今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法   < ちょっとした言い回し(3)
◆─────────────────────────────────◆
「このたびは」

このたびはお声かけいただき、ありがとうございます。

初めてメールでやり取りする相手に返信するとき、よく使うフレーズです。

相手から「はじめまして」と始まるメールを受け取り、返信する際「お
世話になります」と書くのは抵抗があります。仕事の打診や依頼の場合、
お世話になるのはこれからであって、これから関わろうとする相手にあり
きたりなフレーズで返したくないと思うからです。

そんなときに「このたびはお声かけいただき、ありがとうございます」を
使うようにしています。

▼ ひと言に気持ちを添える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ネットオークションで落札後、初めて出品者に連絡を取る際、よく使うの
が「このたびはお世話になります」。

いきなり初対面の相手に「お世話になります」と書くのに抵抗があったの
で「このたびは」を添えるようにしています。これも、仕事のメールで初
めてやり取りする際に活用できるフレーズです。

テレビ業界では何時だろうと挨拶は「おはようございます」と聞いたこと
がありますが、メールでも「お世話になります」はメールの出だしの決ま
り文句として定着した感があります。

無難にそれで済ますのもひとつですが、初めての相手だからこそ、これか
ら始まるお付き合いを意識した言葉を伝えたいと工夫をしています。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
◆─────────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法              < ちょっとした言い回し(2)
◆─────────────────────────────────◆
                        ひと呼吸置いた表現

毎度、勝手を申しますが、下記アドレスないしは携帯まで、
お返事をいただけると助かります。

上記は至急、連絡を要する相手からのメールの一文です。
急いでいるほど「至急、連絡ください!」と書きたいところですが、ひと
呼吸置いたこうした書き方の方が、却って「すぐ連絡しなければ」という
気持ちになるから不思議です。

この一文のポイントは「毎度、勝手を申しますが」と「お返事をいただけ
ると助かります」という表現です。

冒頭で「毎度、勝手を申しますが」とひと言添えることで、文章全体が和
らぎます(場合によっては「毎度」を省いてもいいかもしれません)。

相手にお願いしたり、手を煩わせるようなメールを送るとき、こうした前
置きになる言葉を添えると文章全体が丸みを帯びます。
「お手数ですが」
「おそれいりますが」
「恐縮ですが」
などがそれに当たります。

▼ 気持ちを添える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
もう一つのポイントが「お返事をいただけると助かります」。

相手の行動を促す表現でも、「お返事ください」より「~いただけると助
かります」の方が感じがいいのは、表現が命令調でないからです。

同様に
「~していただけるとうれしいです」
「~していただけるとありがたいです」
という表現も私はよく使います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
◆─────────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法               < ちょっとした言い回し
◆─────────────────────────────────◆
添付が消えています

毎日メールのやり取りをしていると、ちょっとした言い回しでその人への
好感度がぐんとあがることがあります。

メールの文章を読みなれてくると、その人の癖とか志向が分かるもので、
短くても配慮のある書き方ができる人のメールは心に残り、仕事をしてい
ても気持ちいいです。

今週は心に残ったちょっとした言い回しについて取りあげていきたいと思
います。

添付が消えているようですので、
お手数ですが再度送っていただけますでしょうか。

添付してメール送信したつもりが、添付し忘れていた際、相手から送られ
てきたメールです。

明らかに送信する側の私のうっかりミスなのですが「添付し忘れています」
より「消えているようです」という書き方はやさしさがあるな、と感じま
した。相手を責める表現ではないからでしょう。

▼ 表現にワンクッション
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの場合は書く側にそういう気持ちがなくても、読む側には冷たくぶっ
きらぼうに感じられることがあります。

例えば、口で「~してください」「~できません」と言われるのと、その
一文をメールで読むのとでは受けとめ方が異なります。

メールの場合はきつく感じられるので「~していただけませんか」「~で
きかねます」とする方が表現が和らぎます。

間違いの指摘も、相手を責める表現ではなく「添付が消えている」という
事実を知らせる書き方にすると感じがよく、指摘された側もすんなり応じ
られるように思います。

<続・「添付が消えています」>

上記の
「添付が消えているようですので、
お手数ですが再度送っていただけますでしょうか」
の一文に対して、読者のかたから次のコメントをいただきました。

添付書類行方不明、私なら
「お送り頂いた文書の添付書面が見当たりません。
恐縮ですが、再度お送り頂けませんか」
とします。

男性読者からのご意見ですが、日本語として美しい一文と思い、
改めてここでご紹介します。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
今週は、説得力のある文章について考察します。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 説得力のある文章(5)
◆─────────────────────────────────◆
                           読みやすさ

 説得力のある文章を書くには、表現、文章の構成、書き方も大事ですが、
 見た目の読みやすさにも気を配りたいもの。読む側が把握しやすい書き方、
 書面を工夫することも大切です。

 改行なしでびっしり書かれたメール、逆に一行ずつあけて書かれたメール、
 いずれも読みづらいです。

 文章の区切りごとに改行し、二~三行ごと、あるいは文章のまとまりごと
 に一行あけて次の文章が書かれていると読みやすくなります。

 長文のメールになる場合は、見出しをつけたり、最初に要点を箇条書きに
 して、詳細を後述すると混乱がなく、読む側も疲れません。

 込み入った内容はワードなどのファイルを添付し、概要や留意点だけメー
 ルで伝えるという方法も分かりやすいです。

 ▼ 適切な文字量とは?
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

 メールの場合は、スクロールせずに読みきれる文字量が一つの目安と考え
 ます。

 文字量にしても内容にしても、最初からきっちり文章をまとめようと思わ
 ず、まずは伝えたいことの優先順位を決め、ざっと文章にしてみます。

 次に、読み返して無駄な部分を削って文章を整える習慣をつけると、次第
 に適切な文字量でまとめられるようになります。

 メールを書くたびに上記のことを意識するだけでも文章は上達していきま
 す。日々の積み重ねはあなどれません。

記事全文を読む

今週は、説得力のある文章について考察します。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法   < 説得力のある文章(4)
◆─────────────────────────────────◆
長文化にご用心

ある程度、まとまった量の文章を書くときのコツは、だいたいどういう筋
道で文章を書くか、最初にいくつか項目を挙げてみることです。

本でいえば目次、雑誌の記事でいえば見出しにあたる「項目」を先に挙げ
てから書き出します。

メールの場合も、文章が長くなりそうなときは見出しをつけたり、箇条書
きで先にポイントを示してから、詳細に入る構成にすると読みやすくなり
ます。

会話をする際、話がどんどん横道にそれて「結局、何の話だっけ?」とい
うことがありますよね。これは、その時々に頭に浮かんだことや言葉から、
話題が別の方向に流れていってしまうからです。

文章も書いていくうちに「あれも書きたい、これも書きたい」と書き連ね
ていくと、文字量ばかりが多くなり、本来述べたいポイントがぼやけてし
まうのです。

▼ 最初にあらすじを考える
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
書きながら考えるのではなく、書き出す前に「何を書くか」をはっきりと
させてから書くほうが説得力があります。

書くべきポイントを先に見出し(項目)として挙げ、それに沿って書くと
文章がまとまりやすいです。

書くことが好きな人ほど、長文化現象が起きやすいので、最初に「何文字
で書く」と項目ごとにおおよその文字量を決めるとよいでしょう。

長い文章は、書く側は興に乗って書くのが気持ちよくても、読む側は苦痛
だったり飽きてくるものです。ポイントを絞って簡潔にまとめる習慣をつ
けたいですね。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、説得力のある文章について考察します。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法                                   < 説得力のある文章(3)
◆─────────────────────────────────◆
結論から書く

文章の構成も説得力を与える文章を書くうえで重要な要素です。

ビジネスメールでは、結論から先に書くのが基本。
相手に一番伝えたい“核”となるポイントを先に述べ、なぜ、その結論に
達したかという根拠や理由、具体的にはどのような例があるかを述べてい
くと、読む側も納得しながら、スムーズに受け入れることができます。

結論が相手にとって都合の良いことばかりとは限りません。
その場合も、まず結論を先に述べ、それを克服・解消するための方策や提
案を述べることで、結論のマイナスイメージをプラスに転換することがで
きます。

▼ 書く側のモチベーション
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
例えば、自分のミスを上司に報告する場合も、ミスはミスと認め、まず事
実関係を報告し、その経緯、どのように対処したかを知らせます。

この場合、ミスした理由を先にあれこれ書いたり、感情をぶつけても言い
訳にしかなりません。上司が知りたいのは、言い訳ではなく、どのような
原因でミスが発生し、どう対処したか、です。

相手にとってどう伝え、どのように対処することがメリットになるか。
それを第一に考えることで、Bad News も Good News に変えることができ
ます。

書く側がマイナスの要素に負けてしまわず、冷静に事実を受けとめ、プラ
スに切り替えて発想することも説得力ある文章を書くうえでのポイントの
一つです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

この本のまえがきに
「翻訳をすると仕事をしながら勉強でき、勉強しながら仕事ができる」
とあります

翻訳に限らず“書く仕事”も同じで、
経験を積むほど書くスピードが上がったり、
要領を得るということはありますが、日々、勉強。
これを怠ると後がないんです。

翻訳の仕事を志す人、現在、翻訳の仕事に従事している人には
たくさんのヒントが詰まった一冊ですが
それ以外の仕事をする人にも
言葉の取り扱いについて勉強になる内容です。

その本とは・・・

———————————————
荒井邦彦 著 『 翻訳しよう II 』
———————————————

お求めはこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む