今週は、読みやすい文章を書くための5つのポイントを紹介。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　＜ 読みやすい文章を書くコツ ＞
◆─────────────────────────────────◆
読点を入れる

———————————-
読みやすい文章を書くためのポイント
———————————-
1）読点を入れる
———————————-

当然と言えば当然、基本と言えば基本ですが
「読点をどこで入れていいか分からない」
という声も聞かれます。

一つの目安は、息つぎするところに読点を使うことです。

書いた文書を一度、声に出して読んでみると
息つぎする箇所が分かりやすいです。

（文例）————————————————————
そのため弊社で扱うすべての資材には安全性検査や経年劣化検査を実施して、
さらにはそれを使用する従業員の教育によって施工の危険・予知・防止、
改善活動に取り組んでいます。
——————————————————————–

上記の文例に「読点」を入れると
下記のようになります。

—————————————————
そのため、弊社で扱うすべての資材には、
安全性検査や経年劣化検査を実施。
さらには、それを使用する従業員の教育によって、
施工の危険・予知・防止、改善活動に取り組んでいます。
—————————————————

メール文の場合、
改行することが読点の役割を果たします。

ただ「職場で声を出して読み返すのは、ちょっと……」という場合は
・接続詞の後
・「には」「よって」といった語の後
を目安にしてもよいでしょう。

息つぎの代わりに「ね」を入れて
読点を入れる箇所を見極めるという方法もあります。

しかし、この方法では読点を入れすぎる傾向にあるので
注意が必要です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、気をつけたい敬語表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　 ＜ 敬語レッスン（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
「更新させていただく」

今週は、おかしな使い方をしている敬語の文例を挙げつつ、
正しい敬語表現について紹介しています。

「ブログを更新させていただきました」

ブログを更新する際に添えられていた一文です。

ブログを運営する本人は
「このブログの記事が更新できるのも
読んでくれている、あなたたのおかげです」
という気持ちを込め、謙虚に
「～させていただく」
を使っているのだと思われます。

「～させていただく」は
・相手や第三者の許可を得て、自分が何かする
・相手や第三者のおかげで、自分が何かできる
ことに感謝の意を込めて使う「謙譲語」です。

しかし、上記の文例のケースでは
ブログを開設し、日々更新しているのは
その人自身。

確かに読む人がいなければ、ブログを更新する意味も見いだせないし
モチベーションも上がりませんが

あくまで、ブログを更新し、運営している主体は自分なのですから
「更新させていただく」
とまでへりくだる必要はないと考えます。

「ブログを更新しました」

として、何ら問題はなく
「～させていただく」が使われていないからと言って
「謙虚さが足りない」と咎める人はいません。

同様に

「下記の場所へ移転させていただきます」

という表現も、移転する主体は自社（自分）であり
誰かの要請や、資金を出してもらって移転するわけではないので

「下記の場所へ移転いたします」

として、表現として問題はありません。

「おかげさまで」という気持ちを持つことは大切ですが
その感謝の念が
「～させていただく」という表現で代弁されるわけではありません。

相手の許可や恩恵を得て行っているわけではない行為にまで
「～させていただく」を使うのは
「どうです？　私はこんなに謙虚なんですよ」
という押し売りになりかねないことも気に留めておきましょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、気をつけたい敬語表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　 ＜ 敬語レッスン（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「お会いしていただく」

今週は、おかしな使い方をしている敬語の文例を挙げつつ、
正しい敬語表現について紹介しています。

「まずは一度、当方とお会いしていただけますか？」

上記の文例で問題なのは
「お会いしていただけますか」
の箇所です。

ここでは
「お会いして」の「して」が不要で
「お会いいただけますか」
が適切です。

「会う」は自分でも相手でも行うので、敬語を混同しやすいです。
整理してみましょう。

▼自分が人に「会う」場合
主語は自分なので、謙譲語「お～する」を使い
「お会いする」

▼相手が自分に「会う」場合
主語は相手なので、尊敬語「お～いただく」を使い
「お会いいただく」

となります。

「お会いしていただけますか」は謙譲語と尊敬語を混同しています。
この場合、自分に会ってくれる相手が主語となるため、尊敬語で

「まずは一度、当方とお会いいただけますか？」

とします。

同様に、誤って「して」を使っている例として
「ご契約していただき、ありがとうございます」
「こちらにご記入してください」
「早急にご連絡していただけますか」
がありますが、

「ご契約いただき、ありがとうございます」
「こちらにご記入ください」
「早急にご連絡いただけますか」

のように「して」を外すことで尊敬語とするのが適切です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

広島の酒蔵取材を担当しました！「きもので酒さんぽ」発売中！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、気をつけたい敬語表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 敬語レッスン ＞
◆─────────────────────────────────◆
読者の投稿から

今週は、おかしな使い方をしている敬語の文例を挙げつつ、
正しい敬語表現について紹介します。

まずは、読者のかたからいただいた
「おかしな敬語」事例をご紹介します。

＜読者のお便りから＞———————————————-

先日とある家具メーカーに修理の依頼をして
その日程確認の電話を受けた時のことです。

「・・・おうかがいしていたご携帯の番号を
間違わせていただいておりまして・・・・」

ご携帯？　間違わせていただく！？

「ご自宅」とか「お電話」「ご住所」という言い方があるので
「ご携帯」もおかしくないのでしょうか？

でも「間違わせていただく」にはぶっ飛んだので、
神垣さんのネタになるかと思ってメールしてみました。
（読者 M.M さん）
——————————————————————

M.M さん
ネタ提供、ありがとうございます。

「ご携帯」も「間違わせていただく」も
行き過ぎた敬語表現もまっています。

「ご携帯の番号」の前に「おうかがいしていた」と敬語を使っているので
「携帯の番号」として差し支えありません。

客である相手に対して、丁寧な表現にするのなら
「ご携帯」ではなく、「ご」の代わりに「お客様の」とする方が
適切です。

ちなみに
「おうかがいしていた」という表現は定着した二重敬語の一つ。

「うかがう」は「聞く」の謙譲語なので
「うかがう」に謙譲の「お～する」を添えると二重敬語になるのですが
「おうかがいする」は習慣・慣例として使われるようになり
敬語として定着したものです。

ただ、上記の文例では「うかがっていた」の方がすっきりします。

「間違わせていただく」は
自分の行為である「間違う」に謙譲の「～いただく」を使っているのですが
そこまでへりくだる必要はなく
「間違って（間違えて）おりまして」
とします。

したがって、上記の文は

「・・・うかがっていた携帯の番号を間違えておりまして・・・・」

と言い換えることができます。

「間違えて」は「誤って」としてもよいでしょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 伝わりにくい書き方（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
文章の組立を考える

今週は、相手に意図が「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介してきました。

—————————————————-
岩盤浴やスポーツジムを併設したABCホテルを
ホテル事業から撤退した会社から当社が引き継ぎ、
ホテルをリニューアルして、4月1日から営業開始します。
—————————————————-

上記の文例は、あれもこれもと要素を詰め込み
一文でまとめてしまったがために、
分かりづらい文章になっています。

「を」や「から」、
「ホテル」という言葉が繰り返し使われているのも
文章のぜい肉になっています。

一文で言い切ろうとせず、
まずは、結論となる事柄は何かを考え
最初に持ってきます。

次に、それを補足す事柄を述べるようにすると
読み手にも「何を一番に伝えたいのか」がはっきりします。
こんな感じです。

———————————————
当社では、4月1日から
ABCホテルをリニューアルオープンします。

ホテル事業から撤退した会社から建物を引き継ぎ
岩盤浴やスポーツジムなど、
より充実したサービスを提供します。
———————————————

事実を単に並べるだけでなく
重要度の高い項目から整理し
優先順位をつけて組み立てていくことがポイントです。

その際、
重複している言葉はないか
不足している説明はないかを
チェックします。

ざっと書き出してから
分かりやすく組み替える作業をしてみてください。

このとき
文章を「5W1H」に項目分けして
整理することを忘れずに！

思いついたまま文章を書き連ねるのではなく
読み手の視点で
順序立てて文章を組み立てることを
意識すると、文章がぐんと分かりやすくなりますよ。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのエックス

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

スリランカでは「ゴトコラ」と言われ
スープやおかゆにして食べたりもする
ハーブ「つぼ草」。

葉の形が「脳」に似ていて
実際に頭脳を明晰にする作用もあることから
若返りのハーブとも言われています。

その「つぼ草」をたっぷりと使って作られた
『お肌贅沢石けん』
のデモ販売が渋谷・横浜の東急ハンズでありますよ～！

————————————–
●東急ハンズ　渋谷店　2F
3月17日（月）～20日（木）　11時～18時

●東急ハンズ　横浜店　5F
3月23日（日）～26日（水）　11時～18時
————————————–

わたしも使っていますが、
洗い上がりのうるおい感が格別！
また、買っちゃいました。

『お肌贅沢石けん』の詳細はこちら

今週は、わかりにくい文章について取り上げます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　＜ 伝わりにくい書き方（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
伝文調の表現

今週は、相手に意図が「伝わりにくい書き方」の例を挙げ
その対策を紹介しています。

「会員登録を勧めていますが、断られることが多いようです」

状況報告をするときに、上記にある
「～ようです」をはじめ、
「～らしいです」「～といいます」
といった言葉を使うことがあります。

人から人に伝えるときや
不確かではあるけれど、それに近い状況を伝えるときに
使いやすいのですが、

こうした伝文調の言葉ばかり使っていると
事実かどうかがはっきりせず
自信がなさそうに映ったり、人任せな感じを与えたりします。

現状を報告するのであれば
裏付けをとり、下記のように言い切る方が状況が具体的に伝わります。

「会員登録を勧めていますが、10人中8～9人に断られているのが現状です」

「これまでに1000個以上の部品を製造してきたということです」

上記の「～ということです」も
文章によく使われる表現ですが、多用すると
人づてに聞いたことを書いて、現場や現状を把握していないのでは？
と取られる可能性があります

人に報告する文面では

「これまでに1000個以上の部品を製造してきました」

と、言い切る方が信頼性は増します。

上記に挙げた
「～といいます」「～ようです」「～らしいです」
「～ということです」
は、文章のぜい肉になる表現でもあります。

読み返して、使いすぎていると気がついたら
そぎ落として、文をすっきりさせることで
よりダイレクトに伝わる文章にすることができます。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター