今日は「メールで築くいい関係」最終回です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法      <メールで築くいい関係・番外編
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番外編として仕事の心構えを一席。

▼ 言ってもらえるうちが花
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たとえば、社内の上司や先輩に間違いを指摘されたり、注意・忠告しても
らえることって、実はすごくありがたいことです。私自身もフリーランス
になって初めてそれがわかりました。

会社員時代、上司や先輩に何か言われるたび、ただただ鬱陶しいばかりで、
「でも」「だって」と口ごたえばかりしていました。でも、いざ、フリー
になってみると、自分の仕事ぶりや原稿の良し悪しを客観的に評価したり
注意してくれる人がいないことは心細く、戸惑うことも多くあります。

「言ってもらえるうちが花」。フリーになったら、言ってくれる人、そう
はいません。

▼ 直言メールはしばらく置いて…
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自分にとって耳の痛い意見ほど、避けずに受け入れる勇気も必要。明らか
な中傷や意地悪は別として、自分の成長を思って厳しい意見をくれる人ほ
ど大切に。

個人で仕事をしているような場合ほど、そういう存在を自ら求めていかな
ければ、知らず知らずのうちに一人よがりの困ったチャンに陥る危険も。
実は、それが一番コワイ。一人いればいいんです。自分にとっての目利き。

ただ、メールで直言されるとつらいです。受け取る側は。メールの文章は
必要以上に冷たく感じますから。だから私は、一度読んで「あいたた~」
と思ったメールはすぐに返事せず、しばらく置いてから再読し、冷静にな
ってから返答しています。

来週は21日は祝日のため配信もお休みです。
22日(火)から、また一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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引き続き、ちょっとした心づかいを送るメール作法、第4話です。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(4)>
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今回は「質問」についてです。

▼ 一歩先を想定して書く
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質問や問い合わせのメールは、相手の手を煩わせないように心がけたいも
の。メールのやりとりが何往復もせずに済むよう、質問やポイントをあら
かじめまとめておくといいですね。一歩先を想定して尋ねる、あるいは、
相手が返事をするだけでよいような書き方を工夫しましょう。

ケースバイケースですが、たとえば、
・日程を決める場合はいくつか候補日を挙げ、時間と一緒に場所も決める
・相手のメールの内容がどちらにもとれるような場合は、
「○○○についてはAという理解でよろしいですか」と自分の解釈を書
いて打診する
・Aの場合は○○○、Bの場合は△△△です…というふうに、想定される
状況を挙げ、相手がどちらか選ぶだけで答えられるように書く

確認のメールで、「ご了承いただける場合は返信は不要です」という書き
方も一つです。

▼ 回答にも時間と労力
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聞くのはタダ。ですが、回答するのにも、質問と同じかそれ以上の労力と
時間が費やされています。読むのはすぐでも、書くのは時間を要すること
を心に留め、回答に対する返信の冒頭には、まず「ご回答ありがとうござ
います」と感謝のひとことをお忘れなく。そして、回答に手間取らない具
体的な質問を心がけましょう。

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ちょっとした心づかいを送るメール作法、第3話です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(3)
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今回は「断り方」についてです。

▼ 断る前に「ありがとう」
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断り方にも神経を使います。「だめです」「行けません」「できません」といっ
た単刀直入な言い方は、メールの場合、口で言うよりきつく感じられるので注
意が必要。

「お声をかけていただき、ありがとうございます。あいにく○○のため…」

こんなふうに、断りを入れる前に感謝の気持ちを添えるだけで、直截な言い方
が緩和されます。

▼ 理由をはっきり
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
言われて嫌な断り方が「社内で討議したところ」「みんなに聞いて検討したん
だが…」という言い方。

婉曲な断り方としてよく使われるフレーズですが、私はなぜダメなのか、なぜ
やめるのか、はっきり言ってもらった方がいいです。全体化してお茶を濁すよ
うな断り方より、理由をきっちり言ってもらった方が断られた側の改善につな
がると思うからです。これも人によりけりかもしれませんが…。

率直にものが言い合える関係を築いておくためにも、日ごろのなにげない言葉
遣いを見直したいですね。

 

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昨日に引き続き、「メールで築くいい関係」第2話です。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法    <メールで築くいい関係(2)
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ちょっとした心づかいを送るメール作法

▼ ひと言メールで実況報告
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「報・連・相」は、言わずと知れたビジネスの基本ですね。この報告・連絡・
相談はメールのやりとりでも不可欠です。

むしろ、報告と連絡はメールだからこそ、手を抜かずマメに送っておきたいも
の。言った、言わないの後々のトラブルを避けるための記録にもなります。

こちらが思うこと、していることは相手には見えません。だから、ひと言メー
ルで実況報告を。状況を知らせるそのひと手間が、相手に安心感を与え、やり
とりを円滑にします。

▼ ひと手間がつくる長いお付き合い
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・資料のファイルを受信したら「受領しました」「確認しました」

・「○日までにはお送りします」「△日まで時間を要します」といった作業の
進捗報告

・「現在、問い合わせ中です。もうしばらくお待ちください」という
経過報告 など

ポイントポイントで簡潔に状況をまとめ、メールを送信しておけば、電話のよ
うに相手の時間を奪うことなく、報告・連絡が完了します。

安心して仕事を任せてもらうためにも、マメな連絡と報告のひと手間は惜しま
ずに。

<追記>2018.10.22
送る側は面倒、手間と思うものですが、初めての相手や関係がまだ浅い間柄の
相手だと、受信した旨の連絡があると安心できます。

 

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さあ、今週もはりきってまいりましょう!

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      <メールで築くいい関係
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今週は、ちょっとした心づかいを送るメール作法です。

▼ 下地づくりを怠りなく!
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メールといえども対話です。相手あってのメール。会話と一緒で「俺が俺
が」「私が私が」という自己主張が過ぎるメールは相手をしらけさせます。
かと言って、一方的な質問攻めのメールも答えに窮すもの。

尋ねやすい環境、頼みやすい環境づくりは、日ごろから下地をつくってお
くことが大切です。普段、疎遠な相手からいきなり頼み事や相談がきても
面食らうだけ。自分の都合だけをおしつけてくる相手もはた迷惑です。そ
うならないためにも、相手を気にかけ、普段から軽くジャブを飛ばしてお
くことが肝要。

▼ 日ごろの積み重ねが、効く!
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たとえば、相手の仕事に参考になりそうな情報をキャッチしたら、メール
を返信する際「ご参考までに」とその情報を添えて送る。メルマガで有益
な情報を見つけたら、冒頭でポイントを簡単にまとめ、本文を転送する。
メルマガ発行者へは、心に残った内容は素直に感想を書いて送っています。

この際、相手からの返信は求めません。気に留まれば返信があるでしょう
し、そうでなければ関心がなかったと判断し、次に備えます。そんな日ご
ろのやりとりの積み重ねが、ここぞというときの頼みごとや質問・相談を
しやすくし、相手も親身になって対応してくれるものです。

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今日も「メール作法」フル・スロットルでお届けします。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問
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読者から寄せられた質問にお答えします

<読者の質問>—————————————-

画像データをメールでやり取りする際、あまり大きなサイズの添付フ
ァイルをつけると、エラーが出て送れないことがあります。やっぱり、
こういうのって、守るべき容量っていうのがあるんでしょうか?
(読者:ハチさん より)

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▼ 目安は300KB以下程度
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画像に限らず、複数の原稿をメールに添付する時などもファイルサイズは
気になりますよね。重すぎて送れなかったり、はじかれて全部送れなかっ
たり…。急いでいる時はホント精神衛生によくないです。

一般的なファイル容量としては300KB以下程度でしょうか。
ほとんどのプロバイダが1メールあたりの送信容量に制限を設けています。
自分が利用している容量制限を参考にしてください。
通常、メールボックスに割り当てられている“許容量”としては5MB、10MB
といったところが多いようです。

▼ 大容量のファイルを送信したいときには
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・メーラーを介さずFTPサーバーなどを利用

・宅ふぁいる便のようなサービスサイトを利用 http://www.filesend.to

上記いずれかの方法をとるとよいでしょう。

私も原稿をやり取りする際、送ってくる相手が途中からFTPサーバー利用
に切り替えてくれて、随分助かりました。

ファイルサイズが大きいと、通常、送るのに時間がかかりますが、受け取
るのも時間がかかります。互いに負荷のかからない方法でやりとりしたい
ですね。

あなたがおすすめの方法があれば、教えてください。
beppin@kamigaki.jp

※Special Thanks!
この記事への協力:ごきげんはうす http://www.gokigen-house.com

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