今週は、間違いやすい敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                  < 敬語注意報
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                      「お見えになられました」

今週は、敬語の適切な使い方について取り上げます。
繰り返し取り上げているものもありますが
よくある間違いもあるので、おさらいと思ってご確認ください。

「昨日、支店長がお見えになられました」

一見、問題ないように見える文例ですが
二重に敬語が使われています。

「お見えになられました」は
お見えになりました」が正しい使い方です。

「来る」の尊敬語は「お見えになる」。
さらに尊敬語の「~られる」を付ける必要はありません。

「来る」の尊敬語には「お見えになる」のほかにも
お越しになる
おいでになる
いらっしゃる
来られる
があります。

「来る」の謙譲語は「参る」。
例)こちらへは昨日、参りました。

「来る」の丁寧語は「来ます」。
例)明日、サンプルが来ます。
※丁寧語として「参ります」を使う場合もあります。

 
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今週は、メールで質問する際の心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                              < メールで質問(2)
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質問する前の準備

今週は、メールで質問する際に
気をつけたいポイントを解説していきます。

知らないこと、分からないことは
自分よりもそのことに詳しい人
に聞くのが一番! と言いますが

質問をするにあたり
尋ねる側の準備も必要です。

「知りません」「分かりません」「困っています」と
相手に丸投げする前に

●「何が」分からないのか

●「どこまで」が分かり、「どこから」分からないのか

●「どのように」困っているのか

といった項目をまず、はっきりさせましょう。

自分でも「何が分からないか、分からない」状態で
質問すると、答える側も適切な返答ができません。

自分が知りたいポイントを整理し
ある程度、下調べしてから質問をすると、
答える側もより具体的な返答ができます。

分からない部分を明らかにするだけで
質問に対する回答の中身の質も変わってくることを
覚えておきましょう。

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今週は、メールで質問する際の心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < メールで質問
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                          質問の際の件名

今週は、メールで質問する際に
気をつけたいポイントを解説していきます。

質問は件名から始まっています。

「質問」「質問です」「質問があります」は
質問メールによくありがちな件名です。

「教えてください」「分かりません」「助けてください」
という件名も目にします。

ただ、こうした単刀直入な件名は
迷惑メールにも数多く存在します。

質問のメールの件名には

「○○の表記の仕方について質問がございます」
「△△の設定方法についてお尋ねします」

と、「何について」の質問なのか、
「何を尋ねたいのか」がひと目でわかる
件名を工夫しましょう。

質問メールの件名で次のような表現をよく見かけます。

ご質問です」
ご質問があります」

質問は、自分から相手に、自分の(疑問を解く)ためにする行為です。
自らの行為に敬語の「ご」を付けるのはNG。
丁寧に表現するのであれば……

「○○について質問がございます」
「○○についてお尋ねします」

とする方が好ましいです。

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今週は、メールのやり取りで困ったときの対処法を紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法   < こんなとき、どうする?(2)
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                     件名はずっと同じでいい?

 同じ件名で、やり取りを続けていると
 このままでいいのだろうか
 と思うことがあります。

 件名とメールの本文が一致している場合は
 そのままやり取りを続ければよいのですが

 メール本文が
 これまでやり取りしてきた内容とは
 別のものに変わる場合は
 件名も変えます。

 前の用件のままメールをやり取りしていると
 後で読み返したり、確認したりするときに
 混乱し、間違いのもとになるからです。

 同じ件名でやり取りする場合
 その日で完結しない場合もあるので
 件名の最後に日付を入れておくとよいでしょう。

 一番困るのは
 件名のないメールです。

 件名がないメールは
 迷惑メールと判断され、ゴミ箱行きになるか
 受信トレイにあっても、明らかに注目率は下がります。

 大事なメールほど
 具体的に本文の用件が分かる
 件名を書いて送りましょう。

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今週は、長い文章を簡潔にまとめる練習です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法  < 長い文を短く!(4)
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                            推敲する

 今週は例を挙げながら
 簡潔に文をまとめる練習をしていきましょう。

 —————————————————-
  私自身は、
  行動を行う体と、言語表現を行う口と、
  精神作用をなす心をしっかり鍛えていき、
  周囲の人々から信用を得て、
  「田中の言うことだから間違いない」と
  周囲の人から思われるようになり、
  上司や同僚からも信頼されるようになりたいと思います。
 —————————————————-

 所信表明のような内容の上記のメールには
 長文になりやすい要素がてんこ盛りです。例えば…

 「~を行う」「~ようになる」という言い回しは
 文を書いていると、繰り返し使ってしまいがちです。

 しかも、文の初めにある
 「行動を行う」は重複した表現。

 「行動を行う体と、言語表現を行う口と、
  精神作用をなす心」は「心技体」に
 ひとまとめにできます。

 「周囲の人々から信用を得て」
 「周囲の人から思われるようになり」
 「上司や同僚からも信頼されるようになりたい」
 の3つの文も、結局、同じことを述べているにすぎません。

 このような場合も文意をまとめられますね。

 —————————————————-
  私自身は、心技体をしっかり鍛え
  「田中の言うことだから間違いない」と
  上司や同僚から信頼されるようになりたいと思います。
 —————————————————-

 このように、意味や言い回しの重複を整理すれば
 ほぼ半分の文字量にまとめることができます。

 一度、文を書きあげた後
 「推敲」すると、まとまるのある簡潔な文に
 仕上げることができます。

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今週は、長い文章を簡潔にまとめる練習です。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法  < 長い文を短く!(2)
◆─────────────────────────────────◆
                        詰め込みすぎの文

 今週は例を挙げながら
 簡潔に文をまとめる練習をしていきましょう。

 —————————————————-
  今年は、気持ちも考え方も心機一転して、
  もう一度初心に戻り、
  人生経験豊富な現場の諸先輩方に沢山の助言等を頂き、
  老いも若きも皆が一致団結して、業務を確実に行い、
  お客様から一層の満足を得られるように、
  今年1年、積極的に頑張ります。
 —————————————————-

 新年の抱負を語った上記のメール
 少々力が入りすぎているようです。

 上記の文が長くなっているのは
 ・同じような意味の言葉を重ねて使っていること
 ・読点「、」だけでつないで、一文で終わらせている
 が原因と考えられます。

 「気持ちも考え方も心機一転」は「心機一転」に
 「もう一度初心に戻り」は「初心に返り」に。

 このように、意味が重なる表現は
 ムダを省いてすっきりと。

 一文でつなげず、伝えたい内容を整理して
 分けて書くようにすると……

 ————————————————-
  今年は、心機一転。
  初心に返り、人生経験豊富な現場の諸先輩方に
  助言等を頂きながら、業務を確実に行っていきます。

  お客様から一層の満足を得られるように、
  皆が一致団結して
  今年1年、積極的に頑張ります。
 ————————————————-

 一度書いた文を読み返して
 「長い」と感じたら
 文が長くなっている原因を考えてみましょう。

 今回の文例のように
 似たような表現を重ねて使っていたり
 あれもこれもと一文に思いを詰め込みすぎていたり
 ということが意外とよくあります。

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