今週は、部下や上司からの気になるメールについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 部下・上司のメール処方箋 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　指示メールへの返信

　4月に入って、
　「部下や上司の気になるメール作法を教えてください」と
　当メールマガジンで呼びかけたところ、
　全国各地からメールをいただきました。

　今週は、そんな
　部下や上司からの気になるメール作法と
　その対応策をご紹介していきたいと思います。

　＜上司から部下への「気になる」-1＞———————————

　　部下へ指示のメールをしたが、返信がありません。
　　そのため、
　　「メールしたけど……」と電話で確認しなければならない。
　　あるいは
　　「メール確認したら、返信して」と、
　　いちいちメールに書かないといけない
　　というのが悩みです。

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　メールを受信した方は、読んで内容を理解していても
　何らかの反応を送信者に返さないと
　「メールを読んだこと」「内容を理解したこと」は
　分かりません。

　これは社内に限らず、社外の相手に対しても
　メールを確認した旨を伝える習慣をつけたいですね。

　面倒がらずに、メールを読んだら返信を！

　社内の場合は
　「確認しました」「承知しました」

　社外の場合は
　「拝読しました」「確認いたしました」「承りました」
　など、
　メールに目を通した旨をひと言、返信しましょう。

　自分が分かっているだけではダメで
　相手にも「メールを読んだ」と意思表示することを
　忘れずに。

　——————————————–
　★　部下・上司の気になるメール、募集中！　★
　——————————————–

　あなたに代わって、神垣が
　部下や上司からの「気になるメール」の改善策を
　メルマガ内でお知らせします。

　気になりつつも
　どのように指摘していいものか迷っていたり

　「なんだかなぁ」と思いつつ
　不本意なまま受け入れていたり…

　さぁ、遠慮は要りません！
　神垣にそっと教えてください。

　　★件名【メールの悩み】として、kamigakiss★gmail.com
　　　で受け付けています！　（★を＠に変えてメール送信してください）
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今週は、メール表現のグレードアップについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　               ＜ 好感度アップの表現法（2）＞
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  「受け取りました」

今週は、いつも何気なく使っている表現を
より感じよく印象付ける、言い回しをご紹介していきます。

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資料を受け取りました。
ご送付いただき、ありがとうございます。
————————————–

ビジネスメールで頻繁にやりとりされるフレーズですね。
これをグレードアップすると…

————————————–
資料を拝受しました。
ご送付いただき、ありがとうございます。
————————————–

「受け取りました」と同じ意味の言葉には
「受領しました」もあります。

さらにそれを丁寧に表現したのが
「拝受しました」です。

「拝受」の「拝」には、
この一文字に謙譲の意味が込められています。

「拝受」のほかの使い方としては

「資料を拝見しました」

という一文にしてもよいでしょう。

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今週は、新年度にありがちなメールの文例をご紹介します。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ 新年度向けメール（3）＞
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社名変更の通知

今週は、新年度ならではのやりとりに使われるメール文を
ご紹介します。

合併などに伴う「社名変更のお知らせ」の文例です。

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○○株式会社
佐藤一郎様

いつもお世話になっております。

弊社は2012年4月4日から、
次のとおりに名称を変更いたしますことをお知らせします。

旧名称：いろは株式会社
新名称：ABCグローバル株式会社

住所、電話・FAX番号、メールアドレスなどの
変更はございません。

今後も変わらぬご支援とご協力をお願い申しあげます。

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合併の場合は…
「当社といろは株式会社は、2012年4月4日に合併し
ABCグローバル株式会社として営業を開始いたします」

「ABC商事とグローバル商事の2つの会社は、4月4日から
ABC・グローバル商事という商号で合併いたします」

吸収合併の場合は…
「いろは株式会社は、ABCグローバル株式会社という新会社に吸収合併され、
2012年4月4日から営業を開始いたします」

いずれの場合も
「どこ」と「どこ」が
「いつから」
「どうなるか」（合併・吸収・統合）
をきちんと伝え
「新社名」を伝えることが肝要です。

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【ビジネスパーソン メール術】（23）
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全文引用か、部分引用か。引用する際の留意点と返信スタイル
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返信の際、相手の文をどこまで引用するか、
その使い分けの基準について、紹介しています。

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今週は、新年度にありがちなメールの文例をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　 ＜ 新年度向けメール（2）＞
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移転の通知

今週は、新年度ならではのやりとりに使われるメール文を
ご紹介します。

移転に伴う「住所変更のお知らせ」の文例です。

——————————————————-
○○株式会社
佐藤一郎様

いつもお世話になっております。
弊社広島支部は、2012年4月3日から
下記の新住所に移転しますことをお知らせいたします。

***************************************************
〒733-002X
広島県広島市上天満町12-34-5　あゆみビル
新電話番号：082-231-XXXX
新FAX番号 ：082-231-XXXX
***************************************************

今後のご連絡は、すべて新住所へお願いいたします。
メールアドレスは変更ございません。

引き続き、ご支援、ご協力を賜りますよう
よろしくお願い申しあげます。

——————————————————-

会社や事務所移転の通知は
「何が」　…　広島支部
「いつ」　…　2012年4月3日
「どこへ」…　新住所
変わるかを押さえ、知らせることが必要です。

「変わること」　　　…　住所・電話番号・FAX番号
「変わらないこと」　…　メールアドレス

も明示を。

凝る必要はありませんが、ひと目で新住所が分かるように
罫線などを使って、別枠で表記するとよいでしょう。

今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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名前と署名

＜読者からの質問＞————————————————

前からちょっと気になってたのが、
署名と名前の重複のこと。

署名に名前を入れているのを使ってます。
本文終了後、名前を記載。

その後に、登録した署名の名前、
重複がどうも気になります。

そして送られてくるのもいろいろ！
神垣さんはどっち？
（読者 キュウトさん）
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確かに気になりますよね。

署名を自動挿入で設定していると
自動的にメールの最後に署名が入るわけでして…。

私の場合は、
返信する際、相手のメール文も含めており
その最後に署名が入る設定にしています。

つまり、
「自分の返信→相手のメール文の引用→署名」
という順番です。

相手のメールの引用の後、自分の署名が入る格好になり
自分のメール文と署名の間が、かなり空きます。

ですから、
自分のメール文の終わりに
「神垣」とか「神垣あゆみ」
と入れるようにしています。

「自分の返信→名前→相手のメール文の引用→署名」
という格好です。

ただ、返信の際、
署名の連絡先を相手に見てほしいときは

「自の返信→署名→相手のメール文の引用」

という順番にするので
自分のメール文の後に名前は入れません。
署名と重複するからです。

このように、返信の様式に合わせて
名前を入れるか、入れないかを判断しています。
ご参考まで。

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