今週は、気になる言い回しについて取りあげます。
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 仕 事 ‎ の メ ー ル 作 法             < 変な言い回し(3)
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                      「引き継がせていただく」

「前任者から業務を引き継がせていただくことになりました
 山本太郎と申します」

上記の一文では「引き継がせていただく」がNG。過剰な敬語となっています。

前任者から業務を引き継ぐのは社内のことであり、
相手(お客様)にそれを知らせる際に
「引き継がせていただく」という敬語表現にする必要はないからです。

この場合、業務の引き継ぎに客先の許可や了承を得るわけではないので
「~させていただく」という表現は不要です。
では、どのように書くのが適切でしょうか。

「前任者から業務を引き継ぎました山本太郎と申します」

と「引き継ぐ」を「引き継ぎました」と丁寧に言い換えるだけで、差し支えありません。
あるいは次のように言い換えることもできます。

前任の○○に代わり、新たに担当となりました山本太郎と申します

○○には前任者の名前が入ります。

 
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【しごび】の お 知 ら せ
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「日経ビジネスアソシエ」2011年1月18日/2月1日号
「即効! スキルアップ講座」の連載、4回目です。

今回のメール作法のテーマは・・・
「目上の人への言葉遣いをチェックする」です。

<読者のエピソード>——————————————–

突然先輩から、日経アソシエ「即効! スキルアップ講座」の
掲載ページをコピーしたものを渡されました。
似たような記事が沢山あるんだなぁ? と眺めていたら
著者の紹介欄に神垣さんの名前が・・・。

(神垣より)上記はメールマガジン読者Dさんからのお便りです。
先輩から渡されたのは1月4日号の「断っても好印象を残す表現法とは」
のページだったとか。はい、顔写真が小さく載ってます。

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記事全文を読む

今週は、気になる言い回しについて取りあげます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 変な言い回し(2)
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                     「お立ち寄りしてください」

「ぜひ一度、お立ち寄りしてください」

 上記の一文は「お立ち寄りして」の「して」が不要です。

 動詞「立ち寄る」に尊敬の「お~ください」を当てはめて
 「お立ち寄りください」または「お立ち寄りになってください」とすれば
 よく、「して」を添える必要はありません。

 似たような間違いに
 「事務所でお待ちしてください」
 の「お待ちしてください」があります。

 正しくは
「事務所でお待ちください」
 あるいは
「事務所でお待ちになってください」
 です。

 相手に対して敬意を持って呼びかける場合は、尊敬の「お~ください」を
 使います。

 「お待ちして」のように「して」をつけてしまうのは、謙譲の「お待ちし
 ています」と混同しているからです。

 本来、尊敬語を使うところを謙譲語と混同され、不要な「して」が尊敬語
 として使われているのが「お待ちしてください」や「お立ち寄りしてくだ
 さい」です。

 「ご参照してください」「ご注意してください」も同様に間違った表現で
 すので、気をつけましょう。

 
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 【しごび】の お す す め
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 広島限定情報ですが…

 冬の夜、オペラを楽しんでみませんか?

 気軽に鑑賞できる小規模なオペラコンサートが
 アステールプラザで開催されます。

 ◆オペラ・ミニコンサート vol.9『 ショパン 』
  と き:2011年1月21日(金) 18時45分 開演
  ところ:アステールプラザ 大ホール

  ショパン生誕200年記念公演。オペラ「ショパン」日本初演!

 ◆オペラ・ミニコンサート vol.10『 子どもと呪文 』
  と き:2011年2月4日(金) 19時 開演
  ところ:アステールプラザ 多目的スタジオ

  人生の教訓になるようなストーリーとラヴェルの洗練された音楽で
  描かれた作品

 ★両コンサートとも入場無料です。
  【しごび】読者の山持真美さんが出演されます。ぜひ、ご鑑賞を!

記事全文を読む

今週は、ちょっとした言い回しの工夫をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 好印象を与える表現(4)
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終わらせない対応

「知りません」「聞いてません」「分かりません」。
確かにその通りなのでしょうが、これをストレートに口に出したり、メー
ルに書いたりすると、相手はどのように思うでしょうか。

拒絶されてカチンとくるか、不愉快になる。あるいは、とりつく島がなく
困り果てる…。
いずれにせよ、「聞くんじゃなかった」と後悔することだけは確かです。

上記のように言いきってしまうと、そこで関係は終わってしまいます。
このような場合の対応の仕方としては、「知らない」「聞いてない」「分
からない」ままで終わらせず、自分から次のアクションを起こしてみるこ
とです。

例えば、知らなければ尋ねてみればよく、返答としては…

「○○について詳しく教えていただけませんか?」

聞いてなければ、確認するための時間が必要になるので

「すぐに確認いたしますので、少しお時間を頂けますか?」

自分で分からなければ、ほかにあたるために

「あいにく当方では分かりかねますので
○○へ確認し、ご返答いたします」

という返答が考えられます。

言いきって終わりにせず、相手の要望は何なのか、どこにあるのかを考え
てみましょう。自分の都合ではなく、相手の立場で対処できれな、好印象
を与えること間違いなしです。

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今週は、敬語の使い方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 敬語に注意(3)>
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                      「いただかせていただく」

間違いやすい敬語、敬語の勘違いについて今週はご紹介しています。

「○○をお送りいただき、ありがとうございます。
 おいしくいただかせていただきました」

上記は、「食べる」の謙譲語「いただく」に、謙譲語「~させていただく」
が重ねて使われることで、過剰な敬語表現になっている例です。

頻繁に使われている「~させていただく」ですが、本来、相手から恩恵や
許可を得て何かを行う時、相手へのへりくだった気持ちを表す謙譲語が
「~させていただく」です。

この場合、「食べる」の謙譲語「いただく」が相手に対してへりくだった
表現なので、それ以上、謙譲語を添える必要はありません。

「いただきます」だけでよく、「~させていただく」は不要。したがって、
下記のように書きかえます。

「○○をお送りいただき、ありがとうございます。
 おいしくいただきました

謙譲語に「~させていただきます」を重ねて使っている例としては

「ご著書を拝見(読)させていただきました」
「私見を申し上げさせていただきます」
「4時までに参らせていただきます」

などがあります。

いずれも、謙譲語は一つでよく

「ご著書を拝見(読)しました
「私見を申し上げます
「4時までに参ります

とすれば、すっきりします。

 
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今週は、メールの返信の時期・対応についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 返信のタイミング(5)
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                         早い返信・遅い返信

 相手からのメールを受けて、即時に返信すると、驚くを通り越して引かれ
 ることがあります。

 読んだらすぐに返信、対応できるときにすぐ返信を心がけていれば、即レ
 スというのは自然な行為だと思うのですが、返信までの間が短すぎると戸
 惑うのかもしれません。

 ですが、やりとりが早く終われば、次のことに移れるわけですから、速や
 かな返信はビジネスメールでは基本項目といえるでしょう。


 ▼ 遅れた時のお詫びのひと言
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 問題、は遅すぎる返信。
 
 即答できない場合は、その旨を早く知らせておく方が相手も待つことがで
 きます。

 「返信しなければ…」と思いながら引き延ばしていると、日々の業務に追
 われるうちに忘れてしまい、返信の催促メールを受けて思い出す…なんて
 ことになりかねません。

 やむを得ぬ理由で返信が遅れた場合も、返信を失念していた場合も、忘れ
 てはならないのがお詫びのひと言。返信が遅れたことで、業務が滞ってい
 るケースもあるので、「返信が遅れて申し訳ありません」のひと言をお忘
 れなく。

 送信する側も、要返信メールには返信期日などを明記して、いつまでに返
 信が必要かを文面でアピールしておきましょう。

 返信のタイミングは状況や人によってさまざまですが、円滑なやりとりが
 行えるように小さな工夫を積み重ねていくことが、どのような状況にも必
 要ではないでしょうか。
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今週は、注意を要するNG表現についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法              < 注意したい表現(3)
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                         丁寧で品のある表現

「会場に軽食を用意しておりますので、お食べになってください」

「食べる」の尊敬語は「お食べになる」として間違いではないのですが、
より丁寧に表現する場合は次のように表現します。

「会場に軽食を用意しております。どうぞ、召し上がってください」

飲み物を勧める場合も「お飲みになってください」より「召し上がってく
ださい」にすると丁寧です。

「○○は気に入っていただけたでしょうか?」というときも

「○○はお気に召しましたでしょうか?」

「○○はお気に召しましたか?」 とすると丁寧で和らいだ表現になります。 このほかにも「年寄り」とか「年を取った人」とすると 不躾ですが 「お年を召した方」とすると上品です。

「召す」は古めかしい印象の表現ではありますが、
「召し上がる」「お気に召す」「お年を召す」など
使う場面も意外とある品の良い言葉。
書き言葉でも話し言葉でも、さらっとさりげなく使えると素敵です。

 
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