでいるメールマガジンとか
ネットオークションのお知らせメールなど
「その他」に分類されるものは
読みたいときに読む。場合によっては、読まずに終わることもある
という、ゆるいくくりにしておきます。

受信した順にすべてのメールをその都度読んでいると
時間がいくらあっても足りないので
「必ず読む」メールを先に決めておくのです。

これは、メールを「書く」場合も同様で
すぐに返信すべき相手・用件に優先順位をつけて
書いていきます。

メールを「読む」・「書く」時間を設け
その時間内に優先順位の高いメールから
読んで書いていくことをルール化してもよいでしょう。

早めに出社して、始業前の30分
昼食を早めに済ませ、昼時間の30分
というように、
メール対応に集中する時間枠を決めてしまうのです。

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【しごび】 の お す す め
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