今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章（2）＞
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あいまいな表現は避ける

「多分～でしょう」「だいたい～くらい」「～と思います」
こうした言葉を多用すると、読む側には「自信がなさそう」「はっきりし
ない」といった印象を与えます。

断定や決めつけを避けるために上記のような表現を使うことがありますが、
「よくわからないから」「だいたいこんな感じ？」とものごとを感覚的に
捉え、憶測で書いた文章はのちのちトラブルを招きかねません。

「だいたい～くらい」と書くより、具体的な数値を確認し、提示する方が
ずっと説得力は増します。

未確認だったり、根拠がないまま「～と思います」と書くより、調べたり
確認した事実や結果を書くほうが相手も納得します。

▼　自信を持って書く
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手に強く訴えかけたい場合は、あいまいな表現や婉曲な表現が却って
アダになることがあります。

このメルマガを元に『仕事で差がつくできるメール術』を執筆した際も、
編集者から「～ではないでしょうか」といった相手に投げかけるような文
章ではなく、もっと言い切った表現でお願いします、と指摘されました。

自信を持って書くことも、説得力ある文章にするポイントです。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、説得力のある文章について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 説得力のある文章 ＞
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理由を書く

以前、付き合いのあった客先から数年ぶりにメールがありました。

「ご無沙汰しています。前に送った○○のデータ、まだ持っていますか？
持っていたら、送ってください」。それだけの突然で簡潔なメール。

先方から送付の依頼があったデータとは、その客先との仕事が始まった当
初、仕事を行ううえでの共通認識項目を挙げた手引書のようなものです。

「数年経ったデータを今頃になって！？」と不信に思いましたが、保存し
ていたので、「ありますよ」と返信しました。しかし、なぜそのデータが
必要になったのかという理由を知らされないままのやり取りだったので、
不気味に感じました。

「元データを誤って消去してしまったので」とか「あなたがまだ持ってい
るか確認したいのだけど」と、過去のデータを求める理由がわかれば、深
読みすることもなかったのでしょうが、探りを入れられているように感じ、
いい気持ちはしませんでした。

▼　理由が相手に動機を与える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ビジネスメールでは単刀直入に結論だけ述べることも必要ですが、「なぜ、
依頼するのか」「なぜ、必要か」「なぜ、注意するのか」など、理由がわ
かれば、受ける側は納得して行動に移れます。

くどくどと理由を並べ立てる必要はありませんが、「なぜ」そうするのか
をひと言添えるだけで、相手に動機を与えることができるからです。

自分ではわかりきっている理由や目的も、相手にそれが伝わらなければ
上記の例のように、相手に不信感を抱かせる要因にもなりかねません。
相手に理由がわかる書き方をすることが、説得力のある文章につながるの
ではないでしょうか。

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今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 私の失敗談（4）＞
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ファイル名

ファイルの添付し忘れには気をつけているつもりですが、それ以上に注意
しているのがファイル名です。

一度に複数のファイルをメールに添付して送受信したり、ひとつのファイ
ルを修正して何度かやりとりするとき、ファイル名をきちんと順序だてて
整理しておかないと収拾がつかなくなり、トラブルの元になるからです。

慌てていると余計に自分でも混乱して、相手に送るべきでないファイルを
間違って送ってしまったり、清書する前の未完のファイルを送ってしまい、
あとで恥をかいた経験が少なからずあります。

自分のパソコンがWindowsで送信相手がMacの場合、ファイル名をローマ字
にしておかないと文字化けして何がなんだかわからなくなるため、ローマ
字書きでファイル名を統一し、相手にわかりやすい名称や番号を振って送
るようにしています。

私がしている工夫は次の通りです。

・ファイル名の頭に「070928」「9月28日」など、日付を入れる

・同じタイトルで修正が何度も入る場合は、「new」「新」「続」などの
文字を入れたり、修正を重ねるごとにファイル名に番号を入れる

・案件や項目ごとに専用のフォルダを作り、早めに整理して格納

特に画像を複数扱うときは、気を入れて整理しておかないと後になるほど
数が増えて整理するのが面倒になり、間違う確立も増えます。

「企画書」というファイル名が増えると、後で何の企画書かわからなくな
るので社名や案件名を入れ、ひとめで判断がつくようにするのもポイント。

自分が見てすぐわかると同時に、受け取った相手にもすぐわかること
を意識してファイル名を入れるようにしています。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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営業に特化した雑誌「ザッツ営業」。

2007年秋季号で次の特集の構成を一部担当しました。

●「いまどきの新規開拓はこうする　─ 新市場創造の営業」
今田酒造の事例

●「小さなヒット商品　開発・販売物語」
ガジェット広島『これはいるか』（木製ノートパソコンスタンド）

「ザッツ営業」は季刊の定期購読誌ですが
もし、機会あれば、ぜひご一読ください。

今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 私の失敗談 ＞
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深夜のメール

メルマガタイトルのせいか、当メルマガ
へ感想を書くのに「勇気がいりました」「緊張しました」という読者の声
を時折頂きます。

でも、私はメールの大家でも先生でもなく、これまで何度となくメールで
失敗をしてきています。むしろ、それをネタにメルマガを書いているよう
なものです。そこで、今週は私が経験したメールの失敗談をこっそりご紹介することにします

つい最近も悔やみきれない失敗をしました。
もっともあってはならない名前の間違いです。

創刊間もないころから、ずっとこのメルマガを読んでくださっている懇意な読者さんがいます。
月に数度はメールをやり取りする仲なのに、あろうことか
相手の名前を間違えて書いて送ってしまったのです。

メールを送信した後も気づいておらず、ご本人からのメールで知り、愕然。
申し訳ないなんてものではなく、自分でもかなりショックを受けました。

原因は、深夜のメールです。
「深夜のメールは自分ワールドにハマって感情過多な内容になるので要注意」
と当メルマガでも散々書いておきながら、
返信が遅れていたこともあり、書いてしまったのです。

名前を取り違えたまま思い入れの強いメールを送ってしまい、後のまつり。
長い付き合いの読者さんだっただけに、もうお詫びのしようもなく涙が出そうでしたが、
間違った事実は事実。何を書いても言い訳にしかならず、
お詫びのメールを出すのがやっとでした。

相手が広い心の持ち主で、今も変わらぬやり取りをしてくださっていることが救いですが、
きっとそのかたはがっかりにしたいに違いないのです。

初めての相手、付き合いの浅い相手には万全の注意を払うのに、
懇意な相手には油断が生じてしまったとりかえしのつかない大失敗例です。

きちんと相手に思いを伝えたいなら、早めの一般的な時間に返信する、
という教訓になった経験です。

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