今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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代理で返信する場合
＜読者からの質問＞————————————————
得意先から打合せ依頼のメールを受信し、
上司不在時の代理送信したとき、次のメール文を送信しました。
「いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
佐藤が午後から休暇を取っておりますので、
代わりにメール送信いたします。
14日（水）の件ですが、午後2時頃 御社へ伺います。
また、明日は佐藤が休暇を取っておりますので、
何か連絡がございましたら、携帯電話へお願いいたします。」
上記のメールで
「佐藤に確認に致しましたところ～」など
文章に追加したほうがよいでしょうか。
また、携帯電話への連絡が可能という旨を伝えたいのですが、
上記のような文面でよろしいでしょうか。
（読者 H.Kさん）
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打ち合わせの日程の件、携帯への連絡の件
いずれも客先への文面としては少々そっけない印象があるので
少し文章を補ったほうがよさそうです。
例えば・・・
今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「打合せをいただきまして」
＜読者からの質問＞————————————————
【先日は、打合せをいただきましてありがとうございました。】
上司から指示があって、送信したメール送信内容の一部です。
打合せ後に送信するメールには、
上記のお礼のメールを入れていますが、
“打合せをいただく”という使い方が良いのかいつも悩みます。
上司は“打合せ”という言葉を使いたいようですので、
何か、よい文章はありますか。
読者 H.Kさん
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ここで使われている「いただく」は
打ち合わせをしてくれた相手（客先）を敬う表現（尊敬語）。
「打ち合わせをいただく」より
「打ち合わせをしていただく」と
「いただく」の前に動詞の「して（する）」を入れる方が適切です。
「いただく」は補助動詞なので、
動詞「する」と合わせて使うことで意味を成すからです。
ただ、文章の流れから考えると
「先日は、打合せの時間をいただき（まして）、ありがとうございました。」
という書き方もできます。
カッコ書きにしたように「まして」は省略し
「打合せの時間をいただき」としても差し支えありません。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 時短メール（3）＞
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添付の時短
メールに費やす時間を少しでも短くするための工夫を
今週はご紹介しています。
気をつけていても、うっかりやらかしてしまうのが
「ファイルの添付忘れ」。
これは、先にメール文を書いてから、ファイルを添付しようとするため
起こりやすいミスです。
防止策としては、本文を書く前に
必要ファイルを先に添付してしまえばいいのです。
その手順をご紹介します。
1）メールに添付したいファイルの上にカーソルを置く
2）そのまま右クリック
3）「送る」から「メール受信者」を選択してクリック
こうすると、ファイルが添付された状態で送信メールが開きます。
とても簡単な操作なので、
添付メールを送るときの習慣にしてしまいましょう。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 時短メール ＞
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辞書登録で時短
メールに費やす時間を少しでも短くするための工夫を
今週はご紹介していきたいと思います。
やってみれば「な～んだ」と思うようなことも
意外と知らなかったりするものです。
そのひとつが「辞書登録」です。
ポピュラーな機能のようで、意外と
知らない、使ったことがないというかたもいるようです。
頻繁に使う言葉、定型句、アドレスなどを
パソコンに事前に登録しておき、
変換候補としてすぐに出てくるようにする方法です。
Windows7使用の場合
1）パソコン画面にある「IMEツールバー」の中にある
「ツール」というアイコンをクリック
2）「単語/用例の登録」をクリック
3）「単語の登録」にある「語句」の欄に、登録したい言葉を入力
4）その上にある「読み」の欄に、
入力するときに打ち込みやすい短縮した言葉を入力
5）画面左下の「登録」をクリックして辞書登録完了
上記で分かりにくい場合は、
「辞書登録」または「辞書登録 方法」で検索してみてください。
図説してあるサイトを見ることができます。
私が辞書登録している言葉は…
「おは」→「おはようございます。」
「ご」 →「ご返信いただき、ありがとうございます。」
「よろ」→「よろしくお願いいたします。」
「かみ」→ 神垣あゆみ
「アド」→（自分のメールアドレス）
「ひろ」→ 733-0021 広島市西区上天満町（郵便番号＋住所）
などです。
頻繁にやりとりする客先の「社名」や「担当者名」などでも
通常の文字変換で出てきにくい固有名詞も登録しておくと
入力の時間短縮になります。
例）ひがきさま → 日垣様
※桧垣・檜垣は変換候補に出てくるが、日垣はない
きよ → キヨーレオピン
※商品名 「ヨ」を「ョ」と間違えやすい
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名の注意点（3）＞
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強調したいとき
今週は、巧妙化する迷惑メールの件名を例に取り上げながら
ビジネスメールの件名の書き方について考えていきます。
＜文例－3＞
【号外】少年ジャン●を毎週読んでる人は必見です。
上記の件名は、文言ですぐ迷惑メールと分かりますが
このように【 】書きで【号外】【重要】【参加無料】
と付けた迷惑メールは後を絶ちません。
通常のビジネスメールでも、注意を引くために使いますが
【重要】のような使い方は社内メールでは有効かもしれませんが
社外宛のメールでは
【ABC商事】 のように社名を入れたり
【広報ウーマン】と配信元や媒体名を件名に明記したりする方が、
ひと目で送信元が分かり、迷惑メールとの区別もつきやすいです。
実践している企業もすでに多くありますよね。
社内向けメールについていえば
一度送ったメールに対して
訂正のメールを続いて送信するようなとき
（訂正） または 【訂正】
（追記） または 【追記】
（補足） または 【補足】
などを件名の最初に入れておくと
前に送ったメールと判別しやすいです。
メルマガ詳細 メルマガ詳細
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名の注意点（2）＞
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お詫びやお礼
今週は、巧妙化する迷惑メールの件名を例に取り上げながら
ビジネスメールの件名の書き方について考えていきます。
＜文例－2＞
「遅くなりすみませんでした」
「どうもありがとうございました」
こうした謝罪やお礼の文言を使った件名も
迷惑メールでよく見かけるようになりました。
心当たりがあってもなくても
「すみません」「ありがとう」と件名にあれば
つい注目してしまいます。
迷惑メールでは、そうやって注意を引いて
本文に誘導するのが狙いなので、まんまと引っかかってしまうわけです。
謝罪やお礼の内容を伝えるメールでは
件名には「○○のお詫び」「△△のお礼」とし
本文で改めて、下記のように、お詫びや感謝の意を伝える展開にします。
「○○の件では大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」
「△△についてご対応いただき、ありがとうございます」
謝罪やお礼のメールについては、件名でいきなり語ってしまうより
本文できちんと気持ちを伝える方が
丁寧に感じられるからです。
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返信が大幅に遅れてしまった時のお詫びと対応策を考える
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