今週は、？なメールの敬語事例をもとに解説します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　＜ 敬語レッスン ＞
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社名や店名の「さん」

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広島そごうさんにも○○屋 本店さんがあるそうです。
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企業名や店名に美化語の「さん」を付ける風潮があります。
敬意を表す一環ではあるのでしょうが
上記のように「さん」が続くと、いささか滑稽。

「さん」がないからと言って
相手に失礼になるわけではなく

「さん」を付けたからと言って
相手に特別な敬意を示すわけでもありません。

相手が「○○屋」の関係者であれば
「○○屋 本店さん」
という書き方をすることもあるのでしょうが

上記の文例のように
第三者の立場で
社名、店名を挙げるのであれば

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広島そごうにも○○屋 本店があるそうです。
————————————————–

として差し支えないと考えます。

ここでの「さん」は
「お店」の「お」や
「ごあいさつ」の「ご」のような
使い方をする美化語です。

相手に対して、少し丁寧な表現をする際に使うものなので
冒頭の文例のように多用する必要はありません。

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今週は、相手への気遣いを伝える
気の利いたひと言をご紹介してきました。

初めての案件や
難度の高い内容
の仕事を振られたとき

「無理です」
「できません」
と即座に断るのもNGですが

「分かりました。やってみます」
と安請け合いするのも、危険。

できもしないのに引き受けて
「やっぱり、できませんでした」では
話になりません。

このようなときには
「引き受ける」ことを前提に
「どのような段取りで進めるか」を
相談しておきます。

「今日中に仕上げなければならない案件があるので
明日から取りかかることになりますが、よろしいですか」

「並行して進めている案件がありますので
今週いっぱい時間をいただいてよろしいですか」

「確認作業の時間を含め、1週間ほど
制作期間をいただけますか」

このように、内容に合わせて
どのくらいの時間や日数が必要かを
相手に提示し、確認します。

この時のポイントは
「来週前半くらい」とか
「だいたい」のような
はっきりしない表現はせず

「3日後」「1週間以内」
のように、めぼしがつく日程を
可能な範囲で提示することです。

日程のめどが立てば
そのまま進めるか、他の人に依頼するか
仕事を頼む側も判断できます。

「がんばれば、できるかも」とか
「できるかどうか分からないけど」
といった感覚的な判断ではなく

仕事を完了するためには
まず、仕事量と内容を把握し
どのくらいの時間があれば処理できるかを
具体的に考えることが肝要。

自信がないときや、不安なときは
最初から拒否するのではなく
「ここまでなら可能」「ここからは難しい」と
めどをつけて相手に相談すると
対策を立てることができます。

上記で述べたことは「言い回し」よりも
「心得」に相当しますが
逃げ腰ではなく、挑戦する気構えで
仕事に望むために必要なことではないでしょうか。

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今週は、メール送信時の留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メールでしてはいけないこと ＞
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宛名の「様」

今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とり上げていきたいと思います。

まず、注意したいのが
宛名の書き方です。

○○○株式会社
山本部長様

このように役職名の後に「様」
という敬称は不要です。

なぜなら、「社長」「部長」という役職名が
すでに敬称だからです。

最初のコンタクトでは

株式会社○○○社長
佐藤様

○○○株式会社　部長
山本様

という宛名とし
2回目からは

佐藤様（または佐藤社長）
山本様（または山本部長）

といった宛名にすることをお勧めします。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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メールの決まり文句

＜読者からの質問＞————————————————

仕事のメールでよく使われる決まり文句に
「ご査収のほど」や「拝受しました」がありますが、
使用するにあたっての注意点などがあれば、教えてください。
（読者 E.Kさん）
——————————————————————

「査収（さしゅう）」とは、
書類や金品などをよく調べて受け取ることを意味します。

メールでも
「ご査収ください」「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」
というフレーズを目にします。

この「査収」という言葉をわたしが初めて目にしたのは
FAXの送信状でした。

複数枚の書類をFAX送信する際
3枚なら3枚、5枚なら5枚
きちんと届いているかを確認していただけますか？
という意味合いで使われていたのが「査収」という言葉です。

FAXの場合、送信側は送ったつもりでも
書類が重なって3枚が2枚しか届いていない
といったことがあり、

相手に確実に届いているかを確認する必要から
「ご査収ください」といった表現が使われていました。

ところが、メールでは
FAX送信のときよりも確実にデータが届くようになり
添付忘れをしないかぎりは
「査収」つまり、受信側が「きちんと届いているかどうか」
よく調べて受け取ると習慣自体がなくなっていると感じます。

ビジネスのやりとりでは、慣例として定着していることもあり
相手に対する丁寧な表現として使われているようですが

メールの場合は
「ご確認ください」
「ご確認いただけますか」
として十分と考えます。

「拝受しました」は」メールやデータを受け取ったことを
相手に知らせる際によく使われるフレーズです。

「拝見」「拝読」同様
謙譲の意味を持つ漢字「拝」を使うことで
「受け取る」という自分の動作をへりくだって、
相手に敬意を伝えるときに使うのが
「拝受しました」
です。

敬意の度合いによって下記のように使い分けます。

受け取りました ＜ 受領（いた）しました ＜ 拝受しました

社内のやり取りでは
「受け取りました」「受領しました」

上司に対しては
「受領いたしました」

客先には
「拝受しました」

もっとも丁寧な言い回しが「拝受しました」ですが
TPOに合わせて上記のように使い分けてもいいかもしれません。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　 ＜ 読者からの質問（2）＞
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役職が変わる相手へのメール

3月半ばにいただいた質問メールをご紹介します。

＜読者からの質問＞————————————————

この時期、異動、昇格などで役職が変わられる方がたくさんいます。
お世話になった部長が、今回、グループの別会社の社長に就任される
ということで「まずはメールを！」と思ったのですが・・・
どう書いてよいのか迷いに迷っています。

私のような下っ端が、社長になられる方に
「ご活躍をお祈りします」のような言葉を述べてよいのか。
そもそも何からどう書いてよいのか。
教えていただけないでしょうか。
（読者 Y.Tさん）
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お世話になった方の栄転ということで
下記のような文面にしてみてはいかがでしょうか。

「このたびは△△（グループの別会社）社長
にご就任とのこと、心よりお祝いを申しあげます。

本社ご在任中は大変お世話になり、
ありがとうございました。
○○様から仕事をしていくうえで
大切なことを教えていただきました。

当地を離れてしまわれることは
さびしい限りですが
今後とも変わらずお付き合いを
いただきますよう、よろしくお願いいたします。

これまでにも増してお忙しくなることと
存じますが、健康に留意され、
ますます手腕を発揮されることを
祈念いたします」

あるいは、もう少し相手と距離がある場合は
下記のような書き方もあります。

「社長ご就任のお祝いを申しあげます。

○○様の手腕と人望により
△△社がさらなる発展をとげられると
信じております。

今後ともご指導を賜りますよう
お願い申しあげます」

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